- Заказчик
- BAIKALSEA Company — российский производитель байкальской воды в сегменте премиум, ведущий производитель бутилированной воды из артезианских источников.
- Задача
- Обновить корпоративный портал и приложение, дополнить новыми инструментами и синхронизировать.
Задача, которую ежедневно решает BAIKALSEA Company — доставить природную байкальскую воду до потребителя, бережно сохраняя ее чистоту и качество.
Высочайшие стандарты управления и обеспечения качества продукции, разработанные и внедренные в компании, позволяют контролировать процессы добычи, производства и доставки покупателю, обеспечивают высокий уровень сервиса для партнеров компании. Производство и управление продажами BAIKALSEA Company на территории Сибири находится в Иркутске, управление продажами в европейской части страны осуществляется из Москвы.
Часть сотрудников на постоянной основе работают «в полях», часть не находятся у компьютера весь рабочий день, посещают торговые точки, завод, источники. А управленческие вопросы требуют решения здесь и сейчас. Нужно забронировать переговорку или оставить заявку, прочитать свежее объявление, найти контакты коллеги, все на ходу. Поэтому ведущая задача, с которой к нам пришли BAIKALSEA, — обновить мобильное приложение, а заодно и портал.
Текущий портал был разработан на SharePoint, приложение — на Cordova. С каждым годом использования поддерживать и развивать ресурсы становилось проблематичнее. Разные платформы затрудняли синхронизацию портала и приложения.
Задачи
- Дополнить портал инструментами: управление обучением, мониторинг объявлений и новостей. Перевести портал на новую платформу.
- Переработать мобильное приложение, которое на базовом уровне повторит функции портала. Отправка заявок, бронирование переговорных, расширенный поиск сотрудников.
- Настроить двустороннюю синхронизацию приложения и портала. Обновленная информация на портале сразу доступна в приложении и наоборот.
- Выставить приложение в маркеты не новым проектом, а обновлением существующего приложения на аккаунте BAIKALSEA, чтобы исключить длительную модерацию и публикацию.
- Ввести в эксплуатацию приложение и портал в сжатые сроки — два месяца.
Портал BAIKALSEA Company
Платформой для интранета выбрали 1С Битрикс24 Коробочная версия на 500 пользователей. Дизайн и набор функций привычные для интранета на Битрикс. Структуру позаимствовали у старого портала, чтобы сократить период адаптации сотрудников. Портал служит админкой для мобильного приложения. Весь контент формируется в Битрикс, а оттуда отправляется в приложение. Индивидуальной административной части у приложения нет, что не умножает интерфейсы работы.
Одну из задач решали кастомно. BAIKALSEA работают по устоявшейся системе карьерного роста и повышения квалификации. Внешние и внутренние тренинги, материалы для перехода на следующую ступень определяет руководитель и он же назначает ее сотруднику.
Руководители выявили потребность мониторить и управлять процессом обучения подчиненных из публичной части портала. Раньше это было невозможно. Мы создали два специальных модуля «Должности» и «Подчиненные».
В первом руководитель видит список должностей своего подразделения и для каждой документы на обучение разбитые по классам и грейдам. Он добавляет или убирает инструкции, тренинги, инструменты.
Во втором — список сотрудников в подчинении. По ссылке на профиль руководитель проверяет все ли нужные документы и тренинги назначены. А в редактировании профиля персонально назначает доп материалы.
Клиенту важно минимизировать затраты на обновление. В компании более 300 сотрудников и вручную изменять документы невозможно. Поэтому система ничего не хранит внутри портала. Все документы представляют собой ссылки. Система обращается к облачному диску BAIKALSEA, где каждый документ всегда актуален. Авторы локально изменяют текст по мере необходимости и не работают с административной частью.
Мобильное приложение
Для приложения мы выбрали кроссплатформенную разработку на React Native. Это значит, что разработка для ios и android идет одновременно, на одном языке программирования.
React позволяет закрыть важные для BAIKALSEA вопросы:
- Быстрое, доступное обновление приложения.
- Ускоренный процесс разработки.
Мобильное приложение создавалось с нуля. У нас не было шаблонов, готовых модулей и виджетов для заполнения. Структуру компании, карточки сотрудников, статические страницы, формы для заявок, интерфейсы объявлений, поиск, календарь переговорных — все реализовано вручную индивидуально для BAIKALSEA и в точном соответствии с инструментарием портала.
Анастасия Лебедева, менеджер проекта
Приложение синхронизировано с порталом и наоборот. Информация обновляется моментально после внесения. Заявка, сформированная в приложении, тут же доступна на портале, а дополненные на портале материалы аттестации сразу можно скачать из приложения. Нет задержки или обновления по расписанию.
Как не пропустить результаты аттестации
Публикация объявлений — ведущая практика информирования о событиях и изменениях в BAIKALSEA. Итоги ежегодной аттестации, рабочее время в праздники, извещение о чрезвычайных ситуациях. Объявления адресуются персонально сотруднику, группе, отделу или всей компании. Авторам важно отследить сколько и какие сотрудники ознакомились или нет с сообщением. А сотруднику не пропустить новое.
Объявления публикуются из административной части портала. Назначаются получатели и верстается текст. Сотрудникам приходит пуш уведомление о новом объявлении. После прочтения, они нажимают «Ознакомлен», что формирует базу ознакомившихся в админке портала. А для руководителей и пользователей с уровнем доступа «Администратор» непосредственно в приложении видно соотношение ознакомленных и нет. Ниже список всех адресатов со ссылками на профили и фильтром по статусу.
Как не потерять коллегу
Офисы на расстоянии в пять тысяч километров усложняют коммуникацию. Сотрудники не знают друг друга лично и даже поименно. Рабочий звонок по телефону отставляет один идентификатор — номер.
Для упрощения поиска и оперативного решения рабочих вопросов в приложении предусмотрен поиск по номеру телефона. Он осуществляется по всей структуре компании, а номер обязательно прописан в карточке сотрудника. Присутствует и привычный поиск по должности и ФИО. Результаты подгружаются автоматически при введении символов.
Все данные о сотрудниках выгружаются из 1С, а по ним уже собирается карточка и в дальнейшем актуализируется, если кто-то сменил должность, номер телефона, фамилию.
Как быть на связи
Некоторые сотрудники BAIKALSEA не имеют электронной почты, на их телефоны не установлены мессенджеры. Оперативная связь доступна только по номеру мобильного. Звонить не всегда удобно и возможно. Отправить СМС удобно и быстро.
В новом приложении копировать номер, выходить из приложения и заходить в новое, чтобы отправить сообщение, не нужно. Напротив номера телефона в профиле сотрудника есть кнопка диалога. Она вызывает окно для перехода к отправке сообщения. Позвонить, отправить электронное письмо можно по той же схеме, только нажав на сам номер телефона, либо на имейл.
Как не пропустить встречу
И в Москве и в Иркутске проходят совещания, отчеты, собеседования, тренинги. Сотрудник может находится в Москве, а его переговорка в Иркутске. Важно не запутаться во времени и месте.
Приложение — во-первых список актуальных, ближайших переговоров под рукой. Во-вторых — точное время по региону нахождения сотрудника для каждого мероприятия, не нужно высчитывать разницу во времени.
Для удобства мы разделили события по переговоркам с выпадающими списками. В мини карточке указана причина и модератор встречи. Чтобы не запутаться по какому часовому поясу указано время начала мы показываем памятку «по вашему часовому поясу». Что значит — время показано по тому часовому поясу, что указан в настройках телефона. То есть бронируя иркутскую переговорку по московскому времени на 11.00, по приезду в Иркутск в приложении время изменится на местное — 16.00.
Во втором релизе возможным стало бронирование переговорных из приложения. Стандартные поля — переговорная, дата, время, название и периодичность — дополнили практичной кнопкой «Расписание» перед выбором времени. Она помогает подобрать свободное время и не перезаполнять заявку в случае дублирования.
Некоторые встречи проходят на постоянной основе. Предположим еженедельное совещание руководителя подразделения. Строка «Повтор» позволяет единожды настроить параметры встречи и избежать пропусков, влияния человеческого фактора.
Как пройти аттестацию
BAIKALSEA постоянно работает над квалификацией сотрудников. Каждый новичок проходит период адаптации и далее аттестации на каждом новом классе или грейде. Это инструкции, стандарты, KPI, памятки, презентации. Вся база обучающих документов должна быть доступна вне рабочего места.
Материалы в соответствии классу или грейду опубликованы в специальном разделе приложения. Документы в приложении актуальны всегда. Как только статус сотрудника меняется приложение смотрит к какому грейду, классу и подразделению он относится теперь. Определяет подходящие по статусу индивидуальные и должностные документы, отправляет запрос к облачному диску BAIKALSEA, чтобы скачать материалы. По такой же схеме изменяется на актуальную дата завершения аттестации и сам статус.
Как оперативно отправить корреспонденцию
Потребность в новой канцелярии, отправке почты, получении справок перманентная. В большой компании такие базовые процессы должны быть автоматизированы и занимать минимум времени и сил.
Сотрудники BAIKALSEA в приложении подают пять видов заявок.
Интерфейс каждой уникальный, оформлен под тип заявки. На отправку почты — много полей с фиксированным выпадающим списком, на канцелярию — поля для свободного заполнения.
Отправленные заявки сохраняются в том же разделе, для каждой прописан статус. В случае отказа прописана причина. Если после отправления сотрудник заметил ошибку, то заявки на рассмотрении можно редактировать.
Реализация стандартная. После заполнения заявка направляется ответственному за направление сотруднику-администратору, он управляет заявкой — проставляет статусы и работает с задачей.
Удаление сотрудника после увольнения
С удалением сотрудника с портала проблем нет — учетная запись деактивирована и доступа к порталу нет. Но мобильные приложения работают по другому принципу. У авторизованного пользователя сохраняется кэш последней сессии и корпоративные данные доступны. Сознательный пользователь сам выйдет из приложения и удалит его, но нужно быть готовым к разным случаям.
Мы придумали скрытый пуш. Когда пользователь на портале становится неактивным, эти данные нам передает 1C, Битрикс посылает сигнал приложению — выкинь пользователя из системы. Но возник вопрос: если сотрудник не в сети, то как приложение получит сигнал? Выход нашли в сопоставлении. Если приложение не видит активности сети определенное время, а система проверила и удостоверилась, что пользователь деактивирован, то доступ в приложение закрывается.
Обновление приложения
Чтобы приложение работало правильно и в доступе были новые функции его нужно обновлять. На смартфоне может не хватать памяти, можно забыть или просто не любить обновлять приложения. Простой пуш с уведомлением-просьбой обновиться тут не помогал. А проблема нарушает рабочий процесс.
Решение выбрано жестокое, но действенное. Первый этап — как только версия обновилась, система автоматически формирует пуш-уведомление и экран-предупреждение. Второй этап — экран-блокировки со ссылкой на обновление. Если сотрудник не обновился в течение 48 часов, то приложение блокируется.
Для руководства на портале формируется общая таблица по подчиненным «Статистика»: версии приложения, мобильного телефона, дата последней авторизации. Она закрывает две задачи:
- контролировать использование приложения;
- отправлять персональные уведомления об обновлении в случае форс мажорных ситуаций в отведенные два дня.
Добавление в магазины приложений
Нам с клиентом хотелось избавить всех сотрудников от установки нового приложения. Обновление легче психологически и организационно — не нужно заставлять скачивать, обновление у многих происходит автоматически.
Мы подготовили скриншоты, подробное описание, перестроили все сертификаты, изменили политику конфиденциальности, проставили новые ссылки. В app store абсолютно новое приложение было доступно в течение суток, в Google Play через 2 часа.
Проект был запущен в сжатые сроки — за два месяца и портал и мобильное приложение BAIKALSEA. Ареал всегда на связи, быстро реагируют и выполняют задачи. Детальные прототипы и технические задания всегда давали нам понимание, как будут реализованы сложные функции. Для них нет ничего невозможного.
Денис Юрасов, IT-директор BAIKALSEA Company
Узнайте больше о внутренних системах или позвоните по телефону (495) 660 37 78.