Интеграция системы Quickbooks Online для Pak Man

Заказчик
Компания «Pak Man Packaging & Supply Co.» - семейный бизнес в Техасе с 1993 г. Их физический магазин очень популярен среди ресторанов, пекарен, школ и кейтеринговых компаний.
Задача
Интеграция системы Quickbooks Online и добавление кастомизированных полей, адаптация панели управления, сопровождение дизайн-проекта по изменению страницы категорий.

Компания «Pak Man Packaging & Supply Co.» является семейным бизнесом в Техасе с 1993 года. Их физический магазин очень популярен среди ресторанов, пекарен, школ и кейтеринговых компаний, так как он предлагает широкий выбор одноразовой посуды, упаковки, хозяйственного инвентаря.

 

В 2014 году руководство компании решило перенести бизнес в онлайн. В качестве платформы для электронной коммерции была выбрана CS-Cart. Успешный опыт предпринимательства офлайн позволил Pack Man быстро сориентироваться в онлайн-среде. При принятии решения владельцы рассматривали только проверенные программные продукты в мельчайших деталях. Витрину магазина кастомизировали, теперь путь клиента и клиентский опыт отличает такое же высокое качество, как и у основных товаров компании. Для ведения бухгалтерского учета была выбрана система QuickBooks Online от Intuit. Собственник обратился в Simtech Development с запросом на интеграцию и настройку этого финансового продукта. Результаты превзошли все ожидания. 

Категории товаров:

  • Столовые приборы 

  • Стаканы и крышки

  • Контейнеры с откидной крышкой

  • Тарелки из биоразлагаемых материалов 

  • Салфетки

  • Пакеты и упаковка

  • Перчатки и спецодежда

  • Хозяйственный инвентарь и средства для уборки

  • Коробки и подложки

  • Алюминиевые формы и контейнеры 

  • Подносы

Местоположение клиента: США

Задачи:

Осуществить интеграцию системы Quickbooks Online и добавить кастомизированные поля

Адаптировать панель управления 

Обеспечить сопровождение дизайн-проекта по изменению страницы категорий

 

Внедрение проекта 

Интеграция системы Quickbooks Online

Интеграция платформы CS-Cart и системы QuickBooks Online позволяет с легкостью отслеживать бухгалтерские операции на единой панели (дашборде). Стандартный модуль «Simtech Development: QuickBooks Online Integration / Интеграция QuickBooks Online» позволяет интегрировать QuickBooks через API, но только для основных элементов, например, товаров, заказов или покупателей.  Если нужны дополнительные объекты или функции, то без кастомизации не обойтись. До начала интеграции было необходимо составить таблицу маппирования, чтобы понять, какие элементы будут соответствовать друг другу в двух программных продуктах: CS-Cart и QuickBooks. Для лучшего отслеживания в проекте pak-man.com мы синхронизировали дополнительные объекты. Ниже вы видите таблицу, где звездочкой отмечены дополнительные поля по сравнению со штатным функционалом модуля. 

Маппирование полей товара 

 

Маппирование полей пользователя

 

 

При переносе из элементов «Покупатель» / «Товар» автоматически добавляются значения «товар / услуга», «артикул», «описание», «имя пользователя», «адрес электронной почты», «адрес выставления счета» и «адрес доставки». Мы экспортировали новые заказы из CS-Cart в аккаунт QuickBooks Online и обновили их. 

 

Поле «Quantity on hand / Количество в наличии»

 

Мы модифицировали текущий модуль «Simtech Development: QuickBooks Online Integration / Интеграция QuickBooks Online». Теперь данные в поле «Quantity on hand / Количество в наличии» отображаются в клиентском аккаунте QuickBooks.

Мы также добавили настройку «Low stock notification threshold / Порог уведомления о низких запасах» на странице создания / редактирования товара на вкладке «Модули». Настройка применяется для выбора порогового значения низких запасов для каждого отдельного товара. 

 

Адаптация панели администратора

Модуль «Order Creation Advanced / Создание расширенного заказа»

 

Нами был разработан модуль «Simtech Development: Order Creation Advanced / Создание расширенного заказа» для модификации раздела «Customer Information / Информация для клиента» на странице создания заказа. Мы добавили изображение продукта, поле ввода количества и кнопку «Add to Cart / Добавить в корзину» в конце списка. После нажатия на кнопку создается заказ на выбранные товары. 



Также мы изменили вкладку «Reorder List / Переупорядочить список» на детальной странице профиля в панели администратора. 

 

 

На страницу создания заказа мы добавили:

  • кнопку «Open Orders / Открыть заказы». Нажатие на кнопку перенаправляет на страницу «Orders / Заказы» со статусом, выбранным в настройках модуля, для клиента, выбранного на текущей странице.
  • выпадающие списки «Received by / Принято» и «Delivered by / Отправлено».

  • выпадающий список «Type of Sale / Вид продажи» и объект «Type of Sale / Вид продажи» для создания, редактирования и удаления значений выпадающего списка «Type of Sale / Вид продажи».
  • блок информации о платеже с кнопками-переключателями и полями для ввода. Если клиент оплачивает заказ наличными, то администратор выбирает кнопку «Cash / Наличные» и вводит сумму. Если клиент платит чеком, администратор выбирает кнопку «Check / Чек» и вводит номер чека.



 

Для разграничения платежей из различных источников мы ввели префикс «P» для заказов, созданных в панели администратора, и префикс «W», для заказов, созданных в клиентской части. Префикс используется для экспорта данных в QuickBooks Online. На страницу создания заказа был добавлен лейбл «Delivery / Доставка» для улучшения управления с дашборда.

 

Для печати отчетов о заказах со страницы  «Orders / Заказы» были реализованы новые кнопки. Теперь пользователь может находить заказы, используя фильтры слева. Список заказов можно распечатать, нажав на кнопку «Print / Печать» или переслать по электронной почте.

 

Также мы разработали функционал для определения фактического местонахождения товарной позиции на складе. Вы видите его в поле «Location / Локация». Теперь каждый товар в магазине имеет ID, указывающий на склад, полку и уровень. Это невероятно удобный функционал для организации поиска товара при большом ассортименте и запасах. Значение ID из поля «Location / Локация» также используется на накладной, помогая кладовщику быстрее найти товар. 

Модуль «Unfinished orders / Незавершенные заказы»

 

В рамках проекта был разработан еще один модуль «Simtech Development: Unfinished orders / Незавершенные заказы», позволяющий администратору добавлять заказы в панели администратора в процессе следующих действий:   

  • Выбор пользователя

  • Изменение адреса

  • Добавление товара

  • Удаление товара 

  • Выбор способа оплаты 

  • Выбор способа доставки

 

 

Если администратор по какой-либо причине прерывает создание заказа (например, отключение компьютера или закрытие браузера), у него будет возможность продолжить создание заказа с последнего сохраненного статуса. Все прерванные заказы доступны на отдельной странице.

Если заказ не содержит товаров, то он не может быть сохранен в списке «Незавершенные заказы». Если администратор уберет товары из сохраненного незавершенного заказа во время редактирования, такой незавершенный заказ будет удален из списка незавершенных заказов.

Мы добавили возможность распечатать незавершенный заказ, поместив кнопку «Print / Печать» на страницу создания заказа:

 

Также кнопка «Print / Печать» была добавлена для каждого завершенного заказа.  

 

Сопровождение интеграции дизайна

 

В рамках проекта нами был разработан модуль «Simtech Development: Categories block advanced / Расширенный блок категорий», позволяющий администратору изменять ширину и высоту иконок в настройках блоков. Команда разработчиков Simtech Development всегда готова помочь предпринимателям, мы сразу даем рекомендации пользователям, чтобы в будущем им не пришлось повторно обращаться к нам за помощью. Так было и в этом случае, когда владелец магазина попросил дать подробные инструкции как добавлять определенные иконки в категории товаров.  

Некоторые иконки категорий были разработаны командой Simtech Development. Их отличает простой и чистый дизайн, идеально дополняющий общий стиль сайта pak-man.com. Чем проще дизайн и чем меньше отвлекающих деталей, тем лучше пользовательский опыт. Общие впечатления и ощущения от использования магазина отвечают этой задаче. 

Результат 

Чистый и простой дизайн витрины и высокопроизводительный бэкэнд, синхронизация операций с QuickBook Online — все элементы тщательно связаны и настроены как единый инструмент для привлечения большего количества B2B и B2C клиентов в физический магазин владельца.


Перейти на сайт

В карточку агентства

Письмо автору кейса

Пользуйтесь реальным опытом в IT и следите за успехами потенциальных подрядчиков и конкурентов
Читайте также
Кейсы по теме#Питание