Комплексная диспетчеризация на базе Битрикс24

Заказчик

Ceramic Pro реализует по РФ профессиональные нанокерамические защитные системы для поверхностей авто, воздушного и морского транспорта от мирового технологического лидера – Nanoshine LTD (Тайвань).

Задача

В компании отсутствовала система внутреннего взаимодействия, не было единой электронной среды, позволяющей вести учёт заявок, контролировать качество и скорость их обработки.

Проблема

• Отсутствие прозрачной и понятной для руководства и сотрудников компании системы внутреннего взаимодействия компании;
• Отсутствие единой электронной среды внутри компании, позволяющей вести учёт заявок, повысить качество и скорость их обработки;
• Отсутствие структурированной и оптимизированной работы сотрудников предприятия;
• Отсутствие оптимизации и автоматизации бизнес-процессов на предприятии.

Решение

• Аудит бизнес-процессов компании с последующей их оптимизацией, написанием регламентов и настройкой Битрикс24 под скорректированные бизнес-процессы;
• Настройка телефонии «Манго Офис» – отслеживание звонков и запись звонков;
• Настройка обмена данными между Битрикс24 и 1С бухгалтерией, а также сайтом и телефонией, создание единой информационной системы.

Автоматизируемые роли

• Менеджер по продажам;
• Цеховой мастер;
• Руководитель цеха;
• Бухгалтер-кладовщик;
• Специалист по качеству.

Выполненные работы

Разработаны модули для автоматизации бизнес-процессов

Разработаны приложения в Битрикс24 – модули для автоматизации бизнес-процессов с гибкой настройкой параметров и разграничением прав доступа.

Как работает модуль

Менеджеры, мастера и остальные сотрудники компании теперь выполняют свои привычные обязанности в рамках глобального бизнес-процесса компании. Каждый шаг бизнес-процесса закреплен за определенной ролью.

Для того чтобы ускорить процесс выполнения и не пропустить важное, все задания сопровождаются уведомлениями. Процесс ведения клиента чётко проработан, поэтому постановка всех задач и запросов полностью автоматизирована и не требует дополнительного вмешательства руководства.

Руководитель может в любой момент посмотреть, на каком этапе находится бизнес-процесс по каждому клиенту, сколько материалов было затрачено во время работы, в какие сроки мастер выполнил задачу, задать сотруднику вопрос или прокомментировать выполнение.

Что было сделано

Автоматизация позволила значительно увеличить скорость выполнения работы, убрать «зависание» на всех этапах, так как задачи каждого нового этапа теперь создаются моментально при завершении предыдущего.

• Формализация задачи и написание ТЗ;
• Аудит бизнес-процессов – провели интервьюирование сотрудников и руководителей отделов, составили карту бизнес-процессов;
• Оптимизация бизнес-процессов и написание регламентов – оптимизировали бизнес-процессы под внедрение Битрикс24, написали регламенты действий для сотрудников и руководителей;
• Настройка Битрикс24 под оптимизированные бизнес-процессы;
• Внедрение телефонии – подключили учёт звонков и их запись;
• Тестирование и запуск системы;
• Обучение сотрудников и руководства компании по работе с Битрикс24, написание инструкций.

Обучение сотрудников

Проведено обучение руководства компании и всех остальных сотрудников по Skype. Составлены и предоставлены письменные регламенты и инструкции, а также видеоинструкции.

Поддержка после внедрения

Оперативное решение вопросов клиента, консультирование и помощь в освоении системы.

Достигнутые результаты

• Заказчик получил CRM именно с тем функционалом, который соответствует утверждённым регламентам работы сотрудников в компании;
• Создана единая информационная среда, позволяющая легко ставить задачи, вести контроль выполнения сотрудниками поставленных задач, вести контроль рабочего времени сотрудников, вести учёт заявок и их статусов, контролировать качество работы менеджеров;
• Упрощены и формализованы коммуникации между сотрудниками, отделами и руководителями;
• Скорость на выполнение типовых операций возросла в 2 раза;
• Скорость обработки заявки возросла в 1,5 раза;
• Объём необработанных заявок сократился на 100%;
• Время ожидания ответа менеджера сократилось в 2 раза;
• Качество обслуживания повысилось.

Преимущества внедрения

• Повышение эффективности работы сотрудников;
• Автоматизация коммуникации;
• Систематизация бизнес-процессов продаж;
• Повышение качества аналитики и маркетинга;
• Повышения качества клиентского сервиса.

Используемые решения

1С-Битрикс: Корпоративный портал (коробочная версия)

Битрикс24 позволяет эффективно координировать деятельность организации в целом и каждого сотрудника в частности. Привычные всем задачи, проекты, календари, CRM, совместная работа с документами ведутся в едином пространстве.

MANGO OFFICE

Это сервисы и облачные коммуникационные инструменты для бизнеса. В линейке MANGO OFFICE — решения для профессиональной обработки звонков и коммуникаций в цифровых каналах, облачные платформы для контакт-центров, martech-технологии, а также средства организации совместной и удалённой работы, включая защищённый корпоративный мессенджер и видеоконференции.

ИСПОЛНИТЕЛЬ

Интернет-агентство Dextra.

Хотите повысить эффективность бизнеса? Оставьте заявку, и мы будем рады обсудить реализацию проектов по внедрению системы Битрикс24 и других информационных продуктов!