Роснефть: Портал для подготовки собраний акционеров

Заказчик
«Роснефть» — лидер российской нефтяной отрасли и крупнейшая публичная нефтегазовая корпорация мира. Каждый год компания проводит обязательное собрание акционеров.
Задача
Перевести в онлайн и ускорить процесс организации годовых собраний акционеров. Разработать внутреннюю систему для работы сотрудников «Роснефти» в команде.

Этап аналитики: схема бизнес-процессов

Чтобы создать онлайн-инструмент для подготовки, проведения и подведения итогов ежегодного собрания акционеров, сначала необходимо было разобраться в том, как все устроено на текущий момент. Поэтому мы приступили к аналитике, в результате которой построили схему бизнес-процессов:

Каждый элемент на схеме — отдельный микро-процесс, который занимает у команды организаторов около трех месяцев. В детализации каждый из этих процессов выглядит так:

В организации собраний участвует множество сотрудников. Необходимо было спроектировать сценарии для разных пользовательских ролей и соединить их в один общий логичный процесс взаимодействия.

 

Митя Коновалов, операционный директор

 

Нельзя отказаться, но можно ускорить

В большой государственной компании сложная иерархия, много бюрократических процедур, от которых нельзя отказаться — но можно улучшить и ускорить. После того, как была готова карта бизнес-процессов, стало ясно, каких ключевые этапы включает в себя организация годового собрания акционеров.

  1. Приказ об организации собрания передается менеджеру административно-хозяйственного отдела. Он формирует служебную записку, в которой определяет формат встречи — очный или заочный, и примерное время проведения, например, с апреля по июнь.
  2. После этого менеджер формирует рабочую группу для анализа и сбора подходящих площадок в различных городах России. Команда изучает условия аренды, количество посадочных мест, возможности кейтеринга. Каждый член рабочей группы составляет свой список площадок, он проходит цепочку согласований в бумажном виде. Наконец, когда выбор сделан, запускается процесс подготовки.
  3. План подготовки состоит из 250 пунктов. В нем учитываются все задачи: от изготовления листовок до приглашения иностранных гостей. Для каждой задачи составляются приказы и служебные записки, которые приходилось печатать и подписывать — именно поэтому организация собрания начиналась за год. 

Подготовка к собранию: оптимизация процессов

Корпоративная система помогла ускорить сбор и согласование площадок за счет того, что подготовка проходит централизованно, онлайн. Правки можно вносить, не дожидаясь, когда сотрудники распечатают общий список. 

Работать с планом мероприятия тоже стало гораздо удобнее. Если до внедрения портала менеджер собирал план в Word и раздавал задания сотрудникам, а потом собирал отчеты по каждому заданию, то теперь все организаторы ведут работу в едином интерфейсе. Изменения в задачах происходят реал-тайм, перед глазами руководителя.

Поле «комментарий для руководителя» позволяет ему смотреть план и понимать статусы задач, не открывая каждую подзадачу.

План проекта формируется автоматически по данным предыдущего года — его нужно только отредактировать и указать ответственных за задачи. Ответственные получают уведомления и ведут работу внутри своей задачи. Отметки статусов и сбор отчетной документации также происходит внутри портала — большая часть процессов теперь не нуждается в офлайн-согласованиях.

 

Митя Коновалов, операционный директор

Например, внутри системы менеджер может сформировать группу на 300 email адресов и разослать письма. Руководитель наблюдает за процессами и видит, что готово, где есть задержки, какие статусы у задач.

Для тех согласований, которые все еще происходят на бумаге, в системе реализована возможность печати документов и загрузки сканов.

Подведение итогов собрания

Портал помогает не только в организации мероприятия, но и в подведении итогов собрания, хранении информации. По окончании годового собрания акционеров организаторы загружают в портал отчеты, ответы на вопросы и презентации для дальнейшего внутреннего использования.   

Раньше, чтобы найти нужную информацию приходилось искать ответственных сотрудников и запрашивать данные. Это вызывало трудности, особенно если кто-то уже уволился. Теперь это делается в пару кликов.

Запуск итерациями

Необходимо было создать такую интранет-систему, которой сотрудники «Роснефти» смогут и захотят пользоваться. Поэтому сначала мы запустили MVP-версию, содержащую только основной список задач. Пользователи тестировали ее «в бою» и предлагали нужные доработки. 

Например, по результатам обратной связи мы добавили email-уведомления для руководителей, когда их секретари принимают решения по задачам. Также за время работы внесли множество локальных корректировок, вроде изменения названий кнопок, возможности добавлять комментарии сразу в список плана или прикреплять сканы документов к задачам. 

Результат

  • Проанализировали бизнес-процессы компании «Роснефть» в части подготовки к собраниям акционеров, и оцифровали все, что возможно было перевести в онлайн.
  • В несколько раз сократили нагрузку сотрудников и время на организацию и обработку большого потока документов. 
  • Создали инструмент контроля для руководителей. 
  • Запустили интранет-систему таким образом, чтобы она была в удобна в повседневной работе — учли в разработке обратную связь от пользователей. 
  • Провели серию обучающих мероприятий для сотрудников, разработали специальные шпаргалки для каждой пользовательской роли.
В карточку агентства

Письмо автору кейса

Подпишитесь на рассылку
Читайте также
Кейсы по теме#Промышленность и оборудование