Кейс автоматизации HR-консалтинга: больше контроля над данными, меньше рутины и ручной работы

Заказчик

Formatta оказывает услуги HR-консалтинга полного цикла. Тестирует кандидатов и сотрудников b2b-компаний и помогает выявлять их сильные и слабые стороны.

Задача

Formatta хотели сделать конкурентную уникальную платформу и собрать на ней инструменты для работы, чтобы их клиентам захотелось на нее перейти с привычных и проверенных годами платформ.

Проблема 

У Formatta есть несколько инструментов для тестирования сотрудников, но все эти инструменты расположены на разных сервисах в пяти разных системах. В некоторых сервисах управление инструментами тестирования оставляет желать лучшего: сбор данных по результатам тестов долгий, всю информацию приходится собирать и интерпретировать вручную. 

Также с частью сервисов может быть приостановлена или затруднена работа, поэтому клиент хотел разработать собственное решение, чтобы не зависеть от сторонних сервисов. Также было желание собрать все инструменты тестирования на собственной платформе и реализовать свои, первым из них — Тест способностей (FORtitude). Formatta хотели сделать конкурентную уникальную платформу, чтобы их клиентам захотелось на нее перейти с привычных и проверенных годами платформ.

Аналитика 

На этапе аналитики мы глубоко погрузились в бизнес заказчика. Узнали, как устроены бизнес-процессы в компании, какие есть потребности, как работают конкуренты. Определили боли Formatta и её клиентов, прописали дальнейшие планы развития проекта. Например, какие еще инструменты Formatta планирует реализовать, чтобы сразу заложить под это архитектуру.

После этого мы составили список User Stories, где описали сценарии взаимодействия с сервисом на разных этапах для трёх групп пользователей:

• администратор всей платформы (Formatta);
• администратор компании (клиенты Formatta);
• респондент (сотрудники компаний или кандидаты, для которых проводят тестирование). 

Разбили User Stories на 2 этапа: на первом этапе прописали все базовые сценарии, на втором этапе разработали более сложные сценарии управления тестами для администратора. Составили структуру этапов и написали техническое задание для его реализации. 

Решение

Мы разработали платформу для проведения тестирований и сделали единую систему для управления инструментами Formatta. Реализовали первый инструмент «Tест способностей» (FORtitude), измеряющий, насколько хорошо сотрудники и кандидаты умеют работать с числовой и вербальной информацией.

Крайне важно было, чтобы платформа соответствовала 152-ФЗ (закон о персональных данных). Архитектура платформы и хранение данных выстроены таким образом, что все положения этого закона соблюдаются.

Мы подключили обработчик, переданный нам Formatta и написанный на специальном языке для статистической обработки, который принимает сырую выборку данных о прохождении и результатах тестов и умеет их интерпретировать на понятный для аналитики Formatta язык. Также мы подготовили архитектуру для дальнейшего масштабирования. 

В административной панели для сотрудников Formatta и клиентов есть все необходимые инструменты для формирования тестов, сбора, анализа и хранения результатов тестирований. У респондентов тоже есть свой личный кабинет, где они могут смотреть результаты своих тестов (если администратор компании разрешит) и проходить новые назначенные тесты. 

Роли и доступы

В системе есть три роли: администратор всей платформы (Formatta), администратор компании (клиенты Formatta), респондент (сотрудник компании, проходит тесты и может смотреть результаты). 

Когда начинается HR-консалтинг для клиента и он покупает пакеты тестирований у Formatta, то для него создается компания на платформе. Администратор компании клиента имеет доступ к управлению респондентами, просмотром всех результатов, может заказывать отчёты по разным сотрудникам и видеть результаты общих срезов по компании.  

Отчёты

В личном кабинете администратора компании можно смотреть, какие пакеты тестов для сотрудников у него куплены и какие были израсходованы. 

Административная панель 

Мы разработали административную панель, из которой Formatta может самостоятельно управлять сервисом: 

• Компании (создавать и управлять компаниями, добавлять клиентов и пакеты тестов);
• Формы обратной связи (позволяет управлять формами обратной связи, заявки из формы собираются в этом разделе);
• Отчёты (предоставлен табличный формат отчётов, чтобы анализировать выборку, и PDF-отчёт с выводами по конкретному респонденту); 
• Сотрудники компании (можно добавлять, изменять, удалять сотрудников);
• Сессии (логирование каждого прохождения теста респондентом);
• Управление контентом;
• Пользователи (роли и доступы);
• Другая функциональность, которая находится под NDA.

Личный кабинет администратора (клиента)

Личный кабинет позволяет клиентам Formatta управлять компанией, респондентами и тестами. Есть функциональность массового изменения респондентов, сессий и отчётов.

Список респондентов

Администратор может создавать респондентов по одному или массово из файла. У него есть возможность совершать любые действия с респондентами в сервисе. По каждому из респондентов можно посмотреть детальную информацию, в том числе и результаты его тестов, а также назначить ему тест.

Список сессий

Сессия — назначенное прохождение теста респондентом с использованием одного из пакетов отчётов. Все сессии логируются. Администратор может просматривать любые сессии, статусы, заказывать отчёты по тесту. 

Список отчётов

В этом разделе выводятся все заказанные отчёты по респондентам с возможностью скачивать их в групповых и индивидуальных форматах (например, PDF).

Генерация отчёта происходит по итогам прохождения теста. Он генерируется на основании сырых данных проведённого теста, которые передаются в обработчик, написанный на специальном языке, который используют для статической обработки.

На сервере мы настроили запуск обработчика и передачу в него новых данных для обработки. После обработки генерируется CSV-файл, который парсится, записывается в базу данных и потом на основе него генерируется красивый файл с отчётом. Теперь все отчёты генерируются автоматически, больше не нужно собирать никакую информацию вручную. Есть возможность скачивать отчёты как по одному, так и массово.

Итоги

Мы разработали платформу с инструментом для тестирования и возможностью дальнейшей разработки и внедрения новых инструментов. Подключили обработчик, который понимает результаты конкретного теста и умеет их интерпретировать на понятный для аналитики Formatta язык.

Мы автоматизировали многие рутинные операции по сбору и заполнению данных, которые раньше выполняли вручную (заполнение отчета о прохождении теста, задания списка вопросов, выгрузка сырых данных по тестам). Теперь для клиентов автоматически собираются удобные и оперативные отчёты.

Formatta теперь владеет собственным сервисом с заделом на будущие инструменты, они получили возможность постепенно переводить клиентов на свои инструменты через единую точку доступа — собственную платформу.

Отзыв клиента

Мы очень рады тому, что решили пойти в эту задачу именно с компанией Креонит. Уровень удобства и эстетического наслаждения от использования платформы — не сопоставим ни с одним из конкурентных решений, которые я видел на рынке за 12 лет в HR. И отзывы наших клиентов это подтверждают.