Разработка информационной системы «АИС Абитуриент» для СФУ

Заказчик

ООО

Задача

Разработать удобную информационную систему для сотрудников и абитуриентов, чтобы упростить процесс подачи заявлений на поступление с помощью интеграции с ФИС ЕПГУ и простой цифровой подписью.

Рассказываем о том, как автоматизировали приемную кампанию университета СФУ — одного из самых крупных вузов страны. С помощью автоматизированной информационной системы университет принял около 93 000 заявлений, от 24 000 абитуриентов — на программы бакалавриата, специалитета, магистратуры и аспирантуры. Интегрировали сервис с ФИС и ЕПГУ, упростили подачу заявлений для абитуриентов и облегчили работу сотрудников приемной комиссии.

Проблема

СФУ создан в 2006 году, и с тех пор дипломы о высшем образовании здесь получили более 100 000 выпускников. Ежегодно университет набирает на первый курс более 5300 человек. Количество заявлений, которые необходимо принять от абитуриентов — более 90 000.

Ранее у сотрудников было собственное решение для автоматизации, но каждый год появлялись новые требования к приемной кампании от государства, понадобилась интеграция с ФИС и ЕПГУ. Поэтому руководство обратилось к нам, чтобы с нуля создать новый кастомный сервис, который сможет закрыть все задачи СФУ, связанные с набором студентов.

Задача

Университету нужно было новое решение, удобное для сотрудников и абитуриентов. Требовалось реализовать двухсторонний обмен данными с ЕПГУ, получение информации из ФИС, использование простых электронных подписей. Заказчик хотел получить современный сервис, который поддержит имидж СФУ, как ведущего вуза Восточной Сибири, укрепит его собственный бренд.

ERP должна была включать в себя:

• личный кабинет поступающего;
• личный кабинет оператора;
• сервисы проведения экзаменов;
• формирование списков зачисленных студентов;
• возможность заключать договоры на обучение, заверять заявления, соглашения на передачу персональных данных и другие документы удаленно с помощью электронной подписи.

Решение:

На реализацию проекта у нас было мало времени, так как фактически разработка началась с середины января 2022 года — до начала приемной кампании оставалось всего 5 месяцев.

В основе архитектуры приложения лежат элементы чистой архитектуры. Внедрили в наше решение микросервисную архитектуру, развернули его в ЦОДе СФУ с применением Kubernetes.

Благодаря такому подходу поддержка и развитие сервиса становятся проще и дешевле: элементы внутри программы изолированы друг от друга, и при необходимости можно изменить отдельный блок, не внося изменений во всей системе.

Приступили к разработке сервиса вместе с нашими партнерами — командой Бро.Agency: с их стороны были аналитика и UX/UI-дизайн.

Абитуриенты СФУ могут подавать заявления несколькими способами:

• через Единый Портал Госуслуг — ЕПГУ;
• онлайн с помощью компьютера или через мобильное приложение СФУ;
• офлайн в университете;
• почтой России.

Мы предусмотрели варианты для любого сценария:

• Настроили интеграцию с ФИС и ЕПГУ: с помощью личного кабинета абитуриенты могут подавать, редактировать и отслеживать статус заявления, поданного на Госуслугах.
• Разработали пошаговую форму для подачи заявления в Личном кабинете АИС с интуитивным интерфейсом, продумали защиту от ошибок: подать заявление неправильно сложно — не до конца заполненный документ нельзя отправить.
• Дали возможность создавать и редактировать заявление через личный кабинет оператора — для абитуриентов, которые приходят в университет лично. Также сотрудники университета могут модерировать заявления, поступающие из системы ЕПГУ.

Структура организации и личный кабинет оператора

СФУ — многопрофильный ВУЗ, который, при создании, объединил несколько разных университетов. Из-за этого он имеет сложную структуру: 22 института, 3 филиала, 6 научно-образовательных центров, 108 лабораторий, 32 базовые кафедры.

Мы упорядочили базу данных о подразделениях и сотрудниках, чтобы руководители могли видеть количество задействованных людей и управлять доступом к информации.

Обычно в приемной кампании СФУ участвуют около 300 операторов. Они принимают заявления, консультируют абитуриентов и выполняют всю работу, связанную с приемной кампанией. Мы погрузились в эти процессы и разработали личный кабинет оператора, в котором можно:

• формировать заявления от абитуриентов, обратившихся в университет лично;
• обрабатывать заявления, поданные онлайн и офлайн, а также через ЕПГУ — редактировать, модерировать;
• записывать абитуриентов на экзамены, засчитывать преимущества, получать необходимые согласия.
• управлять контентной частью мобильного приложения — заполнять описание направлений подготовки, раздел ответов на часто задаваемые вопросы, раздел с полезной для поступающих информацией, создавать расписание событий для календаря;
• управлять распределением ролей пользователей: создавать любые группы через интерфейс и наделять их правами. Например, одному институту дать больше прав, чем другому — в зависимости от их бизнес-процессов. Каждый оператор может быть привязан к одному или нескольким институтам.

Функционал личного кабинета сотрудника зависит от его уровня доступа и прав.

Личный кабинет абитуриента и мобильное приложение

Подать заявление можно с помощью формы в личном кабинете. Мы продумали ее логику так, чтобы заполнить ее неправильно было сложно. Заявление с ошибочными данными или без нужных документов просто не получится отправить.

Чтобы пользоваться информационной системой СФУ было удобнее, мы разработали кроссплатформенное мобильное приложение для абитуриентов. В нем доступен весь необходимый поступающим функционал:

• авторизация в личном кабинете абитуриента;
• просмотр информации о вузе: направления подготовки, контактные данные, ближайшие университетские события;
• калькулятор ЕГЭ: позволяет отметить сданные экзамены и выбрать направление, на которое можно поступить с таким набором;
• просмотр конкурсных списков;
• просмотр списков поступающих;
• интегрированный чат с оператором.

Приложение легко скачать на мобильное устройство, чтобы следить за статусом своего заявления и оставаться в курсе новостей.

Документы

Добавили в ERP модуль, автоматизирующий документооборот, чтобы снизить нагрузку на операторов, сэкономить их время. Система автоматически формирует заявления, составляет отчеты, заполняет большое количество бланков. Доступны форматы Excel и PDF.

Многие абитуриенты подают заявления из других городов. Чтобы они могли заверить документы или заключить договор с вузом без личного визита, мы предусмотрели возможность использовать простую электронно-цифровую подпись. Для этого абитуриенту нужно ввести цифровой код, который приходит в смс-сообщении.

Интеграция с ФИС и ЕПГУ

Сложной частью разработки оказалась настройка интеграции с двумя общероссийскими сервисами — ФИС и с суперсервисом ЕПГУ «Поступление в вуз онлайн». Обмен данными с Госуслугами должен быть двусторонним: в АИС Абитуриент должны поступать заявления, поданные через ЕПГУ, и наоборот.

С этим возникли проблемы:

• Иногда суперсервис приема был недоступен, не справлялся с нагрузками и его работа сопровождалась ошибками. В этом случае приходилось вручную переотправлять данные, которые вернулись из-за ошибки и не были приняты порталом.
• Сроки реализации суперсервиса ЕПГУ и выдачи нам API значительно сдвинулись. В процессе приемной кампании на портале дорабатывались методы, соответственно менялось API, и нам приходилось в режиме реального времени подстраивать свое приложение под эти изменения.

Но над проектом работала большая команда, поэтому мы оперативно справлялись с проблемами и доработками прямо в процессе приемной кампании.

Развертывание инфраструктуры серверов, поддержка и защита от DDoS-атаки

Для развертывания АИС Абитуриент на production-сервере мы использовали Kubernetes.

К началу приемной кампании мы запустили версию АИС Абитуриент с основным функционалом и продолжили доработку в процессе. Также на протяжении всей приемной кампании мы занимались поддержкой всего сервиса, помогали операторам разобраться в нем. В связи со сложностью и сжатыми сроками реализации, были на связи постоянно, работали с вузом с 8:00 до 20:00 в онлайн-формате 6 дней в неделю. Реагировали на возникающие проблемы незамедлительно, чтобы не нарушать процессы приемной кампании.

На старте кампании на серверы многих российских вузов была проведена массивная DDOS-атака, в том числе и на СФУ. Работа сервиса была замедлена, но мы помогли защитить данные абитуриентов. Атака была остановлена за 1,5 дня.

Результат

Мы изучили бизнес-процессы и разработали кастомную информационную систему, в которой «клиентами» являются абитуриенты. Учли все потребности сотрудников приемной комиссии и снизили для них количество рутинной работы. Продумали удобный и понятный интерфейс, в котором легко разобраться даже далекому от технологий человеку.

Мобильное приложение упростило подачу заявлений для поступающих и позволило отслеживать их статус.

В результате наш продукт позволил СФУ успешно провести приемную кампанию 2022.

Перейти на сайт