Цифровой профсоюз на базе Битрикс24 в Союзе ХКООП
- Заказчик
- Хабаровское краевое объединение включает в себя 20 членских организаций и в его структуру входит 875 первичных профсоюзных организаций и 22 городских и районных организаций профсоюзов.
- Задача
- Внедрение Битрикс24 в работу профсоюзной организации и оптимизация внутренних процессов
Хабаровское краевое объединение включает в себя 20 членских организаций и в его структуру входит 875 первичных профсоюзных организаций и 22 городских и районных организаций профсоюзов. На данный момент общая численность членов профсоюза составляет 59 541 человек.
Согласно официальным данным молодежь до 35 лет составляет 37,3 %, а 20,9 % от общего количества членов профсоюза занимают студенты. Что это значит? Что есть необходимость ориентироваться на молодежь, привлекать студентов и выпускников и для этого необходимо использовать все современные методы. Но просто взять и начать активно работать, например, только с социальными сетями или только делать рассылки недостаточно. Нужно, чтобы современным стандартам соответствовала не только внешняя, но и внутренняя работа. Таким образом и работать будет легче, и результаты будут намного лучше.
Цель и задачи:
Организация уже до этого использовала Битрикс24, но без проведенного внедрения. То есть не было четкого понимания как работать, система не была настроена под нужды организации. Но опыт использования Битрикс24 дал организации понимание, что они не просто хотят использовать его, но и перейти на новый уровень. Таким образом решение внедрить Цифровой профсоюз было полностью взвешенным и у сотрудников есть реальная мотивация перенести профсоюзную работу в цифровой формат.
Нашей задачей стало создание комфортного пространства для организации и максимальная помощь в том, чтобы каждый сотрудник смог раскрыть открывающиеся для него возможности. На данный момент на портале работает 26 человек, а для внедрения был выбран пакет ПРОФ+, подходящий для средних профсоюзных организаций.
Что мы сделали в начале
Так как организация уже пользовалась порталом мы в первую очередь доработали уже существующую структуру организации. Также определили кого из сотрудников ещё нет на портале и выслали приглашение. До этого структура состояла всего из одного отдела и там не было руководителей. При внедрении Цифрового профсоюза мы на первом этапе уделяем много внимания настройке структуры так как это не только позволяет навести порядок в работе, но и будет влиять на права доступа пользователей.
Комфортно, как дома
Любая мелочь может стать причиной дискомфорта и особенно когда дело касается нового рабочего места. Поэтому мы уделили внимание мелочам, например, настроили единое левое меню для всех сотрудников, вынеся туда самые нужные инструменты. Единое меню в самом начале помогает всем легко ориентироваться и понимать друг друга.
Одно из главных преимуществ Битрикс24 для профсоюза - фиксация всех коммуникаций. Для организации, которая активно работает с обращениями это является большим плюсом, ведь система автоматически фиксирует и сохраняет истории переписок и телефонных разговоров, а также позволяет усовершенствовать процесс повторного взаимодействия.
Мы настроили воронку для входящих обращений. Что это значит? Создан определенный алгоритм обработки обращений и таким образом у каждого нового обращения уже есть регламентированная траектория движения и система отслеживания того, на каком этапе оно находится и кто его на данный момент обрабатывает.
На связи с каждым членом профсоюза
Сейчас существует множество каналов коммуникации и профсоюзы, который используют каналы, удобные его членам, несомненно выигрывают. Сейчас недостаточно принимать обращения только через электронную почту или звонок. Нужно использовать социальные сети и мессенджеры. Чем быстрее и легче будет процесс взаимодействия с организацией, тем выше вероятность того, что человек обратится в профсоюз.
Здесь есть несколько причин:
- Чем быстрее человек имеет возможность совершить целевое действие ( в данном случае оставить обращение) тем меньше времени ему необходимо на раздумья. Когда человек начинает обдумывать и рационализировать ситуацию, он часто передумывает обращаться и в этом случае проблемы вскрываются уже на стадии, когда выбора просто нет.
- Неудобные способы снижают лояльность. Если в основном организация работает со звонками, то тем самым она отсекает ту часть людей, для которой этот способ является не комфортным.
Поэтому мы настроили виджет на сайте, где человек может не просто написать в чат, но и написать в организацию, используя удобный для общения мессенджер или социальную сеть. В дальнейшем с ним свяжутся именно там, где ему удобно. То есть если был выбран чат в ВКонтакте, то и ответят ему именно в чате социальной сети.
Объединяем людей в рабочие группы
Были созданы группы по отделам и направлениям. Это позволяет создать единую среду для взаимодействия по отделам. У них есть собственный чат, диск, пространство для публикации новостей и объявлений.
Мы настроили два вида групп: открытые и закрытые. В открытые группы зайти может любой пользователь портала, в закрытые лишь те, кто в ней состоит. Таким образом создано разграничение доступной информации.
Результаты
Организация активно использует доступный функционал и благодаря этому появляется понимание, какие инструменты нужны в дальнейшем. Так что внедрение Цифрового профсоюза - это живой процесс, позволяющий постепенно создать идеальное рабочее пространство в условиях постоянных изменений и нововведений.
Благодаря внедрению Цифрового профсоюза организация получила возможность:
- организовать рабочие процессы и всю коммуникацию в едином цифровом пространстве;
- увеличить оперативность обработки обращений, предотвратить их потерю;
- максимально прозрачно работать над общими рабочими задачами, быстро решать все возникающие вопросы и избегать недоразумений;
- создать собственное хранилище информации: от сообщений в диалогах и беседах и до историй переписок в мессенджерах;
- быстро информировать всех или только нужных сотрудников.