- Заказчик
- Lamoda — ведущая онлайн-платформа по продаже товаров из сферы моды, красоты и лайфстайла, на которой представлено более 10 миллионов товаров от четырёх тысяч брендов.
- Задача
- автоматизировать управление окнами погрузки и разгрузки (гейтами) на складах ритейлера.
Крупные склады — это десятки ворот (или гейтов), куда партнёры или внутренние службы круглосуточно привозят и забирают товары. Каждая компания управляет воротами по-разному: в Excel-таблицах, WMS-/YMS-системах или в специализированных инструментах Gate Management.
Подобная система управления гейтами (Gate Management System) есть и у Lamoda. С ростом бизнеса и складской инфраструктуры компания решила обновить ИТ-решение. Причин было несколько:
- Текущая система устарела. Она не поддерживала масштабирование на новые склады, имела функциональные несовершенства в интерфейсе брони и неудобную пользовательскую структуру. Также в системе не было ограничений по количеству мест в слоте, а единственный доступный интервал — 1 час, хотя, например, грузовым машинам нужно больше времени на разгрузку и погрузку.
- Отсутствие «единого окна». 1700+ партнеров бронировали 200+ временных слотов на двух складах через разные каналы: в предыдущей системе Gate Management, по почте, телефону, в мессенджерах и др. Это отнимало много времени сотрудников, которые пытались эту информацию систематизировать или скорректировать.
- Большое количество Excel- и Google-таблиц. Менеджеры собирали информацию о бронях в разных файлах, а не в единой базе, что приводило к ошибкам.
- Хаотичное и долгое подтверждение броней из-за того, что менеджеры согласовывали их вручную.
- Отсутствие возможности мониторить загрузку ворот для сотрудников склада. Нет прозрачности процессов.
Чтобы ?улучшить работу внутренних сотрудников Lamoda и партнёров, сэкономить время и минимизировать простои транспорта на складе, компания решила разработать новую систему управления гейтами. Для реализации проекта ритейлер пригласил ГК «КОРУС Консалтинг», с которой компания ранее завершила проекты по автоматизации взаимоотношений с партнерами, моделированию процесса сортировки товаров на складе, а также обеспечила техническую поддержку региональных офисов.
Что сделали?
Новая система управления воротами на складе — наша кастомная разработка на базе свободного ПО. У платформы развитая функциональность, которая сделала управление гейтами простым, понятным и удобным.
Календарь для бронирования слотов
Ключевая функция системы Gate Management — календарь. В нем есть удобная разметка: зеленым помечаются свободные окошки интервалом в 30 минут, а серым — недоступные.
В календаре партнёр выбирает подходящие слоты и вносит данные об объёме поставки, водителе, номере автомобиля и пр. Похожую процедуру бронирования слотов проходят и машины, которые доставляют заказы на ПВЗ или, наоборот, привозят возвраты на склад. Разница в том, что менеджеры единожды задают расписание для каждого маршрута (далее брони генерируются автоматически), а матрица не рассчитывает время на разгрузку, так как менеджеры и без нее понимают, сколько нужно ресурсов.
Матрица временных затрат
После того, как партнёр выбрал подходящий слот, система автоматически рассчитывает время разгрузки с помощью матрицы временных затрат. В ней — набор всех допустимых характеристик поставок и четкий расчет времени для каждого конкретного случая. С помощью этой таблицы Lamoda заранее понимает, сколько понадобится времени на приемку любой партии. Например, на грузовую машину, в которой от 2 до 5 тысяч товаров, нужно выделить не менее двух часов.
Подбор слотов
Представим, что партнер выбрал в календаре окошко на 30 минут, а система насчитала 1,5 часа. Что происходит в этом случае? Система сообщит об ошибке и попросит выбрать другое время. Контрагент может продолжить вручную перебирать новые варианты, а может воспользоваться функцией «Подобрать слот». Во втором случае система сама предложит варианты (исходя из данных брони), в которые он гарантированно сможет попасть на разгрузку.
Чтобы поиск свободного времени был ещё удобнее, в календаре автоматически блокируются даты, в которых нет подходящих слотов:
Если все занято или нет подходящих вариантов, а привезти товар нужно срочно, партнер может запросить слот. Эта функция позволяет зарегистрировать в системе заявку поверх всех ограничений. Контрагент выбирает нужное ему время и отправляет заявку менеджерам Lamoda, которые могут ее согласовать или отклонить. В последнем случае партнеру ничего не останется, как искать новый слот в календаре.
Реестр броней
В системе есть специальная роль – диспетчер. Он работает с реестром броней. При прибытии транспорта он ищет в этом реестре нужную ему бронь (по номеру авто, партнеру или названию маршрута) и обновляет ее статус, отмечая время прибытия машины, перечень документов от партнера, номер ворот.
Диспетчер фиксирует время каждого действия с партнером: прибытие и отъезд машины, принятие документов и отправка водителя на парковку (если нет свободных ворот, и нужно подождать), постановку на ворота, начало и завершение погрузки/разгрузки. Там же есть раздел, в котором можно указать причину, по которой контрагент опоздал. Таким образом, Lamoda может проследить, сколько времени водители проводят на каждом этапе, и проанализировать причины, если что-то идет не так.
Мониторинг загрузки ворот
После принятия документов диспетчер отправляет партнера на ворота или на парковку ожидать своей очереди. Чтобы понять, какой из гейтов свободен, он использует матрицу ворот.
В матрице отражается актуальная информация о том, какие машины стоят на воротах и сколько времени займет их погрузка или разгрузка. Кроме того, там есть перечень прибывших водителей, с которыми уже работают сотрудники Lamoda, и ожидающих своей очереди. Все эти данные отображаются на больших экранах на складах, чтобы все могли видеть актуальную информацию.
После завершения погрузки или разгрузки диспетчер отдает водителю документы, перечень которых задает ему система, и там же завершает бронь – присваивает ей финальный статус. С этого момента работа с партнером считается завершенной.
Рейтинг партнеров
Новую платформу интегрировали с ERP и PRM, это позволяет Lamoda собирать полную информацию о партнёрах и работать с их мотивацией с помощью рейтинга. У ритейлера есть балльная система, и при наборе определённого порога партнер получает бонусные опции, которые отображаются в матрице возможностей. Например, контрагенты с высоким рейтингом могут записываться на разгрузку на 30 дней вперед и бронировать слоты сверх ограничений. Для партнеров с низким рейтингом действуют более жёсткие правила. Например, им доступны только ночные слоты.
Также если партнер с высоким рейтингом заблаговременно не дал при бронировании информацию по накладным, автомобилю или водителю (нужно для заказа пропуска на склад), ему просто придет письмо с напоминанием заполнить. Саму бронь при этом не отменяют. Однако если партнер с низким рейтингом вовремя не предоставил эти данные, система автоматически отменяет его бронь.
Этот рейтинг помогает Lamoda работать с мотивацией контрагентов, которые привозят товар в некачественной упаковке или опаздывают на разгрузку.
Автосогласование
Данная функция позволяет согласовывать брони автоматически — без дополнительного одобрения со стороны менеджеров или администраторов системы. Как правило, доступно для партнеров с высоким рейтингом.
Результаты
Система помогла оптимизировать ресурсы и повысить эффективность работы:
- выросло количество самостоятельных бронирований почти в 4,7 раз — с 16% до 75%;
- повысилась точность планирования в 2 раза.
Дарья Хрулёва, руководитель отдела развития и поддержки партнёров Lamoda:
«Преимущество нового решения — в создании «единого окна» для коммуникации партнёров и менеджеров нашей компании, что положительно сказывается на качестве сервиса и скорости работы. Система позволила оптимизировать ресурсы. Команде из нескольких десятков человек теперь проще планировать и распределять нагрузку даже в пиковый сезон, потому что расписание приёмки партнёров стало предсказуемым».
***
Если вы хотите задать вопрос нашим разработчикам, нужна помощь или консультация, пишите нам на адрес omni@korusconsulting.ru или заполните форму на сайте.
Больше полезных материалов о заказной разработке, e-commerce и клиентском опыте — в нашем блоге.