- Заказчик
- Московская городская избирательная комиссия (МГИК)
- Задача
- Заказчику нужен был удобный инструмент, который всегда бы находился под рукой и к которому сотрудник в любой момент мог бы обратиться за инструкцией или документом
Члены участковых избирательных комиссий (УИК) испытывают колоссальную нагрузку во время выборов, а времени на поиск необходимой информации очень мало.
Именно поэтому заказчик обратился к нам за интуитивно понятной системой, которой сотрудник в любой момент мог бы воспользоваться.
Проблема: документы, инструкции и расписание хаотично разбросаны в мессенджерах, памяти компьютеров и электронной почте работников. Искать в этом беспорядке нужную информацию трудно, а иногда и вовсе невыполнимо. Кроме того, заказчику нужна была возможность единовременно распространять актуальные документы сразу всем сотрудникам УИК.
Решение: создать сервис, который помог бы систематизировать и облегчить трудовую жизнь каждого члена УИК.
В качестве референса мы рассматривали возможности традиционного мессенджера, однако нам не хватило его функциональности. В таких сервисах обычно нет календаря, а формат стандартной переписки не всегда удобен. Пользователям нужен статичный «рабочий стол», с разделением задач, уведомлений и поиском по документам. Кроме того, нам был важен уровень информационной безопасности, поскольку проект социально важен, а его данные невероятно чувствительны.
Так мы начали искать похожие системы — чтобы выбрать референсы — и поняли, что аналогов на рынке нет. Поэтому проект стал полностью оригинальным.
Помимо скрупулезного изучения технического задания, мы опросили заказчиков. Это помогло нам определить основной функционал сервиса:
планирование на текущий день в рамках расписания задач: дни до голосования, день, предшествующий голосованию, дни голосования, установление итогов голосования;
обратный отсчет до события;
библиотека документов;
направление уведомлений;
различные виды инструкций: обычные, разветвленные, в формате «проблема-решение»;
авторизация через СУДИР (систему управления доступом к информационным системам и ресурсам города Москвы) или логин-пароль (для редакторов и администраторов).
Итак, Навигатор избирательной комиссии — это система, в которой содержатся алгоритмы работы на избирательном участке, необходимые материалы и функции всех сотрудников избирательного участка: председателей и их заместителей, секретарей, членов комиссии, суперваийзеров и помощников.
Мы предусмотрели разные ролевые модели:
администратор — настройка календарая, названий разделов, доступа;
редактор — наполнение системы контентом;
член УИК;
«тройка» УИК — председатель, заместитель и секретарь избирательной комиссии;
супервайзер — техподдержка на избирательных участках по районам;
хэлпер — техподдержка на определенном УИК.
В системе есть ежедневный план-график с задачами для каждой роли на избирательном участке, к задаче можно приложить пошаговую инструкцию.
Инструкции по выполнению задач могут быть линейные и разветвленные. Линейные инструкции пользователи выполняют одну за другой, а в разветвленных у них есть выбор — и последущие задачи зависят от этого выбора.
Такие пункты отмечены специальной иконкой. А чтобы члены комиссии не запутались, мы сознательно указали название шага с инструкциями. Дальнейшие шаги отображаются только после выбора действия на текущем.
К шагу с инструкциями можно приложить документ или другую инструкцию, изображения и ссылки на правовые документы.
Мы также добавили раздел со всеми необходимыми для работы документами: инструкциями, списками, материалами для печати. Теперь, чтобы найти нужный файл, пользователям достаточно зайти в поиск и набрать название, а не искать его среди тысяч документов в сторонних приложениях или на собственных устройствах.
Пользователи могут открыть документы в браузере для просмотра или скачать на собственные устройства. Это необходимо для внесения данных и правок. Поэтому при загрузке в систему все файлы конвертируются в PDF, а по кнопке «Скачать» загружается изначальный формат документа.
Для облегчения работы мы внедрили возможность автоматического завершения задач в плане. Пользователи не могут не выполнить поставленную задачу, иначе весь процесс работы избирательной комиссии будет нарушен.
Так, чтобы упростить жизнь членам УИК, сервис сам проставляет отметки о завершении, когда наступает указанное время — не нужно делать это вручную. Важно отметить, что система придерживается рекомендательного, а не карательного формата — она лишь напоминает о выполнении задач, а не наказывает за невыполнение.
В системе есть возможность направления внутренних уведомлений по разным атрибутам: «округ», «район», «УИК», «роль на УИК» и «отложенное уведомление». Так пользователи непосредственно во время проведения выборов смогут оперативно отправить уведомление необходимому адресату.
Проблема: разный уровень компьютерной грамотности пользователей, при этом они должны максимально быстро научиться работать с сервисом.
Решение: чтобы решить эту задачу, мы провели несколько итераций создания дизайна.
Для начала мы исследовали ряд схожих по целям платформ и сайтов.
Мы вдохновлялись минималистичными дизайнами с удобным взаимодействием и четкой подачей информации.
Так мы поняли, что выстроим основную концепция дизайна вокруг удобного и логичного представления информации. Нам хотелось, чтобы платформа выглядела профессионально, но при этом не перегружала пользователя излишней информацией или сложным интерфейсом.
Мы уделили особенное внимание выбору цветов: палитра должна была быть нейтральной, но при этом не скучной и современной. В итоге выбрали сдержанную цветовую гамму, основанную на спокойных оттенках синего, чтобы подчеркнуть официальный характер ресурса, но при этом добавить элемент динамичности.
Типографику выбирали с учетом легкости восприятия текста на экране: основной акцент был сделан на читабельности и соблюдении иерархии текста.
Одна из основных трудностей — создание сбалансированного интерфейса, который удовлетворял бы пользователей с разным уровнем компьютерной грамотности. Мы понимали, что интерфейс должен был быть максимально понятным и доступным.
Чтобы решить эту задачу, мы провели несколько тестирований прототипов с пользователями разного уровня — собрали несколько фокус-групп внутри собственного офиса.
На основе обратной связи от участников тестирования мы вносили изменения, упрощали навигацию и оптимизировали расположение элементов на страницах. Это помогло нам усовершенствовать дизайн так, чтобы каждый пользователь в будущем смог легко найти информацию и выполнить необходимые действия.
Так, мы предложили специальное отображение календаря с привязкой к конкретному мероприятию. Календарь — один из важных элементов сервиса, с которым постоянно работают члены комиссии. Он также должен быть понятным и не усложнять жизнь пользователям. В итоге мы реализовали его в виде этапов мероприятия.
Рабочая область календаря меняется в зависимости от этапа. У каждого обозначены даты. Для упрощения восприятия мы добавили в сервис виджет с обратным отсчетом до начала мероприятия.
У каждого этапа отображается несколько статусов:
отсчет до начала этапа;
текущий этап;
этап завершен.
Проблема: пользователи часто совершают однотипные ошибки и направляют одинаковые запросы в техническую поддержку.
Решение: мы добавили в систему раздел, в котором находятся карточки для решения всех однотипных вопросов. Выбрали привычный формат «Проблема-Решение», чтобы техническим специалистам на избирательном участке не пришлось терять время и самостоятельно искать ответы на часто встречающиеся вопросы.
Если же пользователь не находит подходящий ответ, он может напрямую общаться с методологами с помощью формы обратной связи.
___
KPI, результаты
За 3 месяца мы создали первую версию системы, которая удовлетворила все потребности заказчика. Он планирует продолжать использовать ее в дальнейшем.
Система обеспечила всех сотрудников УИК, а это 30 тысяч пользователей, удобным инструментом доступа ко всей информации, необходимой для работы, в любое время дня и ночи и в любом месте.
Впервые сервис был запущен в сентябре 2023 года. Тогда им воспользовались 8 тысяч пользователей.
Второй запуск прошел в марте 2024 года. Сервис выдержал нагрузку в 30 тысяч уникальных пользователей.
Третий раз мы запустили сервис в сентябре 2024 года — 35 тысяч сотрудников УИК на 2200 избирательных участках воспользовались им одновременно.
Мы продолжаем наращивание функционала и обеспечиваем техническую поддержку сервиса.