Цифровая трансформация в Школе бизнеса МГИМО: Эффективное управление обучением с помощью Moodle

Заказчик

Школа бизнеса МГИМО

Задача

Создание инновационной образовательной платформы

Индивидуализация обучения с акцентом на инновациях в сочетании с уже привычными форматами активно внедряется в государственные образовательные учреждения и крупные российские предприятия. Цифровая трансформация очевидна, но если идеи с задачами в целом понятны, то их реализация часто становится настоящим квестом с различными условиями и ограничениями. Как к этому подойти и что делать?

На примере Школы бизнеса МГИМО подробно покажем один из способов решения таких задач — за 8 лет работы мы успешно приняли десятки подобных вызовов в сфере образования и не только.

Если сейчас вы думаете, как внедрить какой-то новый цифровой продукт вроде CRM для образования или системы LMS, то этот кейс поможет взглянуть на подобную задачу комплексно и рассмотреть детали. Проект большой и разделен на три взаимосвязанных блока.

1. Обновление сайта университета 

2. Внедрение CRM Битрикс24 в вузе 

3. Внедрение LMS на платформе Moodle

 А пока расскажем по порядку историю создания инновационной образовательной платформы, ориентированной на самое технологичное будущее.  

Поэтапное внедрение и объединение нескольких цифровых систем в единое целое позволило закрыть сразу ряд горящих вопросов. Проект упростил и ускорил административные процессы, и повысил эффективность взаимодействия со студентами, особенно в части документооборота и этапов обучения. А студентам дал уникальную возможность участия в построении  обучающего процесса с большей индивидуализацией и соответствием личным потребностям. 

Успех любого обучающего проекта состоит не только из главной задачи давать самые современные знания, навыки и престижный диплом, новые полезные и интересные контакты для обмена опытом и установления партнерства. Также нужно учитывать современные тренды и реальный запрос целевой аудитории. 

В частности, стоит уделить больше внимания связке педагогического проектирования с другими системами и корпоративными сервисами. А еще нужны индивидуальный подход, простота и удобство, кибербезопасность и сохранность личных данных пользователей.

Один из лидеров бизнес-образования России пришел с актуальными вопросами и амбициозными целями Школа бизнеса и международных компетенций МГИМО — пришли к нам с задачей сделать ключевые процессы современными и удобными, с возможностью быстрого роста и развития

 После встречи с заказчиком мы сформулировали главную задачу проекта: модернизировать веб-пространство, чтобы электронная система обучения соответствовала современным требованиям, была гибкой и более привлекательности для потенциальных студентов.

Решение — модернизация веб-пространства с внедрением систем управления

Большую задачу модернизации веб-пространства решили разбить на три ключевых этапа: 

• Обновление дизайна сайта Школы бизнеса МГИМО: создание современного и эргономичного дизайна, соответствующего трендам и ожиданиям целевой аудитории.

• Внедрение системы управления обучением (LMS): разработка и внедрение дизайн-системы LMS для эффективного управления учебными процессами и индивидуализации образовательных траекторий студентов.

• Внедрение системы управления отношениями с клиентом (CRM): разработка и интеграция CRM-системы обучения для улучшения взаимодействия с пользователями, сбора данных и персонализации образовательного процесса.

  

   

  Предстартовая подготовка: анализ и техническое задание

  Подготовку частного технического задания начали с глубокого анализа текущего состояния и потребностей Школы бизнеса и международных компетенций МГИМО. Тщательно изучили устаревший сайт бизнес-школы, выявили его недостатки и рассмотрели текущие недостаточно эффективные методы сбора персональных данных. Это дало нам четкое представление о направлениях улучшения и возможностях оптимизации. 

  Далее составили и прошли основной клиентский путь пользователя-учащегося. Детально проанализировали ключевые этапы взаимодействия студента со Школой бизнеса, начиная с первого контакта и заканчивая выпуском: 

Это помогло нам выявить критические точки и определить, где можно улучшить пользовательский опыт, обеспечивая удобство и эффективность каждого шага. 

Все собранные требования мы структурировали и формализовали в детальный документ — частное техническое задание. В этом документе прописали все функциональные и нефункциональные требования к новому сайту и системе взаимодействия со студентами. Обсудили и согласовали ЧТЗ с заказчиком перед началом работ. 

Этап 1. Обновление сайта Школы бизнеса МГИМО 

Цель модернизации сайта — улучшить пользовательский опыт, создать современный и функциональный, а не просто красивый дизайн, предложить больше функций и обеспечить удобство посетителей. 

Прежняя версия сайта бизнес-школы имела довольно сложную, не интуитивно понятную структуру, что затрудняло студентам поиск нужной информации. Задачей стояло создать интернет-ресурс мирового уровня — классический, но в современной обработке с использованием нестандартных решений, например, госсимволика в темной градиентной теме.

“Мы хотели сделать сайт в соответствующей стилистике — официальный и современный. Не стали прибегать и к грубому использованию госсимволики (цветов флага). Использовали бордовые и синие градиенты, темно-синий фон — традиционные цвета, работающие в этом направлении. Так, мы добились эмоциональной составляющей при просмотре сайта-визитки

Анна Прохорова, ведущий дизайнер Кед профессора”

Новый сайт: визуальная привлекательность и удобство. Начали с интерпретации стиля — визуальной составляющей и разработали стильный функциональный дизайн перенеся все коммуникационные составляющие МВА в веб-версию. Так, сайт начал привлекать внимание, вызывая эмоциональный отклик каждого пользователя, поскольку МВА МГИМО это не только бренд и фундаментальное образование, но и широкая аудитория от студентов до бизнесменов и политиков. Отсюда и еще одно решение — плавное погружение в предоставленный пользователю контент, мягко обволакивающий и удерживающий внимание чувствовал себя комфортно. 

“Сайт было решено оформить как дорогой продукт. Контент портала МГИМО делится на воздушные блоки и подается неторопливо, создавая ощущение прикосновения к чему-то ценному.

Михаил Соломатин, дизайн-директор Кед профессора”

Особое внимание уделили иллюстрациям. 

 В первой итерации предложили несколько вариантов графики для здания на главной странице: 

Всего было 16 вариантов, но в них не было лестницы и статуй, украшающих МГИМО. В следующей итерации мы их добавили как важные детали, которые видит человек, когда приходит в университет. Что мы изменили и какие предложили варианты: 

1. Обновили здание, добавили под него цвет и фон в тон здания.

2. Разместили обновленное здание справа и обновили фоновый цвет.

3. Добавили прозрачность краю здания и убрали границу. 

Затем надо было сделать так, чтобы эта сложная графика сохранилась и в мобильной версии. Мы уменьшили здание и заголовок, повернули здание влево, добавили градиент, строение сместили ниже, чтобы текст не перекрывал иллюстрацию, — сделали новую серию уже адаптированных вариантов, которые немного отличаются друг от друга.

Страницы курсов выполнили по формату конструктора — каждый блок несет единичную смысловую нагрузку, а вместе они создают единую картинку, которая раскрывает понимание, о чем, кому и зачем нужна конкретная программа обучения. Такой подход увлекает с первого взаимодействия. А информацию максимально конкретизировали, чтобы пользователь сразу видел предложение и понимал, как это поможет решить его задачу.

В результате получили не просто обновленный сайт, а актуальную презентацию продукта, отражающую суть и статус Школы бизнеса МГИМО в цифровом мире:

И это было только начало! А вот дальнейший путь к новому сайту:

Цифровая витрина образовательных возможностей. Сделали новый раздел,  по типу витрины магазина, где каждый сможет подобрать для себя подходящий курс и пройти обучение. Сразу с первого экрана студенты могут легко выбирать и оценивать все предложения, что сильно упрощает навигацию и позволяет быстро находить интересующие программы.

Новый раздел-витрина обеспечивает прозрачность и дает возможность получить исчерпывающую информацию о каждой программе, включая содержание курсов, преподавателей и условия поступления.

Личный кабинет пользователя. Теперь это не просто инструмент, а настоящий центр управления своим образовательным процессом, при этом простой и удобный. Здесь и календарь с расписанием занятий, и чат, и оценки с уведомлениями — все собрано в одном месте. 

Эффективная подача заявок. Внедрили подсистему сбора заявок — сделали процесс подачи документов для поступления простым и максимально удобным для будущих студентов.Теперь курсы стало легко приобрести прямо на сайте, а не как в прежние времена

Этот момент особенно важен, так как прежний процесс подачи заявок был долгим и запутанным. Студенты должны были проходить множество этапов, заполнять гугл формы. А отсутствие четкой системы отслеживания статуса заявки приводило к неопределенности и стрессу у абитуриентов. К тому же заявки обрабатывали вручную, что трудоемко и не исключает ошибки. Это замедляло процесс и создавало дополнительные проблемы. 

Новое решение позволило создать единое окно для взаимодействия абитуриента с университетом, отслеживать процесс поступления в личном кабинете и получать уведомления о пройденных этапах. 

Подсистема автоматизировала многие процессы, включая сбор и проверку документов, что значительно ускорило и упростило процесс подачи заявок. Теперь абитуриенты могут в любое время проверить статус своей заявки, а система уведомлений информирует о каждом этапе процесса, от подачи заявки до зачисления — всё это уменьшает неопределенность и повышает уровень удовлетворенности. 

Безопасная оплата образования. Настроили интернет-эквайринг и обеспечили не только удобство и скорость, но и безопасность оплаты образовательных услуг. 

Административное управление сайтом сделали более эффективным: теперь интерфейс администратора специально организован для управления всеми процессами на сайте быстрее и проще. Каждый раздел административной панели подробно структурировали для максимального удобства: 

• Легкое редактирование, создание и удаление страниц.

• Управление данными сотрудников с возможностью настройки отображения, поиска, фильтрации и сортировки.

• Аналогичные функции для управления данными о партнерах.

• Упрощенное управление образовательными программами, включая создание, редактирование и удаление.

• Преподаватели, мероприятия, новости, отзывы, галерея и обращения — у каждой категории свои настройки отображения, фильтрации и управления данными.

• Единое окно управления — администраторы могут управлять всеми аспектами сайта из единого интерфейса, что значительно сокращает время на выполнение задач и уменьшает вероятность ошибок.

Технологический подъем и информационное наполнение. Провели SEO-оптимизацию, чтобы гарантированно увеличить видимость сайта в поисковых системах. И целый ряд дополнительных технических мероприятий по настройкам сайта, например, быстрая загрузка страниц (App Load Time) несмотря на присутствие тяжелой графики.

Актуальный контент. Сделали тексты лаконичными и конкретными, ведь это не просто слова, а источник информации. Теперь наполнение сайта будет валидным, чтобы пользователи всегда получали самую свежую информацию.

Мобильность и адаптивность на всех устройствах. В наше время большинство людей заходят на сайты с мобильных устройств и это уже не тренд, а неотъемлемая часть жизни каждого. Предыдущая версия сайта не была адаптивной к мобильным устройствам и от этого терялся большой процент потенциальных студентов. Конечно же мы позаботились о том, чтобы сайт корректно отображался на любых устройствах. 

Таким образом за три месяца мы провели 13 ключевых шагов для обеспечения полной трансформации веб-пространства с бесчисленным количеством обновлений и актуализации информации для студентов. И перешли к следующему этапу — созданию системы управления обучением. 

Этап 2. Внедрение CRM Битрикс24 в вузе

Раньше в Школе бизнеса МГИМО не было централизованной системы управления взаимодействием с клиентами. Основным инструментом сбора данных и общения с потенциальными студентами были гугл формы, а у этого подхода есть несколько недостатков: 

• нет единого канала отслеживания всех взаимодействий с клиентами, что усложняет историю общения и координацию действий сотрудников;

• неэффективная обработка заявок, которые обрабатывались вручную, довольно медленно и с риском ошибок.   

Цель внедрения CRM для учебных центров — создать простой и эффективный инструмент отслеживания активности студентов, улучшения коммуникаций и предоставления персонализированного подхода.

Движение мы начали с анализа CRM-систем и выбора идеального решения для заказчика. Оценили текущие задачи и потребности Школы бизнеса МГИМО, включая особенности образовательного процесса и требования к управлению взаимодействием со студентами. Выяснили, что необходима единая автоматизированная система подачи и обработки заявок, а также ведения истории работы со студентами.

Полученная информация и сравнительный анализ рынка CRM-решений привели к выбору Битрикс24. Именно эта система удачно сочетает высокую функциональность, удобный интерфейс и легкую интеграцию с уже существующими инфраструктурами. В общем, подходит под задачи Школы бизнеса МГИМО наилучшим образом. Особое внимание уделили гибкости системы и возможности ее адаптации под конкретные нужды каждого отдела, включая программы MBA, повышение квалификации и профессиональную переподготовку.

Для реализации мы определили последовательность действий: 

Развертывание CRM-системы: установить систему на серверные мощности заказчика для обеспечения стабильной работы.

Настройка и интеграция: настроить систему, включая интеграцию с модернизированным сайтом, а также подключить сервисы email-рассылки и телефонии.

Обновление базы контактов: импортировать и нормализовать существующую базу контактов для обеспечения полноты и актуальности данных.

Функциональные возможности: внедрить возможности CRM для удобного отслеживания, анализа и управления данными студентов.

Основной вызов при реализации заключался в учете разных процессов поступления в рамках одной категории программ.  

И отдельный этап — обучение пользователей и тестовая эксплуатация. Создали подробные руководства, провели очный тренинг, где продемонстрировали основные возможности системы и показали, как ею пользоваться. Далее была опытная эксплуатация: пользователи могли опробовать систему в условиях, максимально приближенных к реальным, что позволило выявить и устранить последние недочеты.

В результате мы получили множество быстрых и очевидных улучшений в управлении внутренними процессами и работе со студентами: 

Этап 3. Внедрение LMS на платформе Moodle

На этом этапе проекта предстояло запустить LMS-систему управления обучением в Школе бизнеса МГИМО с максимальной интеграцией международных компетенций в текущий образовательный процесс. Это нужно, чтобы быстро и эффективно управлять контентом, выстраивать индивидуальные треки обучения и оценивать прогресс обучающихся. А еще систему можно применять для адаптации новых сотрудников, повышения квалификации и контроля уровня знаний действующего преподавательского состава. 

LMS — это программное приложение для предоставления и администрирования учебных курсов. Важно, чтобы оно было с максимально простым, понятным интерфейсом и внутренней логикой, так как пользоваться будет широкая аудитория: методологи, менеджеры, студенты, большинство из которых — обычные пользователи без специальной подготовки. Также нужна надежность и масштабируемость системы как программного продукта, такое отказоустойчивое решение, которое можно легко интегрировать с другими корпоративными системами и доработать под новые задачи в будущем.

Пул задач на этот этап: 

• Провести тщательный анализ цифровых образовательных платформ для определения потребностей пользователей.

• Разработать дизайн-макеты и интерактивный прототип пользовательского интерфейса LMS-системы.

• Развернуть программное обеспечение для управления образовательным процессом.

• Разработать механизмы интеграции с информационными системами Школы бизнеса МГИМО, включая модернизированный сайт.

• Обеспечить импорт образовательного контента и пользователей в LMS-систему.

Решение и пошаговая реализация:  

Провели тщательный анализ цифровых образовательных платформ. Здесь крайне важно определение потребностей пользователей, ведь нужно максимальное соответствие системы их ожиданиям и запросам. Иначе ею просто не будут пользоваться.

Мы выяснили, что пользователи ожидают интуитивно понятного интерфейса и простого в использовании функционала. Они хотят, чтобы система была легкодоступной и не требовала длительного обучения. Также им нужен широкий спектр функций для онлайн-обучения: создание курсов, проведение тестирований, взаимодействие с преподавателями и другими студентами, а еще отслеживание своего прогресса. И отдельно пользователи хотят иметь возможность настраивать систему под свои индивидуальные потребности и специфику образовательного процесса. 

По этим параметрам выбрали для создания LMS-системы платформу Moodle™, которая соответствует этим запросам благодаря своей многофункциональности, гибкости и настраиваемости. Эта платформа предоставляет широкий набор инструментов для создания и управления образовательными курсами, обладает интуитивно понятным интерфейсом и легко интегрируется с другими цифровыми ресурсами.

Далее для визуализации будущего пользовательского интерфейса LMS-системы разработали дизайн-макеты основных экранных форм. А также сделали интерактивный прототип функционала системы. Затем установили базовую версию платформы Moodle™ и необходимые плагины для корректной работы, оформления системы с логотипом и корпоративными цветами заказчика.

Вот так выглядит личный кабинет в коробочном решении платформы Moodle™: 

А такой личный кабинет у студентов после нашей работы специально для заказчика: 

Moodle™ — довольно сложная и большая LMS-система, которую мы адаптировали под нужды университета, вычленили и сделали удобными важные функции. Например, настроили календарь с напоминаниями о тестах и присутственных днях в университете, отобразили структуру курсов.   

Так как система обладает широким функционалом, для помощи в ее освоении мы разработали документацию по использованию LMS-системы, которая содержит руководство администратора с описанием основных механизмов управления:

 Разработали механизмы интеграции LMS с сайтом и обеспечили беспрепятственную авторизацию и обмен данными между системами. Для информационного наполнения предусмотрели возможность импорта образовательного контента и пользователей в LMS-систему, чем создали базу для накопления богатого обучающего опыта.

Сложности интеграции, обеспечения авторизации и обмена данными между системами 

В процессе разработки механизмов интеграции LMS-системы с сайтом, обеспечения беспрепятственной авторизации и обмена данными между разными системами могут возникнуть некоторые сложности. Вот моменты, на которые стоит обратить внимание:  

• Технические аспекты интеграции: необходимо обеспечить совместимость различных технологий и форматов данных между сайтом и LMS-системой. Это может потребовать дополнительного времени и ресурсов на разработку соответствующих адаптеров или протоколов обмена данными.

• Безопасность данных: важно обеспечить защиту конфиденциальности и целостности данных при их передаче и хранении между системами, особенно, если речь идет о персональных данных пользователей.

• Управление доступом: контроль доступа к образовательному контенту и данным пользователей требует внимательной настройки прав доступа и аутентификации для предотвращения несанкционированного доступа.

Еще неожиданные моменты могут возникнуть в процессе тестирования и внедрения механизмов интеграции, когда выявляются неочевидные проблемы или несовместимости между системами. С ними нужно будет разбираться и устранять. 

Результаты проекта и важные выводы

Каждый этап проекта модернизации и объединения систем — шаг в направлении самого технологичного будущего, повышению эффективности управления современными образовательными процессами: 

• Гибкость и масштабируемость: разработанные механизмы интеграции способны масштабироваться для обеспечения совместимости с будущими изменениями в системах и потребностями университета.

• Пользовательский опыт: предельное внимание к пользовательскому опыту при обмене данными между системами предотвращает негативное влияние на удобство использования и процесс обучения. 

• Безопасность и конфиденциальность: обеспечение безопасности и защиты данных пользователей во время обмена информацией между системами повышает доверие студентов и преподавателей к платформе обучения.

Проект Школы бизнеса МГИМО стал не просто модернизацией существующих инструментов, а обеспечил создание большой инновационной образовательной платформы, ориентированной на стремительный рост в будущем. Она станет основой для предоставления студентам комфортной возможности учиться, для вдохновения на творчество, исследования и формирования собственного образовательного трека в соответствии с современными бизнес-вызовами. 

Этот пример вполне можно использовать для внедрения систем LMS и CRM для онлайн-школы и любого дистанционного обучения.

Перейти на сайт