Как сократить аварийные заявки с 93% до 20% и стоимости грузоперевозок на 15%, 100 тонное решение

Заказчик

ГК«100 ТОНН» — российский лидер в области такелажа и монтажа промышленного оборудования. Компания работает за рубежом и по всей России, в том числе в условиях крайнего севера.

Задача

Клиент пришел с запросом на построение ERP-системы, которая объединит логистику, закупки и внутренние согласования.

Задача

При большом количестве заявок управлять процессом вручную было неудобно и непрактично. Заказы оформляются через разные каналы: по почте, через звонки и в 1С. Из-за разрозненности было непонятно, на каком этапе заявка зависла, кто должен ее согласовать и сколько времени занимает весь процесс. Это тормозило работу, приводило к ошибкам и увеличивало стоимость перевозки.

Ключевые проблемы:

• более 90% логистических заявок оформляются в экстренном режиме — это заказы со ужесточенными сроками;
• не было сложного интерфейса и логики бизнес-процессов;
• согласования шли хаотично, а вовремя срывались — такие задержки были велики к сверхурочной работе;
• невозможно было отследить, где зависел процесс и почему это произошло.

Цель проекта:  перевести всю работу в единую учетную систему с автоматической маршрутизацией, включая ручное введение, понятную логику и встроенную аналитику.

Задачи:

• Автоматизировать подачу заявок на логистику и закупку товарно-материальных ценностей (ТМЦ) с любыми устройствами.
• Ввести статусы системы и зафиксировать все переходы.
• Создайте цепочку согласований с уведомлениями и воспоминаниями.
• Интегрировать источники поставщиков и контрагентов из 1С, а также с другими участками транспортной логистики.
• Сократить количество аварийных заявок с 93% до 78% и увести процесс в плановый режим.
• Добавить аналитику для изучения сроков, авралов и эффективности руководителей и менеджеров.

Решение

Чтобы собрать ERP-систему под задачу клиента, мы выбрали Totum. Это решение с открытым исходным кодом, которое можно кастомизировать под любой бизнес-процесс. Totum позволяет быстро запускать MVP, адаптировать логику под процессы и оперативно вносить изменения.

С его помощью мы построили цифровую архитектуру логистики и снабжения, заменили ручное управление и синхронизировали необходимые системы.

Проект начался с аудита. Разобрали текущие процессы: кто выдвигает и согласовывает заявки, какие документы для этого требуются и где чаще всего всегда сами. Затем спроектировали логику: расписали ролики, статусы, маршруты и точки контроля.

На базе модуля Totum реализовали блоки управления логистикой, снабжением и отчетностью для топ-менеджмента. Благодаря внедрению платформы удалось сократить экстренные заявки с 93% до 20%, увеличить долю тендеров до 90% и дать возможность полного контроля над всеми этапами. В ходе принятия решения следует снизить стоимость грузоперевозок на 15% за счет оперативной обработки заказов.

Заказать экспресс-аналитику в Атвинте

Как создавалась архитектура ERP-системы

• Провести анализ процессов и отдельные ключевые блоки. Разделили все действия по модулям — логистика, снабжение, тендеры, оплата, доставка и документы. Это помогло структурировать архитектуру и отразить ее в Totum.
• Создали статусы и триггеры. Каждый этап заявки зафиксирован в системе. Переход возможен только при выполнении условий — например, после согласования или получения оплаты. Это аварийные случайные действия и путаницу.
• Прописали роли и порядок действий. Инициатор, исполнитель, служба безопасности, руководитель проекта и администратор — у каждого свой набор доступа и точек ответственности. Возможно, чтобы на этапе выступил один участник, который не входит в его зону сотрудничества.
• Интегрируйте Telegram-бота. Все уведомления о статусах, воспоминаниях или проблемах приходят в мессенджер. Сотрудникам не нужно заходить в систему, чтобы быть в курсе: они оперативно реагируют и предлагают, что и когда нужно делать.
• Подключили внешние системы. Интеграция с 1С позволяет автоматически получать данные о платежах и контрагентах. Связка с другими сервисами обеспечивает прозрачность логистических тендеров, синхронизацию статусов и контроль исполнения.
• Реализованы сценарии срабатывания. Например, если перевозчик отказался — тендер запускается заново. В случае, если не был назначен исполнитель — система отправит срочное руководителю. Если документы не были сданы — в последний день месяца наступит уведомление. Это объем ручного контроля и решения забытых задач.

Как проходил запуск 

Проект разворачивался поэтапно. Это помогло последовательно отработать каждый блок, собрать обратную связь и быстро улучшить результат:

• Логистика. Начали с заявок на перевозки — маршруты, статусы, тендерная таблица и контроль исполнения.
• Снабжение. Подключили шаблоны заявок, ключевые показатели эффективности (КПЭ), цепочки согласований и автоматизацию закупок.
• Интеграции. Связали Тотум с ключевыми людьми жизни. Создали безопасную передачу и обновление данных.
• Отчетность и аналитика. Добавили отчеты по метрикам и выгрузкам для руководства.

Мы сделали ERP-систему для работы со снабжением и логистикой: с четкими статусами, понятной логикой, мгновенными уведомлениями и полной автоматизацией основных процессов. Для этого у клиента были разрозненные каналы для работы с заявками — почта, звонки и 1С. Процессы дублировались, заказы терялись, контроль занимал слишком много времени.

Роли системы и права доступа

Роль и право доступа к настроениям таковы, что каждый участник мероприятия имеет только свой набор действий и зону ответственности. Это уменьшает количество ошибок, затрудняет выполнение задач и делает процессы более четкими.

Кто за что отвечает:

• Инициатор — это любой сотрудник, зарегистрированный в Totum. Он представляет заявки, выполняет маршруты и параметры, подтверждается отправителем и ставит индикатор после выполнения. 
• Работает Исполнитель с логистикой и снабжением. Сотрудник принимает заявки на работу, формирует тендерную схему, выбирает победителя, назначает сроки, фиксирует поставку и сдачу документов. Также отправляет заявки на согласование и может подать запрос на отмену. 
• Руководители проектов (РП) участвуют в согласовании победителей тендеров, подтверждают или отклоняют изменение сроков и сумм. Можно отменить заявку напрямую или согласовать отмену, если ее инициировал исполнитель.
• Служба безопасности (СБ) в последнее время благонадежность контрагентов устанавливает статусы и обеспечивает оценки безопасности. В случае несогласия приведите обоснование.
• Исполнительный директор (ИД) осуществляет согласование победителей тендеров и заявок с превышением бюджета. Можете отклонить выбор победителя с комментарием.
• Администратор контролирует корректность бизнес-процессов и управляет системами настройки — включает ролики, редактирует шаблоны, настраивает уведомления, время работы и справочники. 

Каждое статусное заявление связано с действиями конкретных ролей. Например:

• инициатор оформления заявки — она ушла на работу;
• запускает исполнительный тендер — статус меняется автоматически;
• РП или ИД не согласовали победителя тендера — статус не меняется;
• документы не были сданы — заявка не закрывается.

Основные модули ERP-системы

Наша платформа на базе Totum закрывает основные задачи — от логистики и снабжения до контроля оплаты, договоров и аналитики. Мы адаптировали каждый модуль под реальную работу, создав ручной контроль и дублирование.

Логистика и снабжение

Заявки доставки по выстроенному маршруту: тендер, согласование, оплата, доставка и документы. Каждый шаг фиксируется, а откат назад невозможен — это ошибки и хаос. Сама система подсказывает, какие действия необходимо выполнить и что обязательно для заполнения.    

Исполнители работают по сценарию: оформляют заявку, объявляют тендер и фиксируют победителя. Все это сопровождается автоматическими переходами и системой контроля. Это позволяет бизнесу избежать потерь, связанных с ручным вводом и несогласованностью действий первой команды.

Уведомления

Все важные события происходят в Telegram — пользователи получают уведомления, не заходя в систему. Настроили три уровня сообщений:

• уведомления сообщают о смене последствий;
• напоминания не дают забыть важные шаги;
• срочные сообщения сигнализируют о проблемах и просрочках.

Руководитель проекта и исполнительный директор могут согласовывать или отклонять заявки напрямую через мессенджера.

Добавили кому условия гарантии каждого уведомления: когда и при каком событии необходимо отправить уведомление. Для этого сначала составили логику работы, а потом внедрили ее в Тотум.

Например, если заявка не была принята на работу в течение часа — система шлет сигнализирует руководителю, а потом повторяет его по назначению исполнителя. Это помогает не терять инвестиции, держать всех участников в курсе и своевременно принимать решения.

Интеграция: соглашения с данными по логистике и оплате. 

Подключили Totum к трем ключевым системам:

• Из 1С подтягиваются статусы оплат и данные по контрагентам.
• В Telegram приходят уведомления и быстрые действия, а также осуществляется контроль входа в систему.
• Логистическая платформа используется для передачи заявок на этапе согласования тендера. Система обновляет данные каждую минуту. После выбора победителя синхронизация прекращается. Это забота о перезаписи данных.

Все процессы интегрированы в единую экосистему. Это затрудняет работу, обеспечивает дублирование информации, сохраняет и актуализирует данные. Сотрудники не тратят время на сверки, а руководитель отслеживает процессы в режиме реального времени.

Отчетность для руководства

Модули логистики и снабжения собирают данные по всем процессам. Наша команда добавила в систему отчеты: ежемесячные сводки, таблицы и метрики. Предварительный просмотр помогает быстро оценить результат, например:

• сколько заявок сдано в срок (OTIF), а какие ушли в «аварийный режим»;
• как происходит загрузка исполнителей;
• Снизились затраты по сравнению со стоимостью.

Данные можно выгрузить в XLSX и DOC, отфильтровать по региону, проекту или исполнителю. Компания получила прозрачную статистику по каждому этапу работы. Руководители точек поддерживают рост и отслеживают этапы заказов. Это помогает принимать решения на основе данных.

Результат

После  запуска ERP-системы  компания получила полную прозрачность процессов — от создания заявок до закрытия документов. Все этапы фиксируются в системе, статусы обновляются автоматически, контрольный результат между ответственными лицами. Также сократилось количество ручных операций, исчезли дубли и потери информации между отделами. В ходе предвыборной кампании следует снизить стоимость грузоперевозок на 15% за счет перевода счета в плановый режим и разделения срочных заявок.

Итоги:

• Аварийность заявок снизилась с 93% до 20%.
• Дали задумал 100% контроль за процессами и загрузкой команды.
• Доля заявок, поступивших через тендер, выросла с 60% до 90%.
• Вывели все соглашения, статусы и сроки контроля в одной системе.
• Настроили единый маршрут обработки заявок — от черновика до закрытия документов.
• Объединили данные закупок и транспортировки на одной платформе.
• Сократили ручной труд, автоматизировали уведомления и проверки.  

Платформа хозяйствования сделала закупки и перевозки, автоматизировала рутинные задачи и задала единый порядок действий для всех ролей в компании.