RANX сократила время выставления счетов в 4 раза с Аспро.Cloud
- Заказчик
- Компания RANX специализируется на создании и разработке сайтов, оптимизации и выстраивании систем для ведения онлайн-бизнеса.
- Задача
- Необходимость отслеживать финансы в реальном времени и автоматически подгружать счета и акты в систему управленческого учета.
В эпоху цифровой трансформации компании сталкиваются с парадоксом: чем больше инструментов автоматизации появляется на рынке, тем сложнее становится координировать работу между ними. Именно с такой дилеммой столкнулась команда RANX — агентства, которое помогает бизнесу выстраивать эффективные онлайн-системы.
Вызов: разрозненные системы управления
Изначально RANX использовала Аспро.Cloud для формирования коммерческих документов, но по мере роста бизнеса потребовались более глубокие инструменты финансовой аналитики. Руководство приняло решение о внедрении специализированного сервиса для управленческого учета.
Как объясняет руководитель компании Константин Султанов, основной проблемой стала ограниченная доступность ключевых показателей: рентабельность услуг анализировалась только ежеквартально при формировании отчетов о прибылях и убытках, а просматривать эти данные мог исключительно бухгалтер.
Для решения задач финансового планирования команда инвестировала в разработку специальной финансовой модели и приобрела подписку на внешний сервис финучета.
Неожиданные сложности интеграции
Новая система действительно предоставила руководству инструменты для контроля денежных потоков, но выявила критическую проблему совместимости. В специализированном сервисе отсутствовал функционал создания счетов и актов, поэтому команде пришлось продолжить использование Аспро.Cloud для документооборота.
По словам Константина Султанова, для полноценной синхронизации потребовалось бы подключение дополнительной платформы и интеграция с бухгалтерской программой, которой у компании не было.
Самой болезненной точкой стала невозможность отследить источники платежей при анализе транзакций. Каждую операцию приходилось верифицировать вручную: сначала найти соответствующий документ в Аспро.Cloud, затем вернуться в сервис финучета для корректного распределения по статьям доходов.
Особенно трудозатратными оказались комплексные проекты по разработке сайтов и SEO-оптимизации, где один платеж требовал разделения между несколькими категориями расходов.
Возвращение к единой экосистеме Аспро.Cloud
Решение пришло с появлением модуля финансового учета в Аспро.Cloud. Константин Султанов отмечает, что возможность вести выручку непосредственно в основной рабочей системе стала определяющим фактором для возвращения к платформе.
Миграция прошла относительно безболезненно благодаря сохранившимся шаблонам документов. Теперь счета и акты формируются в несколько кликов и автоматически интегрируются с финансовыми отчетами. Менеджеры получили возможность отслеживать статусы документов и настраивать напоминания об оплате.
Система классифицирует финансовые операции по трем направлениям: инвестиционная, операционная и финансовая деятельность. Такая структуризация обеспечивает точное отображение реальной прибыльности компании.
Результаты и выводы
Хотя компания все еще использует две системы параллельно, интеграция финансового учета и документооборота в рамках Аспро.Cloud значительно оптимизировала рабочие процессы. Руководитель получил возможность оперативно реагировать на отклонения от плана и принимать управленческие решения на основе актуальных данных.
Константин Султанов рекомендует тщательно анализировать функциональность CRM-систем на этапе выбора, поскольку миграция между платформами всегда связана с существенными затратами времени и ресурсов.
Ключевые результаты для RANX:
Финансовый учет и документооборот объединены в единой системе.
Устранена необходимость ручного переноса данных между разными сервисами.
Повышена скорость формирования и обработки финансовых документов.
Руководство получило оперативный доступ к ключевым финансовым показателям.
Опыт RANX демонстрирует важность комплексного подхода к автоматизации бизнес-процессов в рамках единой экосистемы.
