Веб-студия MakeShop.pro сократила время адаптации персонала до 3 дней
- Заказчик
- Веб-студия MakeShop.pro специализируется на создании интернет-магазинов и маркетплейсов на CS-Cart
- Задача
- Поиск единой системы для управления проектами, финансами и клиентами взамен устаревшего Producteev
Компания MakeShop.pro входит в число пионеров использования платформы Аспро.Cloud. За период эксплуатации системы веб-студия кардинально трансформировала внутренние процессы и добилась впечатляющих результатов в автоматизации бизнеса.
Специфика деятельности студии
Основное направление MakeShop.pro — создание интернет-магазинов и маркетплейсов. Портфолио услуг включает комплексное сопровождение e-commerce проектов: SEO-продвижение, рекламные кампании, дизайнерские решения и технический аудит.
Изначально компания работала с проектами разной направленности. Однако после реализации первого крупного заказа по разработке интернет-магазина руководство приняло решение о фокусировке на e-commerce как перспективной нише.
Сегодня клиентская база охватывает множество отраслей — от зоотоваров и электроники до продуктов питания и косметики.
Ограничения предыдущих решений
До перехода на Аспро.Cloud команда использовала другую платформу. Андрей Вавилов, руководитель студии, отмечает функциональные ограничения прежней системы, которые мешали эффективному ведению бизнеса.
По словам Вавилова, прежний сервис отличался простотой, но не предоставлял возможностей для учета рабочего времени, управления клиентской базой и контроля финансовых потоков. Закрытие этого сервиса стало причиной поиска альтернативных решений.
В процессе анализа рынка рассматривались популярные системы. Ключевые требования включали интуитивность интерфейса, минимальное время освоения и интегрированный функционал для проектного менеджмента и финансового планирования.
Как подчеркивает руководитель, при знакомстве с Аспро.Cloud стало очевидно, что платформа объединяет все необходимые инструменты. Важным преимуществом стала уникальная связка функций.
Процесс интеграции системы
Миграция на новую платформу проходила силами двух специалистов — Андрея Вавилова и руководителя отдела продаж. Полная настройка под корпоративные процессы заняла всего один рабочий день.
Вавилов отмечает простоту освоения системы — документация не потребовалась благодаря современному и логичному интерфейсу Аспро.Cloud.
Методология проектного управления
Выбор подхода к ведению проектов зависит от специфики клиентских требований. Команда работает как с классическими проектами, так и с agile-методологией.
Руководитель особенно выделяет удобство Agile-модуля в Аспро.Cloud. При запуске одного из проектов команда экспериментировала с другим инструментом, но столкнулась со сложностями. Неделя была потрачена на попытки освоения логики сервиса без результата.
Возвращение к Аспро.Cloud позволило немедленно начать проектную работу без задержек.
Проекты реализуются с активным участием заказчиков. Алгоритм включает:
Решение договорных вопросов.
Приглашение клиента в корпоративный аккаунт.
Добавление в проектную команду.
Функционал групп пользователей упрощает управление правами доступа — достаточно создать группу «Клиенты» с предустановленными настройками.
Активно используется функционал списков для ведения компактных таблиц. Для клиентов создаются справочные таблицы с паролями и доступами к CMS и дополнительным сервисам.
Автоматизация через шаблоны
Полный цикл создания интернет-магазина структурирован с помощью шаблонов проектов в Аспро.Cloud. Система включает последовательность этапов, контрольные точки и детализированные задачи.
При поступлении нового заказа за секунды создается проект по готовому шаблону с автоматическим назначением ответственных лиц. Это обеспечивает мгновенный запуск работ.
Уникальным решением стал шаблон адаптации новых сотрудников. Весь процесс обучения цифровизирован в рамках Аспро.Cloud. Новичок получает индивидуальный проект и поэтапно выполняет задачи, интегрируясь в корпоративные процессы.
Как отмечает Вавилов, такой подход сокращает период адаптации до трех дней, после чего сотрудник готов к полноценной работе.
Дополнительно создан обучающий проект по работе с CMS. Материалы структурированы по этапам и могут использоваться как для ознакомления, так и для практических занятий. Визуализация на проектной доске показывает прогресс каждого обучающегося и соблюдение временных рамок.
Финансовое управление
Финансовые процессы полностью интегрированы в Аспро.Cloud. Настроена автоматическая синхронизация с банком — все транзакции поступают в систему без ручного ввода.
Активно применяются инструменты выставления счетов, актов и коммерческих предложений. В некоторых проектах используются регулярные счета, но преимущественно выставление происходит вручную из-за частых превышений запланированного времени.
Контроль плановых и фактических трудозатрат обеспечивается режимом «Учет времени по задачам проектам» в модуле финансового управления.
CRM-система для поддержки клиентов
CRM-модуль в Аспро.Cloud функционирует как helpdesk для клиентского сервиса. При возникновении технических проблем клиенты заполняют веб-форму на сайте или отправляют email-сообщения.
Интеграция готовых веб-форм Аспро.Cloud с корпоративным сайтом обеспечивает автоматическое создание заявок в специализированной воронке HelpDesk. Вся последующая коммуникация концентрируется в рамках этой заявки.
Интеллект-карты в работе
Ментальные карты в Аспро.Cloud применяются для визуализации организационной структуры компании — распределения обязанностей, бюджетов подразделений и архитектуры CMS-модулей.
Дополнительно инструмент используется в SEO-деятельности для формирования семантического ядра проектов.
База знаний для всех участников
Система включает внутреннюю базу знаний для сотрудников и внешнюю для клиентов. Публичная база с материалами по администрированию интернет-магазинов размещена на корпоративном сайте и доступна клиентам для самостоятельного решения типовых вопросов.
Внутренняя база описывает корпоративные процессы:
Методы работы.
Систему оплаты труда.
Места хранения информации.
Должностные инструкции.
Полезные ресурсы.
Особую ценность материалы представляют для адаптации новичков.
Результаты внедрения
По оценке Андрея Вавилова, Аспро.Cloud кардинально трансформировал деятельность студии. Система обеспечила:
Автоматизацию рабочих процессов.
Ускорение обучения персонала.
Структурирование внутренних процедур.
Упрощение клиентского взаимодействия.
Руководитель подчеркивает, что сейчас деятельность компании невозможно представить без этой платформы. Активное развитие системы — постоянное добавление функционала и оперативное устранение ошибок — демонстрирует качественный подход к тестированию нововведений.
Главная цель при выборе системы управления была достигнута — все необходимые инструменты объединены в единую экосистему Аспро.Cloud, обеспечивающую комфортную работу бизнеса.
