Автоматизация аналитики спортивной школы на базе Yandex DataLens

Заказчик

Детская спортивная школа, работающая с клиентами через AlphaCRM. Компании требовался единый инструмент для анализа посещаемости, клиентской базы, лидов и финансовых показателей.

Задача

Автоматизировать сбор данных из AlphaCRM, создать единое хранилище и внедрить BI-дашборды для контроля посещаемости, оттока клиентов, лидов и финансов в режиме реального времени.

Исходная ситуация клиента

Детская спортивная школа использовала AlphaCRM для учета клиентов, посещаемости занятий, оплат и обработки заявок. Все операционные данные фиксировались в системе, однако полноценной аналитики для руководства не существовало.

Для подготовки отчетов сотрудникам приходилось вручную выгружать данные из разных разделов CRM, сводить их в таблицах и самостоятельно рассчитывать необходимые показатели. На формирование отчетности уходило значительное количество времени, а полученные данные быстро теряли актуальность.

Руководство не имело возможности в режиме реального времени отслеживать ключевые показатели бизнеса. Было сложно оценить фактическую посещаемость групп, выявлять снижение активности учеников, контролировать отток клиентов и анализировать эффективность привлечения новых заявок.

Отдельной проблемой являлось отсутствие единого пространства для анализа финансовых показателей. Данные о клиентах, посещаемости, оплатах и лидах находились в разных разделах системы и не были связаны между собой в удобной управленческой отчетности.

 Решение

Для построения аналитической системы было недостаточно подключить AlphaCRM напрямую к BI-инструменту. Данные хранились в разных сущностях CRM и требовали дополнительной подготовки для дальнейшего анализа.

В рамках проекта была разработана многоуровневая архитектура обработки данных.

На первом этапе настроена автоматическая выгрузка данных из AlphaCRM через API. В систему аналитики передаются данные по клиентам, посещаемости, заявкам, пробным занятиям, оплатам, абонементам, тренерам и группам.

Для хранения и обработки информации развернуто хранилище данных на PostgreSQL. В базе данных была реализована логика подготовки аналитических витрин:

• настроены процессы загрузки и обновления данных;
• разработаны SQL-представления для объединения данных из разных сущностей CRM;
• созданы материализованные представления для ускорения обработки больших объемов информации;
• выполнена индексация таблиц для повышения производительности запросов.

Отдельное внимание было уделено нормализации и агрегации данных. Это позволило связать между собой информацию о клиентах, посещаемости, лидах и финансовых операциях, которая ранее находилась в разных разделах системы.

После подготовки аналитического слоя хранилище было подключено к Yandex DataLens. На его основе разработан набор управленческих дашбордов для различных задач бизнеса: анализа посещаемости, контроля оттока, оценки эффективности привлечения клиентов, финансового мониторинга и контроля ключевых показателей деятельности школы.

Реализованные дашборды

1. Дашборд посещаемости

Для контроля посещаемости и загрузки групп разработан отдельный дашборд с фильтрацией по группам, периоду, направлениям, тренерам и клиентам.

На главном экране собраны ключевые показатели: количество посещений, количество пропусков, средняя посещаемость и среднее число пропусков.

Таблица посещаемости по группам позволяет анализировать активность учеников с детализацией по датам. Для оценки динамики реализован график средней посещаемости за выбранный период.

Дополнительно настроены отчеты по направлениям и группам: графики средней посещаемости и пропусков, сводные таблицы и когортный анализ групп. Такой подход помогает выявлять снижение активности учеников, контролировать загрузку направлений и своевременно реагировать на риски оттока.

2. Дашборд оттока клиентов

Для контроля клиентской базы и анализа оттока разработан отдельный дашборд с фильтрацией по периоду, направлениям, группам, тренерам, клиентам и категориям перерыва.

На дашборде отображается количество новых клиентов по отделениям, а также информация по клиентам, прекратившим посещение занятий: группа, тренер, даты первой и последней тренировки, причина ухода.

Дополнительно реализована детализация оттока по отделениям и группам с разделением клиентов на вернувшихся после перерыва и окончательно прекративших занятия.

Дашборд помогает контролировать динамику клиентской базы, выявлять причины ухода и оценивать ситуацию по каждому направлению.

3. Дашборд аналитики лидов

Для анализа воронки привлечения клиентов разработан дашборд лидов с фильтрацией по периоду, направлениям, группам, тренерам, клиентам и ответственным менеджерам.

На главном экране отображаются ключевые показатели: количество лидов, клиентов и пробных занятий. Для контроля динамики привлечения реализован график изменения количества лидов за выбранный период.

Дашборд включает детализированные таблицы по клиентам, пробным занятиям и платежам, что позволяет отслеживать путь клиента от первого обращения до оплаты.

Дополнительно реализованы отчеты по количеству лидов в разрезе групп и ответственных менеджеров, а также когортный анализ групп. Это помогает оценивать эффективность работы менеджеров, востребованность направлений и качество обработки входящих обращений.

4. Дашборд аналитики финансов

Для контроля финансовых показателей разработан дашборд с фильтрацией по периоду, направлениям, группам, клиентам, тренерам и менеджерам.

На дашборде реализован контроль клиентов без действующих абонементов, что позволяет своевременно выявлять клиентов, требующих продления услуг.

Для анализа финансовых показателей настроена детализация по клиентам с отображением стоимости оказанных услуг и остатков средств на выбранные даты. Дополнительно реализован отчет по оплаченным услугам в разрезе клиентов, групп и направлений.

Отдельный блок посвящен анализу пропущенных, но оплаченных занятий. Это помогает контролировать неиспользованные услуги и оценивать финансовые потери, связанные с пропусками.

Дашборд позволяет отслеживать оплату услуг, остатки средств по клиентам и получать детальную финансовую аналитику по каждому направлению школы.

5. Дашборд ключевых показателей

Для руководства школы разработан сводный дашборд с основными показателями бизнеса.

На главном экране отображаются количество клиентов, количество лидов, средняя посещаемость и сумма оказанных услуг. Дополнительно реализована сводная таблица с показателями по периодам: количество групп, новые клиенты, отток, возврат клиентов и средняя посещаемость.

Отдельным блоком выведена динамика стоимости оказанных услуг, что позволяет отслеживать изменения финансовых показателей за выбранный период.

Дашборд помогает быстро оценивать текущее состояние бизнеса и контролировать ключевые метрики в одном окне.

Результаты проекта

Школа перешла от ручной отчетности к единой системе управления на основе данных.

Все ключевые показатели бизнеса стали доступны в одном интерфейсе с автоматическим обновлением данных. Это позволило отказаться от регулярных выгрузок, сократить объем ручной работы и исключить расхождения в отчетности.

Руководство получило возможность своевременно выявлять проблемные группы, контролировать удержание клиентов, оценивать эффективность привлечения новых учеников и принимать решения на основе актуальных данных, а не отчетов, подготовленных постфактум.

Аналитика стала ежедневным инструментом управления школой, а не отдельным процессом подготовки отчетности.

Перейти на сайт