Контроль 300+ проектов и документооборот с экспертами: кейс Про.К в Аспро.Cloud

Заказчик

Корпоративный университет на аутсорсе. Команда 20 человек создает системы корпоративного обучения: групповые тренинги, индивидуальные программы, авторские решения с нуля

Задача

Компания росла — количество проектов и внешних экспертов увеличивалось. Excel перестал справляться: данные путались, отследить статусы договоров и заданий становилось сложнее.

Документооборот с экспертами через CRM

Про.К использует модуль Аспро.Cloud CRM не для ведения клиентских сделок, а для полного документооборота с внешними экспертами — самозанятыми и ИП. Каждый эксперт заносится в единую базу контрагентов с контактами, специализацией и историей сотрудничества.

В системе настроены две воронки: «Договоры ИП/СЗ» с четырьмя этапами и «Задания ИП/СЗ» с пятью этапами. Шаблоны договоров готовы заранее, выбираются по статусу контрагента и отправляются прямо из системы. Акт выполненных работ формируется автоматически на основе задания — данные подтягиваются без ручного ввода. Андрей Рожнов, эксперт по групповым программам в Про.К, отмечает, что все необходимые данные по каждому эксперту теперь хранятся в CRM и доступны без дополнительных источников.

Шаблоны проектов и финансовый контроль

Для групповых обучений команда использует шаблоны проектов: 80-90% этапов от программы к программе повторяются. Специалист выбирает шаблон, указывает сроки и количество участников — и двигается по готовому чек-листу задач. Запустить новое обучение занимает минуты.

В карточке каждого проекта — вкладка «Финансы» с планом и фактом по расходам и поступлениям. Бюджет по договору с заказчиком фиксирован. Финансовый контроль помогает понять заранее, каких экспертов можно привлечь, не превышая лимит.

Пользовательские списки для подбора и оценки

В системе ведутся два пользовательских списка. Список экспертов-спикеров содержит специализацию, стоимость и контакты. По словам Андрея Рожнова, при новом запросе от заказчика команда сразу видит, кто подходит по задаче и бюджету, без поиска в Google или по знакомым.

Список слушателей фиксирует историю обучений, сильные и слабые стороны сотрудников основного заказчика — основа для планирования следующих программ.

Календарь и база знаний

Для планирования очных тренингов на собственной образовательной площадке команда ведет отдельный календарь «Бронь очных дней». Занятость видна сразу, пересечения и лишние согласования исключены. Ирина Якунина, эксперт по стратегическим сессиям в Про.К, называет его удобным инструментом для наглядного контроля занятости.

База знаний хранит инструкции по документообороту, памятки по платформам и чек-листы по работе с заказчиками. Ирина Якунина поясняет, что база решает две задачи: помогает вспомнить редко встречающийся процесс без обращения к коллегам и обеспечивает онбординг новых сотрудников — компания активно расширяется.

Дарья Носкова, эксперт по индивидуальным обучениям, отмечает, что Аспро.Cloud помогает синхронизировать всю информацию и без системы она не представляет, как работать с таким количеством проектов. Следующий шаг команды — синхронизировать CRM, пользовательские списки и документооборот между собой.

Перейти на сайт