Автоматизация «УралБизнесГрупп»: в 5 раз сократили ручные операции

Заказчик

«УралБизнесГрупп» — поставщик промышленных смазочных материалов и инженерных решений, официальный дистрибьютор FUCHS и представитель SKF, работающий с промышленными предприятиями.

Задача

Создать единое цифровое пространство: автоматизировать продажи, внутренние согласования, задачи и интеграцию с 1С, сократив ручные операции и повысив прозрачность процессов.

Информация о клиенте

«УралБизнесГрупп» — поставщик комплексных решений в области промышленного смазывания и обслуживания оборудования.

Компания является официальным дистрибьютором мирового производителя смазочных материалов FUCHS Petrolub AG на территории Уральского федерального округа, а также официальным представителем SKF Lubrication System Germany GmbH в Челябинской области.

Специфика бизнеса заключается не только в продаже продукции, но и в проектной работе с промышленными предприятиями: подборе технических решений, сопровождении клиентов, согласовании коммерческих предложений, договоров, счетов и сервисных работ.

Размер компании: средний бизнес.

Особенности деятельности:

• несколько направлений продаж;
• сложный цикл согласования документов;
• взаимодействие коммерческих, технических и административных подразделений;
• интеграция с учетной системой 1С;
• высокие требования к прозрачности процессов и сохранности клиентских данных.

Цели и задачи проекта

К моменту старта проекта компания активно росла, увеличивалось количество клиентов, сделок и внутренних согласований.

Часть процессов уже была автоматизирована, однако большинство операций по-прежнему выполнялись вручную. Сотрудники использовали различные инструменты для работы с клиентами, документами и внутренними задачами. Значительная часть информации передавалась через электронную почту, телефонные звонки и личные коммуникации между подразделениями.

Руководству требовалась единая цифровая среда, которая позволила бы централизовать работу сотрудников, обеспечить прозрачность процессов и сократить время выполнения типовых операций.

Основными задачами проекта стали:

• создание единого корпоративного пространства для всех подразделений компании;
• автоматизация полного цикла работы с клиентами в CRM;
• настройка различных сценариев продаж для нескольких направлений бизнеса;
• формализация и автоматизация внутренних согласований;
• снижение зависимости процессов от человеческого фактора;
• внедрение прозрачной системы постановки и контроля задач;
• интеграция корпоративного портала с учетной системой 1С;
• повышение скорости принятия управленческих решений за счет актуальной информации в режиме реального времени.

Что было реализовано

Корпоративный портал Битрикс24

Для заказчика был развернут корпоративный портал Битрикс24 на выделенном сервере с настройкой необходимой инфраструктуры.

В рамках проекта выполнены:

• подключение корпоративной телефонии;
• интеграция электронной почты;
• настройка структуры компании;
• создание ролей пользователей и матрицы прав доступа;
• обучение сотрудников;
• консультационная поддержка на этапе запуска системы.

Портал стал единой рабочей средой для коммерческих, административных и руководящих подразделений.

CRM для нескольких направлений бизнеса

Одним из ключевых этапов проекта стала глубокая адаптация CRM под особенности бизнеса заказчика.

Были разработаны отдельные воронки продаж для различных направлений деятельности компании.

Для каждого направления настроены:

• собственные стадии продаж;
• отдельные карточки сделок;
• индивидуальные наборы полей;
• автоматические уведомления;
• роботы и триггеры;
• бизнес-процессы обработки клиентов.

Дополнительно была выполнена доработка карточек контактов и компаний для хранения расширенной информации о клиентах и контрагентах.

Также проведен перенос исторических данных из существующих источников с использованием механизмов импорта CSV и XLSX.

Автоматизация бизнес-процессов и согласований

Отдельный блок проекта был посвящен цифровизации внутренних процессов компании.

Для всех ключевых операций разработаны и внедрены автоматизированные маршруты согласования:

• коммерческих предложений;
• договоров;
• счетов;
• платежей;
• командировок;
• отпусков сотрудников.

Каждый процесс получил четкую логику прохождения, контроль сроков исполнения, автоматические уведомления участников и возможность контроля со стороны руководителей.

В результате компания получила прозрачную систему управления внутренними согласованиями без необходимости использовать бумажный документооборот и длительные цепочки переписки.

BPMN-моделирование процессов

Перед внедрением автоматизации были проанализированы существующие сценарии работы сотрудников.

Совместно с заказчиком выполнено описание и формализация бизнес-процессов с последующим переносом логики в цифровую среду Битрикс24.

Это позволило:

• устранить дублирование операций;
• сократить количество ручных действий;
• стандартизировать процедуры согласования;
• обеспечить единые правила работы для всех подразделений компании.

Интеграция с 1С

Для исключения двойного ввода данных была реализована интеграция Битрикс24 с учетной системой заказчика на базе 1С.

В рамках интеграции обеспечен обмен данными между системами и синхронизация необходимой информации для работы коммерческих подразделений и руководства.

В результате сотрудники получили возможность работать в едином информационном пространстве без необходимости постоянного переключения между системами.

Кастомизация модуля «Задачи и проекты»

Стандартный функционал Битрикс24 был существенно доработан под реальные процессы компании.

Были реализованы:

• дополнительные роли пользователей;
• специальные механизмы фильтрации;
• расширенные сценарии контроля исполнения;
• адаптация интерфейсов под различные категории сотрудников.

В результате пользователи получили удобный инструмент управления задачами и проектами с учетом специфики работы компании.

Самые сложные и уникальные решения проекта

Многоконтурная CRM для разных направлений бизнеса

Для каждого направления деятельности компании была разработана собственная модель продаж с отдельными воронками, стадиями, наборами полей, роботами и бизнес-процессами.

Фактически внутри одного портала была реализована единая экосистема управления продажами, учитывающая особенности каждого подразделения.

Комплексная система согласований

Вместо набора разрозненных процессов была создана единая система корпоративных согласований.

Все маршруты проходят через единые механизмы контроля, уведомлений и эскалаций, что позволило существенно повысить прозрачность внутренних процессов.

Глубокая кастомизация задач

Модуль «Задачи и проекты» был адаптирован под реальные бизнес-сценарии заказчика, включая дополнительную логику отображения, фильтрации и контроля исполнения.

Результаты проекта После внедрения Битрикс24 компания получила полноценную цифровую платформу для управления продажами и внутренними процессами.

Достигнутые результаты:

• все клиентские данные собраны в единой CRM-системе;
• стандартизированы процессы работы различных подразделений;
• автоматизированы ключевые маршруты согласования;
• существенно сокращено количество ручных операций;
• исключены потери информации между отделами;
• повышена прозрачность исполнительской дисциплины;
• ускорено принятие решений руководством;
• обеспечена интеграция коммерческих процессов с учетной системой 1С;
• создано единое цифровое пространство для работы сотрудников.

Итоги проекта Проект для «УралБизнесГрупп» стал не просто внедрением Битрикс24, а комплексной цифровой трансформацией внутренних процессов компании.

В результате заказчик получил единую управляемую среду, в которой продажи, согласования, задачи и корпоративные коммуникации работают как единая система. Автоматизация позволила сократить объем ручной работы, повысить прозрачность бизнес-процессов и обеспечить масштабируемость компании без пропорционального роста административной нагрузки.

Сегодня Битрикс24 является для «УралБизнесГрупп» центральной платформой управления операционной деятельностью, объединяющей сотрудников, процессы и данные в едином цифровом контуре.