ИИ-агент для подготовки коммерческих предложений

Задача

Автоматизировать подготовку коммерческих предложений: дать менеджеру полный контроль над процессом, упростить внесение правок, исключить ошибки, сохранить фирменный стиль и визуальное качество.

Цель

Коммерческое предложение формирует первое впечатление клиента о компании. Изначально процесс был устроен так: профильные специалисты собирали вводные, после чего менеджер готовил документ с описанием решения и стоимостью. Позже мы перешли к веб-формату КП, но работа всё равно требовала участия нескольких сотрудников. Менеджер передавал информацию дизайнеру, тот собирал страницу, а согласование и правки между ними занимали несколько дней. Любое изменение запускало новый цикл доработок.

В результате подготовка одного коммерческого предложения занимала от двух до четырёх дней.

Наша цель — автоматизировать создание КП и сократить весь процесс до комфортного времени, не жертвуя качеством и фирменным стилем.

Задачи

1. Сократить время подготовки КП. Менеджер должен получать первую готовую версию коммерческого предложения не позднее чем через 15 минут после передачи вводных — без участия дизайнера и верстальщика.
2. Упростить внесение изменений. Тексты, кейсы, условия и контакты менеджер должен редактировать самостоятельно в диалоге с ИИ-агентом, без ожидания специалистов и повторной вёрстки.
3. Автоматизировать подбор кейсов. ИИ-агент должен находить в базе наиболее релевантные проекты и формировать содержание КП с учётом клиента, его отрасли и задач.
4. Сохранить фирменное оформление. Каждое предложение должно соответствовать корпоративным стандартам: использовать единый шаблон, фирменные цвета, типографику и логотип.
5. Исключить ошибки при переносе информации. Данные клиента, стоимость и контакты должны автоматически попадать в КП без ручного копирования между документами.
6. Передать управление менеджеру. Он должен самостоятельно запускать генерацию, вносить правки и получать итоговый файл без привлечения дизайнера, верстальщика и других специалистов.

До и после

Что вошло в скилл для генерации КП

1. Справочные материалы.

• Тарифы SEO/Директ/Комплекс с ценами и составом работ. Типовые планы работ по каждому виду коммерческих предложений
• Подборка кейсов для подстановки в КП
• Маппинг работ и статей

2. Готовый шаблон.

• Основной HTML-шаблон с переменными {{variable}}
• Логотип для конвертации в base64

3. Дизайн-система.

• Цвета, шрифты, карточки, маркеры, выравнивания — всё в CSS

4. Структура под каждый тип предложения.

5. Входные данные.

• client_name, client_site, type, tariff, price, works и т. д.
• Дефолты: телефон, email, адрес, НДС 5%

6. Алгоритм генерации.

7. Описание загрузки готового файла в Nextcloud.

8. Правила работы с текстом и формат цен.

Как менеджер создаёт КП в чате

Достаточно описать задачу в сообщении — всё остальное агент выполняет самостоятельно. Процесс выглядит следующим образом:

Процесс создания КП

Разработка коммерческого предложения проходит в пять этапов. Менеджер описывает задачу в чате, а агент выполняет всю дальнейшую работу.

1. Сбор данных. Менеджер указывает тип КП, клиента, сайт, стоимость, тариф или перечень работ. Обязательный минимум — название клиента и тип предложения. Недостающие данные агент находит в справочниках.

2. Выполнение анализа и персонализации. Агент изучает сайт и направление бизнеса клиента, после чего готовит персонализированное вступление и подбирает подходящие кейсы из базы flexites.org.

3. Формирование предложения. На основе готового шаблона агент собирает HTML-страницу в фирменном стиле Flexites: использует заданные шрифты, цвета, карточки и адаптивную вёрстку. Также он конвертирует логотип, добавляет дату и выстраивает содержание в соответствии с типом предложения.

4. Публикация. КП загружается в Nextcloud, после чего агент создаёт ссылку. Менеджер может сразу отправить её клиенту или разместить файл на flexites.org, чтобы предложение открывалось на домене компании.

5. Внесение правок. Менеджер описывает изменения в формате живого общения: «убери пункт X», «измени цену на Y» или «добавь блок Z». Агент редактирует коммерческое предложение и сразу обновляет файл. Благодаря этому актуальная версия всегда доступна по прежней ссылке.

Результат — готовое коммерческое предложение

Менеджер получает HTML-страницу в фирменном стиле Flexites. Её можно:

• разместить на сайте и отправить публичную ссылку;
• сохранить в PDF с помощью встроенной кнопки внутри КП и переслать отдельным файлом;
• открыть на смартфоне благодаря адаптивной вёрстке;
• распечатать — страница оптимизирована для печати.

Пример готового коммерческого предложения доступен по ссылке.

Какие данные нужны для генерации КП

Как ИИ ускорил подготовку коммерческих предложений

15 минут

Нужно, чтобы превратить поставленную задачу в первую версию коммерческого предложения.

2–5 минут

Занимают корректировка содержания, обновление данных и выпуск новой редакции.

6 форматов уже в системе

SEO-продвижение, контекстная реклама, комплексные услуги, разработка, промокампании и аудит. При необходимости можно подключить дополнительные направления.

Без ошибок при переносе информации

Данные автоматически попадают в нужные разделы — копировать их вручную из одного КП в другое не требуется.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

«Раньше мы тратили 2–4 дня на каждое КП: менеджер описывал задачу, дизайнер верстал страницу, затем шли согласования и правки. Теперь менеджер пишет задачу в чат — и через 15 минут уже отправляет ссылку клиенту. Правки вносятся за минуты. Клиент видит коммерческое предложение по ссылке».

Есть рабочий процесс, отнимающий у команды слишком много времени? Расскажите о нём команде Флексайтс — вместе разберём задачу и найдём подходящий для вас вариант автоматизации.