Разработка приложения для автошколы Вектор: >10 000 уведомлений и >500 сообщений ежечасно

Заказчик

Федеральная академия вождения «Вектор» — сеть автошкол в разных городах России.

Задача

Систематизировать внутренние процессы, автоматизировать контроль задач, создать инструменты для обучения сотрудников и единое рабочее пространство для распределенной сети.

Заказчик: федеральная академия вождения «Вектор».

Задача: систематизировать внутренние процессы компании, автоматизировать контроль выполнения задач и создать инструменты для обучения сотрудников.

Исходная ситуация

«Вектор» развивает сеть автошкол в разных городах. По мере масштабирования привычная модель управления через телефонные звонки, личный контроль и переписку в мессенджерах перестала справляться с объемом внутренних процессов.

Проблема особенно заметна в работе автоинструкторов. Большую часть рабочего дня они проводят вне офиса, поэтому руководитель не может постоянно контролировать выполнение задач непосредственно на месте.

При открытии новых филиалов появились и другие сложности:

• договоренности терялись в большом количестве чатов;

• стандарты работы в разных городах могли отличаться;

• руководителям приходилось вручную контролировать выполнение поручений;

• обучение новых сотрудников требовало отдельных действий со стороны менеджеров;

• права доступа и зоны ответственности становилось сложнее поддерживать вручную.

Основная концепция проекта заключалась в том, чтобы перенести операционный контроль внутрь цифровой системы. Руководитель формулирует задачу и оценивает результат, а система берет на себя постановку, напоминания, контроль статуса и часть рутинных действий.

На старте определили четыре основные задачи:

1. создать прозрачную организационную структуру компании;

2. организовать сквозной контроль выполнения поручений;

3. реализовать проверку квалификации сотрудников;

4. автоматизировать адаптацию и обучение новых специалистов.

   
   

   Разделили систему на мобильное приложение и веб-портал

   Первоначально планировалось разработать мобильное приложение. В процессе проектирования стало понятно, что одного мобильного интерфейса для всех сценариев недостаточно.

   Поэтому систему разделили на два уровня.

   Мобильное приложение

   Приложение стало ежедневным инструментом сотрудников. Через него пользователь:

   • получает текущие задачи;

   • видит сроки;

   • общается с участниками задачи;

   • прикладывает подтверждение выполнения;

   • изучает регламенты;

   • проходит тестирование;

   • получает уведомления об изменениях.

   Основная логика строилась вокруг конкретного действия, которое сотруднику нужно выполнить здесь и сейчас.

   Веб-портал

   Веб-версию разработали для руководителей, администраторов и сотрудников, которым требуется работать с большим объемом информации.

   В ней сосредоточили:

   • управление организационной структурой;

   • настройку функций сотрудников;

   • права доступа;

   • массовое управление задачами;

   • работу с регламентами;

   • аналитику и отчетность.

    

   Таким образом, мобильное приложение отвечало за ежедневную работу исполнителей, а веб-портал — за настройку и управление самой системой.

   

    

   Выбрали стек под кроссплатформенную систему и высокую нагрузку

   Мобильное приложение разработали на React Native. Такой подход позволил использовать общую кодовую базу для мобильных платформ.

   Серверную часть реализовали на PHP.

   Для хранения и обработки данных использовали несколько компонентов:

   • PostgreSQL — основная база данных;

   • MongoDB — хранение информации об устройствах;

   • RabbitMQ — работа с внутренними событиями и распределение уведомлений;

   • Firebase — отправка push-уведомлений;

   • Grafana, Loki и Promtail — логирование и мониторинг работы системы.

    

   Такой набор технологий был нужен в том числе из-за количества операций внутри платформы: уведомления, сообщения, изменение задач и другие события должны обрабатываться постоянно.

   

    

    

   Построили организационную структуру внутри системы

   Одним из базовых модулей стала функциональная схема компании.

   Она представляет структуру организации в виде дерева и позволяет управлять подразделениями, филиалами, должностями и функциями сотрудников.

   Это решило несколько задач.

   Во-первых, при подключении нового города или филиала структуру можно расширять внутри уже существующей модели.

   Во-вторых, административные и технические функции разделили непосредственно в системе.

    

   В-третьих, с организационной структурой связали механизм прав доступа.

   

    

   Привязали права доступа к функциям сотрудника

   Права в системе зависят от функции, которую выполняет сотрудник.

   Поэтому при регистрации нового пользователя администратору не требуется вручную выбирать большое количество разрешений. Сотруднику назначают функцию в структуре, после чего он получает связанный с ней набор возможностей.

   Если сотрудника переводят на другую позицию, набор прав также меняется.

    

   Такой подход позволил отказаться от ручной настройки профилей для каждого отдельного пользователя и упростил работу с растущим штатом.

   

    

   Создали доску задач с контролем исполнения

   Для мобильного приложения реализовали доску задач.

   Сотрудник видит свои текущие задачи, а руководитель — поручения сотрудников, которые находятся у него в подчинении.

   Чтобы статус задачи можно было быстро оценить визуально, добавили цветовые маркеры. Они помогают выделять проблемные задачи и быстрее находить действия, которым требуется внимание.

   Само выполнение задачи также перенесли в систему.

   Для автоинструкторов особенно важно было решить вопрос подтверждения выполненной работы. Большую часть времени они находятся за рулем и практически не появляются в офисе.

   Поэтому в задачу добавили возможность прикладывать доказательство выполнения, например фотографию.

    

   Руководитель получает результат внутри системы и может проверить его без личного присутствия.

   

    

   

    

   Добавили отдельный контроль проблемных зон

   Для руководителей дополнительно разработали инструмент, который позволяет видеть проблемные места в филиалах и подразделениях.

   Он помогает определить, где сотрудники систематически сталкиваются с задержками по задачам или отклонениями от регламентов.

   Вместо просмотра отдельных переписок руководитель получает структурированную информацию внутри системы и может быстрее определить, где требуется вмешательство.

   Для распределенной компании это особенно важно: проблемы можно обнаруживать без постоянного физического присутствия руководителя в каждом филиале.

   Уведомления связали с событиями внутри системы

   Для оперативного контроля разработали отдельный блок уведомлений.

   Push-уведомления отправляются при ключевых событиях:

   • сотрудника добавили участником задачи;

   • появилась новая задача;

   • задача отправлена на доработку;

   • в задаче произошли изменения;

   • задача закрыта;

   • задача просрочена;

   • появилось новое сообщение;

   • пользователь не ответил на сообщение;

   • сотруднику назначили регламент;

   • задача не была принята в установленный срок.

    

   Системные события автоматически передаются между инициатором и исполнителем, поэтому руководителю не требуется вручную напоминать о каждом поручении.

   

    

   Для каждой задачи сделали собственный чат

   Внутри задачи можно обсуждать детали, прикладывать файлы и фиксировать договоренности.

   Таким образом, рабочая коммуникация остается связанной с конкретным поручением и не теряется среди сторонних чатов.

   Если на сообщение требуется реакция, система может контролировать отсутствие ответа и напоминать пользователю до тех пор, пока вопрос не будет закрыт.

   Это позволило связать в одной системе постановку задачи, коммуникацию и подтверждение результата.

   Автоматизировали повторяющиеся задачи

   После внедрения стандартных задач появилась другая проблема: большое количество одинаковых поручений приходилось создавать повторно.

   Для этого реализовали механизм повторяющихся задач.

   Руководитель один раз создает шаблон и задает периодичность:

   • конкретные дни;

   • недели;

   • месяцы;

   • другие предусмотренные интервалы.

   После этого система самостоятельно формирует задачи нужным сотрудникам.

    

   Этот же механизм использовали в процессе обучения: система может автоматически создавать поручения на изучение инструкций и последующую проверку знаний.

   

   Встроили регламенты и тестирование

   Отдельный модуль разработали для внутренних стандартов компании.

   В первой версии регламенты можно было изучать в мобильном приложении. Затем модуль расширили и связали с тестированием.

   Теперь сотрудник может:

   1. открыть назначенный регламент;

   2. изучить его внутри приложения;

   3. пройти тест;

   4. подтвердить знание стандарта.

   Это позволило встроить адаптацию и обучение непосредственно в ежедневный рабочий инструмент.

    

   Регламенты перестали существовать отдельно от операционных процессов: система связывает их с функциями сотрудников и задачами.

   

    

   Объединили мобильную и веб-часть в единую экосистему

   По мере развития проекта веб-версия стала полноценной частью платформы.

   Она используется там, где мобильного интерфейса недостаточно: для аналитики, массового управления, работы со структурой компании и административных операций.

   В веб-портале доступны:

   • детальная аналитика и отчетность;

   • управление оргструктурой;

   • распределение функций;

   • массовое управление задачами и регламентами;

   • настройка ролей и прав доступа.

    

   Дополнительно в систему постепенно добавляли прикладные функции: учет отпусков и выходных, персональные уведомления, фильтры для работы с задачами и организациями, учет регионального времени сотрудников, версионность регламентов и другие инструменты.

   

    

   Интерфейс дорабатывали после проверки реальных сценариев

   На первом этапе основным приоритетом была проверка бизнес-логики и архитектуры системы.

   После того как гипотеза подтвердилась в реальной работе, перешли к анализу пользовательского опыта.

   Переработали навигацию, расположение элементов и визуальные акценты. Интерфейс должен был оставаться понятным без отдельного обучения сотрудников.

   Особое внимание уделили разделу задач, поскольку он стал одним из основных рабочих экранов.

    

   Количество настроек постепенно росло, однако сам процесс постановки задачи старались сохранять простым: дополнительные параметры раскрываются по мере необходимости.

   

    

   Результаты проекта

   Разработанная система стала единым рабочим пространством для распределенной сети «Вектора».

   На момент описания проекта платформа работает при следующей нагрузке:

   • более 1800 сотрудников;

   • более 100 000 задач в месяц;

   • более 10 000 push-уведомлений в час;

   • более 500 сообщений каждый час.

   Система объединила оргструктуру, права доступа, постановку задач, контроль исполнения, коммуникацию, внутренние стандарты и обучение сотрудников.

   Руководители получили возможность контролировать процессы без постоянного участия в рутинных действиях, а сотрудники — единый инструмент для ежедневной работы.

    

   Внутри системы ежедневно обрабатываются тысячи задач без необходимости переносить рабочие процессы в сторонние мессенджеры и сервисы.

   

    

   Отзыв заказчика

   По словам руководителя по развитию продуктов ООО «Вектор Центр», система стала основным рабочим инструментом компании. В ней сотрудники работают с повторяющимися задачами, изучают стандарты и регламенты, а единый механизм контроля помогает сохранять одинаковые процессы при открытии новых городов и подключении партнеров.

    

   Заказчик отмечает, что платформа стала инфраструктурой управления компанией, без которой поддерживать текущий масштаб бизнеса было бы значительно сложнее.

   

Перейти на сайт