Автоматизация создания коммерческих предложений: сократили подготовку с нескольких часов до минут

Заказчик

ProSMD — поставщик оборудования для автоматизации монтажа печатных плат. Компания работает с промышленными предприятиями и использует коммерческие предложения для подбора оборудования под задачи клиен

Задача

Требовалось автоматизировать подготовку коммерческих предложений, связать документы с каталогом оборудования на сайте и сократить количество ручных операций менеджеров.

Заказчик: ProSMD — поставщик оборудования для автоматизации монтажа печатных плат.

Задача: автоматизировать подготовку коммерческих предложений, связать их с каталогом оборудования на сайте и сократить количество ручных операций менеджеров.

Решение: разработали внутри административной панели «1С-Битрикс» отдельный модуль для создания, хранения и отправки коммерческих предложений.

Исходная ситуация

До начала проекта менеджеры ProSMD разрабатывали коммерческие предложения вручную в PowerPoint.

Для каждого нового запроса требовалось выбрать оборудование, перенести характеристики из каталога, подготовить описание, добавить таблицы, указать данные клиента и приложить счет. На подготовку одного документа могло уйти несколько часов.

Дополнительная сложность заключалась в работе с техническими характеристиками. Их формируют инженеры, поэтому данные из каталога должны попадать в коммерческое предложение без изменений. При ручном создании коммерческого предложения оставался риск ошибки или использования информации, которая уже была обновлена на сайте.

Нужно было перенести весь процесс в одну систему, чтобы менеджер работал с актуальным каталогом и собирал предложение без копирования характеристик вручную.

Почему потребовался отдельный модуль для генерации КП?

Готовые решения для коммерческих предложений рассчитаны в основном на более простую структуру: товар, количество, цена и итоговый документ.

В этом проекте требовалось больше возможностей. В одном коммерческом предложении должны были одновременно работать данные из каталога, индивидуальные описания товаров, сравнительные таблицы, дополнительный текст, вложения, счет, публичная ссылка и PDF.

Отдельно требовалось разграничить права менеджеров и администраторов, а также сохранить возможность копировать уже созданные документы.

Поэтому модуль разработали под существующий бизнес-процесс клиента.

Выбор оборудования связали с каталогом сайта

Работа с новым коммерческим предложением начинается с выбора оборудования.

Менеджер открывает список товаров, отмечает нужные позиции и добавляет их в предложение. Выбранные товары можно удалить или расположить в необходимом порядке.

Автоматически подставили данные менеджера и клиента

Форму коммерческого предложения разделили на несколько блоков.

Данные авторизованного менеджера — имя, телефон и электронная почта — подставляются автоматически.

Отдельно указывается компания, для которой готовится документ.

Для заголовка, описания и дополнительных условий оставили HTML-редактор Bitrix. Через него менеджер может добавлять текст, ссылки, списки и стандартное форматирование без работы с HTML-кодом.

Характеристики оборудования заблокировали от ручного изменения

Информация о товаре поступает непосредственно из каталога.

В коммерческое предложение автоматически попадают название, изображение, ссылка на страницу оборудования и технические характеристики.

При этом характеристики менеджер изменить не может.

Такое ограничение сделали специально: если инженер уже внес в каталог корректные параметры оборудования, их не требуется повторно вводить при подготовке предложения.

Индивидуальное описание товара при этом остается редактируемым. Менеджер может адаптировать его под задачу конкретного заказчика, не затрагивая технические данные.

Сделали гибкую сравнительную таблицу

В коммерческих предложениях требовалось сравнивать оборудование по разным параметрам.

Использовать одну фиксированную таблицу было неудобно: набор характеристик зависит от оборудования и задачи заказчика.

Поэтому в модуле реализовали таблицу, структуру которой менеджер может изменять самостоятельно. В ней можно добавлять новые столбцы, переименовывать их и удалять ненужные.

Это позволяет подготовить отдельную структуру сравнения под каждый запрос, сохраняя исходные характеристики оборудования связанными с каталогом.

Добавили дополнительные условия и прикрепление счета

В конце формы менеджер может добавить информацию, относящуюся к конкретной сделке: условия оплаты, сроки поставки и другие договоренности.

К коммерческому предложению также можно прикрепить готовый счет в PDF.

После сохранения документ появляется в общем списке коммерческих предложений. Его можно повторно открыть, изменить либо использовать как основу для нового.

Копирование особенно удобно при похожих запросах: менеджеру достаточно создать копию готового предложения и изменить только данные клиента или отдельные позиции оборудования.

Разделили коммерческое предложение и товары в структуре данных

При разработке требовалось учесть, что коммерческое предложение состоит из большого количества связанных данных: информации о клиенте и менеджере, текстовых блоков, оборудования, характеристик, индивидуальных описаний, сравнительной таблицы и вложений.

Для хранения использовали highload-блоки Bitrix.

Основные данные коммерческого предложения хранятся отдельно, а выбранные товары — в связанном highload-блоке.

Такая структура позволяет добавлять в одно предложение несколько товарных позиций и сохранять индивидуальную информацию для каждой из них.

Это также упростило дальнейшее развитие модуля: новые функции можно добавлять без необходимости хранить всю структуру документа в одной записи.

Для каждого КП создали публичную страницу

После сохранения система автоматически формирует отдельную публичную страницу коммерческого предложения.

На ней отображаются данные менеджера и клиента, описание предложения, выбранное оборудование, характеристики, индивидуальные описания, сравнительная таблица и дополнительные материалы.

Менеджеру достаточно отправить заказчику ссылку.

Реализовали генерацию PDF

Помимо публичной страницы заказчику требовалась привычная файловая версия документа.

Поэтому модуль генерирует PDF с содержимым коммерческого предложения.

В документ должны корректно переноситься товары, изображения, технические характеристики, таблицы и текстовые блоки.

Отдельно обработали ситуацию, когда к предложению уже прикреплен счет в PDF. Его страницы можно добавить к итоговому документу.

Если дополнительное вложение имеет другой формат, оно остается самостоятельным файлом или ссылкой.

Таким образом, менеджер может выбрать подходящий способ передачи документа: отправить публичную ссылку, PDF или подготовить предложение к печати.

Ограничили административную панель для менеджеров

Поскольку модуль работает внутри «1С-Битрикс», потребовалось настроить отдельные права доступа.

Менеджеру не нужны технические настройки сайта, инфоблоки и остальные административные разделы.

Поэтому для этой роли оставили только инструменты, связанные с коммерческими предложениями.

Администратор при этом сохраняет полный доступ к сайту.

В результате внутри стандартной административной панели Bitrix появился отдельный рабочий интерфейс для менеджеров.

Результаты

После внедрения модуля коммерческое предложение формируется внутри сайта без ручного переноса характеристик оборудования.

Менеджер выбирает товары из каталога, добавляет информацию для конкретного клиента, при необходимости формирует сравнительную таблицу, прикрепляет счет и сохраняет документ.

После этого система создает публичную страницу и PDF.

По итогам проекта:

?     подготовка одного коммерческого предложения сократилась с нескольких часов до нескольких минут;

?     предложения формируются в едином формате;

?     характеристики оборудования совпадают с данными каталога, поскольку подставляются автоматически;

?     клиент может получить ссылку, PDF или печатную версию;

?     сохраненное предложение можно скопировать и быстро адаптировать под другого заказчика.

Перейти на сайт