Полный цикл проектной работы и прозрачность для клиентов центра строительной экспертизы

Заказчик

«Экспертиза им. Плетцер» — центр негосударственной строительной экспертизы. Проверяет проектную документацию на безопасность и соответствие нормам. За год выросла более чем в два раза, работает со все

Задача

Заменить таблицы, не справлявшиеся с контролем 100+ проектов и документооборота по томам; выстроить прозрачность этапов экспертизы для заказчиков.

«Экспертиза им. Плетцер» проверяет проектную документацию строительных объектов: изыскания, конструктивные расчеты, санитарно-эпидемиологические и пожарные требования. Заказчики — застройщики и проектные компании, которым нужно экспертное заключение перед началом строительства. Операционная модель строится на двух ролях: менеджеры проектов ведут заказчиков от начала до конца, эксперты проверяют тома документации и формируют замечания.

Задача

Пока проектов было около десяти, команда управляла работой в электронных таблицах. За год компания выросла более чем в два раза, количество проектов превысило сотню, и таблицы перестали справляться: по каждому тому документации приходилось фиксировать поступление замечаний, отправку заказчику и результаты исправлений. Контроль процессов стал невозможен, при этом команду предстояло расширять — нужен был инструмент для быстрого ввода новых людей в процессы.

Требования к системе: раздельный контроль документооборота и прохождения экспертизы, ведение проектов, задач и документов в одном контексте. Часть рынка не подошла: некоторые разработчики работают только с крупным бизнесом, у других модули, например документооборот, нужно докупать отдельно. Команда остановилась на Аспро.Cloud после тестирования — решающими стали самостоятельная настройка, пользовательские поля и связи между разделами.

Реализация

Внедрение выполнили самостоятельно, данные из таблиц переносили вручную и примерно за месяц начали полноценно работать в системе; вопросы решал чат поддержки.

Для заказчиков реализован личный кабинет: клиентов подключают с правами только на просмотр, и они видят этапность экспертизы — стадию проекта, статус отработки замечаний, эксперта по каждому тому. Дополнительно собрана база знаний с инструкциями по кабинету.

CRM используется как история взаимодействий: в карточке сделки хранятся контакты, документы, переписка и звонки, договоры отправляются из системы. При возврате клиента через несколько месяцев менеджер восстанавливает контекст за минуты. После подписания договора сделка прикрепляется к карточке проекта.

Карточка проекта стала центром координации менеджера: вехи проекта, события с автоматическими напоминаниями, документооборот со сквозной нумерацией и печатными формами, финансовый контроль с автоматическим подтягиванием фактических платежей через интеграцию с Т-Банком.

Проверка томов вынесена в бизнес-процессы: на каждый том заводится карточка, проходящая фиксированную цепочку этапов — «Отсутствует», «Рассмотрение», «Выданы замечания», «Рассмотрение ответов», «Повторные замечания», «Положительное». Этапы повторной проверки циклятся до закрытия всех замечаний. Поступившие тома запускают в работу без ожидания полного комплекта, связь проекта с бизнес-процессом настроена пользовательским полем — переход в один клик. История изменений сохраняется полностью.

Результат

Команда выделяет два ключевых изменения. Первое — личный кабинет для заказчиков: клиенты сами видят этапность прохождения экспертизы и статусы замечаний, нагрузка на менеджеров по информированию снята. Второе — контроль сроков: статусы всех проектов и томов доступны в реальном времени, изменения отслеживаются быстро.

По словам директора по развитию Елены Ситниковой, внедрить систему удалось примерно за месяц, а команде удобно пользоваться ей и сейчас. Прозрачность процесса стала для компании конкурентным преимуществом: заказчик наблюдает ход экспертизы так же, как отслеживают доставку, — до получения итогового заключения.

Перейти на сайт