HR-портал ГлавАПУ: кастомизация K-Team.HRM на Битрикс24 Enterprise

Заказчик

ГБУ «ГлавАПУ» — Главное архитектурно-планировочное управление Москомархитектуры. Крупное госучреждение с многоуровневой организационной структурой и большим штатом сотрудников.

Задача

Модернизировать корпоративный портал и внедрить K-Team.HRM с глубокой кастомизацией: фирменный интерфейс, HR-сервисы, личный кабинет, адаптация, отпуска, заявки, интеграция с 1С.

Команда «Цифрового Элемента» провела масштабную модернизацию корпоративного портала ГБУ «ГлавАПУ» на базе Битрикс24 Enterprise и K-Team.HRM.

Вместо типового внедрения готового HRM-продукта мы выполнили глубокую кастомизацию платформы под процессы крупного государственного учреждения. В единой цифровой среде были объединены HR-сервисы, личный кабинет сотрудника, обучение, адаптация, внутренние заявки, управление отсутствиями и корпоративные коммуникации.

О заказчике и исходная ситуация

ГБУ «ГлавАПУ» — Главное архитектурно-планировочное управление Москомархитектуры. Для внутренней работы учреждения уже использовался корпоративный портал на базе коробочной версии Битрикс24 Enterprise.

С учетом масштаба организации, большого количества сотрудников и многоуровневой организационной структуры портал должен был стать полноценной единой цифровой средой — не только для коммуникаций, но и для HR-процессов, внутренних сервисов и работы с корпоративной информацией.

Бизнес-задача

Перед «Цифровым Элементом» стояла задача существенно модернизировать существующий портал и расширить его возможностями HRM-системы. В качестве функциональной основы использовалась K-Team.HRM — платформа на базе Битрикс24.

Ключевые требования:

• Сохранить возможности Битрикс24 Enterprise и сформировать единую корпоративную систему
• Адаптировать типовое решение под корпоративные процессы, структуру и правила согласований учреждения
• Реализовать фирменный интерфейс и интеграцию с существующими информационными системами
• Актуализировать организационную структуру и кадровые данные
• Обеспечить разграничение прав доступа и возможность дальнейшего масштабирования

Таким образом, проект представлял собой не установку готового HRM-продукта, а глубокую кастомизацию под процессы крупного государственного учреждения.

Ход реализации

1. Аудит и проектирование архитектуры

Работы начались с обследования существующего портала. Команда изучила архитектуру решения, механизмы импорта пользователей, подразделений, фотографий и отсутствий, работу фоновых заданий и интеграционных скриптов. Это позволило определить, какие компоненты сохранить и развить, а какие процессы перестроить в рамках новой архитектуры.

2. Единый дизайн корпоративного портала

K-Team.HRM адаптировали к фирменному стилю учреждения. Предусмотрена централизованная система брендирования, позволяющая управлять цветовой схемой, элементами управления, кнопками, формами и оформлением виджетов. Одновременно переработали структуру меню и навигацию, чтобы большое количество корпоративных сервисов оставалось понятным для сотрудников.

В результате Битрикс24 перестал восприниматься как набор разрозненных стандартных инструментов и получил единый пользовательский интерфейс корпоративной информационной системы.

3. Главная страница как рабочая точка входа

Для Главной страницы разработан набор корпоративных виджетов:

• Корпоративные объявления и баннеры
• Новости (с разделением на обычные и наиболее важные)
• Быстрые ссылки
• Дни рождения и новые сотрудники
• Лучшие сотрудники
• Актуальные опросы

Для части элементов предусмотрена персонализация. Например, информация о сотрудниках может учитывать подразделение пользователя. Главная страница стала не информационной заставкой, а полноценной точкой входа в корпоративную цифровую среду.

4. Новый личный кабинет сотрудника

Одной из центральных частей проекта стала глубокая переработка профиля сотрудника. В личном кабинете объединили информацию и сервисы, необходимые в повседневной работе:

• Персональные и контактные данные, положение в оргструктуре
• Информация о руководителе и текущие отсутствия
• Запланированные отпуска и замещающие сотрудники
• HR-сервисы, информация о ДМС
• Активные и завершенные заявки
• Компетенции и благодарности
• Корпоративные сервисы, календарь, задачи и рабочее время

Профиль сотрудника превратился из стандартной карточки пользователя в полноценное персональное рабочее пространство.

5. Визуальная организационная структура

Модуль структуры адаптировали для работы с подразделениями и сотрудниками в нескольких представлениях. Реализованы поиск и фильтрация, карточки сотрудников, вывод руководителей и возможность перехода от общей структуры к конкретному подразделению. Отдельно предусмотрена административная функциональность для управления структурой.

6. Большой HR-раздел «Управление персоналом»

В одном пространстве объединили материалы и сервисы, связанные со всем жизненным циклом сотрудника:

• Подбор персонала и адаптация
• Обучение, развитие и оценка
• Маршрутный лист нового сотрудника
• Кадровые документы и охрана труда
• ГОЧС, формы и обращения, контакты HR-службы

В зависимости от сценария сотрудник может перейти во внутренний сервис, открыть документ, получить шаблон или обратиться к ответственному сотруднику. Управление содержанием вынесено в административную часть, благодаря чему HR-служба может актуализировать материалы без участия разработчиков.

7. Цифровая адаптация новых сотрудников

В K-Team.HRM сформирован механизм сценариев адаптации, позволяющий назначить сотруднику последовательность необходимых действий и контролировать их выполнение. Для HR доступны сотрудники, проходящие адаптацию, текущий этап, задачи, сроки и процент выполнения сценария.

В HR-разделе собраны инструкции, адаптационные треки, положения об испытательном сроке, планы прохождения адаптации, формы отчетности и материалы по наставничеству. Адаптация превратилась из набора документов в управляемый цифровой процесс.

8. Обучение сотрудников

Корпоративное обучение интегрировано непосредственно в портал. На базе функциональности обучения Битрикс24 предусмотрена работа с внутренними и внешними курсами, уроками и тестами. Система позволяет отслеживать прохождение элементов программы и рассчитывать общий процент завершения курса. В HR-разделе дополнительно собраны положения и материалы по обучению, включая программы для сотрудников на испытательном сроке.

9. Автоматизация отпусков

На портале реализованы сценарии подачи заявлений и последовательного согласования отпусков. В зависимости от типа заявления система формирует маршрут между инициатором, HR и руководителем. Участники процесса получают задания и уведомления, могут согласовать или отклонить запрос (при отказе указывается обязательная причина). Сотрудник видит состояние обращения и при необходимости может скорректировать данные.

10. Управление замещением

В личном кабинете реализован отдельный механизм управления замещением. Сотрудник может выбрать заместителя, определить период его полномочий и связать замещение со своим отсутствием. Информация о назначенных заместителях становится частью профиля пользователя и доступна другим сотрудникам.

11. Корпоративные заявки вместо писем

На портале сформирован каталог сервисов, через который сотрудник может создавать обращения в различные подразделения. Каждый сервис имеет собственную форму, а созданная заявка получает уникальный статус и передается ответственному исполнителю. Для исполнителей разработано отдельное рабочее пространство с заданиями, где заявку можно принять в работу, выполнить или отклонить с обязательным комментарием.

12. Переговорные и корпоративный календарь

Проработан отдельный сервис бронирования переговорных. Сотрудник видит комнаты и сетку доступного времени, выбирает слоты и участников встречи. Для переговорных, требующих дополнительного разрешения, предусмотрен процесс согласования. Система уведомляет участников об изменениях бронирования, а информация о занятости помещений отображается непосредственно в интерфейсе портала.

13. Интерактивный раздел «Профсоюз»

Отдельной нестандартной задачей стала разработка полноценного внутреннего раздела «Профсоюз», объединяющего:

• Информацию о профсоюзе и данные о членах профкома
• Информацию о ДМС, нормативные документы и шаблоны
• Мероприятия, спортивные активности и отчеты
• Опросы, впечатления сотрудников и контакты

Карточки членов профкома связаны с пользователями портала. Мероприятия интегрированы с календарем. Для публикаций предусмотрены поиск, фильтрация, реакции, просмотры и комментарии. Внутри Битрикс24 появился самостоятельный интерактивный коммуникационный сервис.

14. Интеграция с 1С и работа с кадровыми данными

В рамках проекта проработан интеграционный контур между кадровой системой на базе 1С и Битрикс24. Для обмена кадровой информацией рассматривались и проектировались различные механизмы интеграции, включая файловый обмен и специализированный коннектор. Задача интеграционного слоя — поддерживать актуальными сведения о сотрудниках, подразделениях и отсутствиях, от которых зависит работа HR-модулей портала.

Техническая сложность проекта

Проект ГлавАПУ нельзя рассматривать как типовое внедрение K-Team.HRM. Команда работала одновременно с несколькими уровнями системы:

• Коробочной версией Битрикс24 Enterprise
• Функциональностью K-Team.HRM
• Существующими нетиповыми доработками портала
• Кадровой системой и механизмами фоновой синхронизации
• Организационной структурой и многочисленными ролями
• Внутренними бизнес-процессами учреждения

При этом требовалось сохранить совместимость со стандартной функциональностью Битрикс24 и возможность дальнейшего обновления платформы. Поэтому значительная часть работы заключалась именно в архитектурной адаптации и кастомной разработке, а не в настройке готовых модулей.

Результат

ГлавАПУ получил корпоративный HR-портал на базе Битрикс24 Enterprise и K-Team.HRM, адаптированный под реальные процессы учреждения.

Что изменилось:

• В едином цифровом пространстве объединены HR-сервисы, оргструктура, личный кабинет, обучение, адаптация, отпуска, замещения, заявки, переговорные и корпоративный контент
• Сотруднику больше не требуется воспринимать портал как набор отдельных инструментов Битрикс24: основные ежедневные сценарии собраны в едином интерфейсе
• Для HR и внутренних служб портал стал инструментом организации и автоматизации процессов
• Для сотрудников — единой точкой доступа к корпоративным сервисам и информации

Главный результат: не внедрение очередной внутренней системы, а создание полноценной цифровой среды сотрудника, встроенной в ИТ-ландшафт учреждения.

Роль «Цифрового Элемента»

В этом проекте «Цифровой Элемент» выступил не как установщик готового решения, а как enterprise-интегратор Битрикс24. Команда:

• Провела анализ существующего портала и технический аудит
• Спроектировала развитие корпоративной системы
• Внедрила K-Team.HRM и глубоко адаптировала стандартную функциональность
• Разработала нетиповые модули и настроила HR-процессы
• Проработала интеграции с 1С и адаптировала пользовательский интерфейс
• Подготовила архитектуру к дальнейшему развитию

Именно сочетание возможностей Битрикс24 Enterprise, K-Team.HRM и кастомной разработки позволило превратить базовое HRM-решение в корпоративную платформу, учитывающую специфику ГлавАПУ.