Пример автоматизации Бизнес-Процессов компании в Битрикс24.

Заказчик
Консорциум «Welding Group» - группа компаний, предоставляющая полный спектр услуг по поставке, сборке, сервисному обслуживанию сварочного оборудования, состоящая из группы компаний, работающих на распределенной территории по всему Казахстану.
Задача
1. Автоматизировать процесс жизненного цикла договора, от инициации, до подшивки договора в архив компании. 2. Организовать полный контроль процесса подписания договора 3. Увеличить количество выигранных сделок

Кейс показывает, как можно использовать Визуальный конструктор в Битрикс24 для:
- для контроля жизненного цикла договора; 
- Какие инструменты использовать в Битрикс24 для контроля длительных процессов? 
- Жизненный цикл договора от согласования, до подшивки в архив, или как не не потерять договор?
- Как довести сделку до Выигрыша? Или рассказ о том как автоматизировать пинок под зад.

Автоматизация офисной и учетной работы – это «WEB for ALL- Доступные технологии» − студия, которая взяла на себя интеграцию Битрикс24-коробка для Группы Страховых Компаний.

Что мы имеем в начале:

Консорциум «Welding Group» - группа компаний, предоставляющая полный спектр услуг по поставке, сборке, сервисному обслуживанию сварочного оборудования, состоящая из группы компаний, работающих на распределенной территории по всему Казахстану.

Проблем-листинг:

1. Инициируется договор в одном из подразделений компании, а формирование договора осуществляется централизовано в головном офисе компании. При этом Инициатор и Куратор договора, территориально могут находиться в разных городах.

2. На разных этапах жизненного цикла договора, отвечают за него разные сотрудники. Так Инициатором договора может быть региональный менеджер, а его подготовку осуществляет Куратор договоров. Получает подписи со стороны клиента Инициатор, а его архивирование в головном офисе вновь Куратор договоров.

3. При этом промежуточные стадии, такие как, отправка в головной офис, согласование и подписание договора зависят от других участников процесса: от офис-менеджера, до директора компании.

4. Вновь нанятым сотрудникам сложно понять весь жизненный цикл договора, что приводит к замедлению всего процесса и, как следствие, к потерям компании.

5. Жизненный цикл договора может быть длительным и растянутым во времени, что приводит к разрыву последовательности действий в процессе подписания договора.

 6. Растянутые по времени «Длинные Сделки» приводят к потере контроля над ними и могут привести к утрате первичных документов- оригиналов договоров.

7. Реестр договоров составляется «по старинке», посредством Excel-файла.

Какие инструменты Битрикс24 выбрать для контроля длительных процессов?

Изучив Бизнес-процессы компании, и определив слабые  места в жизненном цикле договора, мы решили использовать универсальный инструмент Битрикс24 – «Универсальные Списки».

Битрикс24: «Универсальные Списки» это универсальный инструмент позволяющий структурировать любые данные в бизнес-процессах компании.

С использованием универсальных списков в Битрикс24 можно вести учет любых документов, составить  реестр договоров, перечень корпоративных инструкций – другими словами, создать списки любых объектов присутствующих в компаниях разного калибра. Рассмотрим на конкретном примере, как с помощью списков можно вести реестр договоров, а используя Бизнес-Процесс Битрик24, как  автоматизировать процесс контроля на протяжении всей жизни документа.

Битркс24: «Бизнес-Процесс»  - инструмент автоматизации бизнес-процессов компании, не требующий глубоких знаний в области программирования. Использование Визуального Конструктора Бизнес-Процессов – позволяет переложить физические процессы в компании в программную часть Портала, не прибегая к дорогостоящим разработкам Программного Обеспечения.

И так мы выбрали следующие инструменты Битрикс24:

·        Универсальные Списки

·        Бизнес-Процессы в Универсальных Списках.

·        Постановка заданий из Бизнес-Процессов, сотрудникам с инструкцией к действиям

·        Автоматическая постановка Задач, на ключевые точки Бизнес-Процесса

·        Автоматизация информирования Ответственных лиц посредством е-мэйл, СМС и внутри-портального чата.

Автоматизация процесса через последовательный Бизнес-процесс Битрикс24.

Для автоматизации процесса подписания договора нами был выбран Последовательный Бизнес-Процесс: Компания > Списки >Действия > Настроить бизнес-процессы.

 

Используем визуальный конструктор Бизнес-Процессов, и переносим физический процесс подписания договора в компании в алгоритм работы Бизнес-процесса в Битрикс24.

 

 

При проектировании Списка реестра договоров в качестве клиентских полей были выбраны Связанные поля с данными из CRM- Битрикс24: Контакты и Компании. Это позволяет упростить выбор данных менеджером при инициировании договора:

 

После внесения первичной информации, автоматически запускается Бизнес-процесс, который создает запись в реестре:

 

Автоматизация процесса посредством Бизнес-Процессы Битрикс24, позволяют собрать все необходимые атрибуты договора:

·        Сам договор;

·        Согласование договора;

·        Исправление договора в случаях несоответствий;

·        Подпись первого руководителя;

·        Вести учет комментариев, всех участников процесса;

·        Автоматизировать процесс напоминания сотрудника, на котором процесс остановился, через СМС-Информирование. Для этого используется сервис предоставляемый нашей студией СМС-Информирование www.sms.web4.su.

В завершении Бизнес-Процесса вся информация по договору будет записана в реестр, включая файл договора с подписью первого руководителя, после того как он утвердит договор.

 

Достигнутые результаты

1. Битрикс24 объединил территориально распределенные ресурсы компании в один- единый механизм, контролируемый на каждом участке процесса.

2. Элементы бизнес-процесса компании, которые зависят от разных сотрудников компании, теперь контролируются в одной точке – Портал Битрикс24. Нет необходимости собирать информацию из разных источников. Особенно это актуально, при увольнении сотрудника, или его болезни.

3. Благодаря автоматизации достигается легкое усвоение процессов заведенных в компании вновь нанятыми сотрудниками.

4. Информация не теряется, не забывается и соответствует актуальности, т.к. весь процесс контролируется программным обеспечением портала Битрикс24, и исключает человеческий фактор из процесса не зависимо от длительности процесса. Задачи и задания могут «висеть над душой», в течении дней, недель и нескольких месяцев.

5. Реестр договоров составляется в автоматическом режиме и в процессе прохождения договора, и автоматически пополняется новой информацией. При необходимости реестр договоров может быть экспортирован в таблицу Excel, для ручной обработки данных. 


Перейти на сайт

В карточку агентства
Пользуйтесь реальным опытом в IT и следите за успехами потенциальных подрядчиков и конкурентов

Кейсы по этой теме

Не трать деньги на ошибки —
используй чужой опыт

Разработка и продвижение сайтов, SEO, SMM, брендинг и многое другое – вооружайтесь свежими IT — решениями из рассылки кейсов Рейтинга Рунета

Подписаться на кейсы