Онлайн-модуль для удобного документооборота в компании

Заказчик
IT-компания с большим количеством сотрудников в штате и на удаленке, которым нужна онлайн-система регламентов.
Задача
Разработка простого инструмента для создания и публикации приказов и инструкций для разных групп сотрудников.

Серьезная проблема для среднего и крупного бизнеса - внедрение нормативных документов. У руководителей часто нет уверенности в том, что сотрудники ответственно ознакомились с новыми приказами и взяли в работу обновленные процедуры. 

Чтобы регламенты и инструкции были всегда на виду у подчиненных, а руководитель мог контролировать факт их прочтения, мы разработали онлайн-модуль ОРГПОЛИТИКА.

О проекте

В нашем агентстве долгое время распоряжения и приказы выпускались привычно - напечатанными на бумаге, рассылками в корпоративной почте. В некоторых случаях изменения в порядке работы и новые процедуры руководитель закидывал в общий чат в CRM. Мы поняли, что такой подход не эффективен. Документооборот нужно было полностью переводить в онлайн. 

Требования к программе от руководства были четкими. Владелец должен уметь:

  • выпускать правила, регламенты, приказы, информационные письма, инструкции;
  • распределять информацию по разным отделам и назначать права доступа для сотрудников;
  • контролировать прочтение документов каждым сотрудником.

Мы решили не разрабатывать независимый софт,  а интегрировать его в Битрикс24, которым пользуемся сами. Это позволило нам существенно сэкономить время разработки и начать работать в программе уже через месяц. 

Приложение ОРГПОЛИТИКА устанавливается из Маркетплейса Битрикс24 и представляет собой SPA (Single Page Application), написанное с использованием JavaScript фреймворка Ember.JS. Данные хранятся в системе Битрикс24, работа ведется через REST API Birtix24. Все документы, размещенные в ОРГПОЛИТИКЕ, надежно защищены, информация доступна только пользователям вашего портала, разработчикам - по приглашению.

Как все работает

Установить и использовать модуль может любой пользователь Битрикс24 бесплатно. Если вы не используете Битрикс24 для бизнеса, потребуется зарегистрироваться на портале - это тоже бесплатно.

В ОРГПОЛИТИКЕ существует две основные роли пользователей - руководитель и сотрудник.

Функционал руководителя

  • Структура

Создавайте индивидуальную структуру своей компании с учетом количества и иерархии отделов в ней.

  • Права доступа

Настраивайте права доступа (сотрудники отдела А не будут видеть регламенты сотрудников из отдела Б).

  • Создание документа

Создавайте документ/регламент/инструкцию – устанавливайте, для какого отдела эта инструкция. Документ можно разместить в нескольких категориях.

  • Контрольные вопросы

Добавляйте контрольные вопросы, на которые сотрудник должен ответить после прочтения. Сотрудник не сможет подтвердить ознакомление, пока не ответит правильно на все вопросы.

  • Контроль ознакомления

Отслеживайте, кто из сотрудников ознакомился, а кто нет – это видно в отчете.

Функционал сотрудника

  • Уведомление о новом документе

Сотрудники автоматически получают уведомление в чат о выходе нового документа и приглашение ознакомиться с ним.

  • Уведомления о изменении существующих документов

При внесении изменений в старые файлы сотрудники также получают уведомления том, что нужно ознакомиться с документом заново.

  • Ознакомление с документом

После прочтения сотрудник нажимает на кнопку "Ознакомился", а в отчет записывается дата и время этого действия.

  • Ответы на контрольные вопросы

Если к документу приложен список контрольных вопросов, на них необходимо ответить. В противном случае ознакомление не будет засчитано. Система позволит подтвердить прочтение только если все ответы даны верно.

  • Учебный Центр

На базе приложения можно создать Учебный Центр. Сотрудники могут пользоваться приложением как базой знаний, проходить курсы, отвечать на вопросы и повышать свою компетентность.

Модуль позволяет размещать до 10 записей в базовой версии. Чтобы размещать больше, потребуется оплатить выбранный тарифный план или купить бессрочную лицензию.

По вопросам установки и настройки приложения или Битрикс24 обращайтесь к нашим специалистам


Перейти на сайт

В карточку агентства
Пользуйтесь реальным опытом в IT и следите за успехами потенциальных подрядчиков и конкурентов

Читайте также

Кейсы по теме#Информационные и инженерные технологии