В2В-портал (бизнес для бизнеса) для крупнейшего поставщика сувенирной продукции XINDAO

Заказчик

XINDAO — голландская компания, один из крупнейших поставщиков корпоративных подарков и бизнес-сувениров с индивидуальным брендированием и дизайном.

Задача

Автоматизировать работу поставщика с 400 дистрибьюторами с помощью сайта.

XINDAO — нидерландская компания, один из крупнейших поставщиков корпоративных подарков и бизнес?сувениров с индивидуальным нанесением логотипа и европейским оформлением. Компания — автор антикражного рюкзака Bobby, её представительства открыты в 11 странах мира. XINDAO работает с корпоративными клиентами не напрямую, а через посредников — рекламные агентства. В России их около 400: они обеспечивают весь клиентский сервис и зарабатывают на процентах от выполненных заказов. 

Аудитория сайта — менеджеры и агенты, которые работают с корпоративными клиентами. Они составляют коммерческие предложения, помогают клиентам выбрать сувениры и выполнить нанесение логотипа, контролируют печать и доставку заказов. Эти люди ведут множество клиентов одновременно. Компании требовался новый сайт с удобным каталогом и личным кабинетом.  

Проблема бизнес-процесса 

Раньше оформление заказа происходило так: менеджер посредника получал заявку, проверял наличие товара на складе, сверял возможности и стоимость нанесения логотипа, уточнял сроки поставки, обменивался с поставщиком по почте счетами и закрывающими документами. Быстро что-то отредактировать, удалить или объединить в один заказ было крайне сложно, а вот запутаться и что-нибудь потерять — легко..  

Чтобы сократить процесс и избавиться от хаоса, было решено перенести этот бизнес?процесс в личный кабинет на сайте. Там должна была отображаться история заказов с актуальными статусами, остатки на складах, сроки производства и этапы готовности, график платежей. Весь документооборот также было решено перенести в личный кабинет. А для руководителей агентств?посредников появлялась возможность анализировать отчёты по продажам — в том числе по каждому сотруднику.  

При этом публичная часть сайта оставляла за собой роль интернет?витрины: показывать ассортимент, виды и способы нанесения логотипа на сувенирную продукцию, но не давать возможности сделать заказ напрямую. Это типичное решение для производственной компании — полный функционал становится доступным после авторизации.

Личный кабинет дилера

Новый личный кабинет позволил одному юридическому лицу заводить неограниченное количество учётных записей для своих менеджеров. Это даёт специалистам возможность не тратить время на поиск своих заказов среди чужих и проще контролировать статусы оплаты, а руководителям — отслеживать деятельность каждого сотрудника. 

Сайт XINDAO избавляет менеджера от необходимости каждый раз собирать коммерческое предложение, копируя названия товарных категорий вручную и вставляя их в документ. Теперь он может быстро сформировать коммерческое предложение с выбранными позициями, характеристиками и стоимостью, а потом скачать его в формате PDF или XLS в два нажатия.

Настройки позволяют быстро подготовить индивидуальное предложение для того или иного клиента.

Этапы оформления заказов

В интерфейсе личного кабинета менеджер может выбрать продукцию, сформировать заказ из разных складов, зарезервировать товары, которых там ещё нет, при этом сразу учитывать изменения времени ожидания заказа. Вся информация о товарах, остатках на складах и ожидаемых поступлениях выгружается из 1С и автоматически обновляется на сайте.  

Чаще всего, когда менеджеры создают сразу много заказов, им удобно, чтобы они приходили одновременно. Это ещё и часть внутренних правил XINDAO — стремиться облегчать логистику. Поэтому менеджерам так важна функция «резерв», ведь это не просто возможный заказ, а тот заказ, который ещё не уехал. Менеджер зарегистрировал его, но тот ещё не собран и не отправлен. 

XINDAO также бесплатно присылает образцы продукции прямо в офис посредника, чтобы их могли посмотреть и потрогать, показать клиенту. Аренда длится пять дней, затем приезжает курьер и забирает его. Если образец очень понравился, можно выкупить его и оставить себе. 

В карточке каждого товара есть информация о том, какое нанесение можно сделать — гравировка, вышивка, разные виды печати. На макете отмечено поле для нанесения. Его можно скачать, разместить логотип в нужном месте, затем согласовать его с клиентом и сделать заказ. 

Оплата 

Агентства?посредники работают с XINDAO по кредитной линии — это доступная сумма доверительного кредита, которая увеличивается в зависимости от объёма заказов. Агентство может заказать и получить товар с отсрочкой оплаты счёта до 21 дня. Если на 22-й день оплата не поступает, возможность заказа для учётной записи блокируется. С посредником связывается менеджер XINDAO и выясняет, в чём дело. Внутри личного кабинета менеджер может контролировать статусы оплат и даты платежей по заказам.

Интерфейс руководителя: 

В личном кабинете руководителя рекламного дистрибьютора отражается аналитика по своей компании:

—  общая сумму продаж за текущий месяц/квартал/ год и сравнительный график с предыдущими периодами,

— количество заказов, 

— средний чек, 

— количество зарезервированных, но не выкупленных товаров, 

— круговая диаграмма топ-категорий продукции,

— показатели сотрудников: объем и сумма продаж каждого.

Сохраняется и статистика заказов — информация о том, какие товары каким клиентом куплены. Данные копятся и собираются в информационные панели.

Руководителю агентства это даёт возможность быстро проанализировать эффективность бизнеса, не требуя от сотрудников вручную составлять отчёты по продажам.

Он наглядно видит, кто из менеджеров работает лучше, в каком месяце продажи выросли или просели, какие товары или вид нанесения пользуется наибольшей популярностью. Благодаря этой информации посредники могут менять приоритеты и корректировать маркетинговую стратегию. XINDAO увеличивает скидку для партнёров с большими оборотами, помогая больше зарабатывать посредникам. Так компания создаёт своё конкурентное преимущество как поставщика и сама зарабатывает больше.

Достигнутый результат

— Посредники XINDAO экономят трудочасы.

— Клиентские менеджеры избавляются от рутинных действий: переписки, звонков, составления коммерческих предложений.

— Менеджерам легко организовать свой труд: календарь платежей, резервирование продукции, согласование макетов.

— Руководители агентств могут быстро анализировать эффективность работы с помощью статистики и информационных панелей.

— XINDAO увеличивает своё конкурентное преимущество как поставщика.

Перейти на сайт