3 000 предложений, которые принесли компании 20 ярдов выгоды. Запустили фабрику идей

Заказчик

Заказчик — один из лидеров производственно-добывающей отрасли с ежегодной выручкой более 300 млрд рублей. Компания активно использует подходы бережливого производства и внедряет их в бизнес-процессы.

Задача

Клиент обратился за созданием нового сервиса на основе нашей платформы по сбору инициатив IMS. Система была необходима для фиксации идей с эффектом менее 1 млн рублей.

Клиент и наше цифровое партнерство

Наш заказчик — один из лидеров производственно-добывающей отрасли с ежегодной выручкой более 300 млрд рублей. Компания активно использует подходы бережливого производства и внедряет их в бизнес-процессы.

Ранее мы рассказывали о создании IMS для сбора инициатив от сотрудников. Это сервис, в котором сотрудники предлагают идеи по улучшению процессов с экономическим эффектом более 1 млн рублей. В системе зарегистрировано 24 компании и 3 000 предложений, реализация которых принесла компании выгоду на 20 млрд рублей.

На основе нашей разработки появился еще один сервис для сбора идей, а затем и целая экосистема. О них мы расскажем в этом кейсе. 

Задача

Клиент обратился за созданием нового сервиса на основе нашей платформы по сбору инициатив IMS. Система была необходима для фиксации идей с эффектом менее 1 млн рублей. 

Сбор предложений от сотрудников как бизнес-процесс называется фабрикой идей. Ранее для этого сотрудники заполняли бумажные бланки с предложениями и передавали их на согласование руководителям предприятия. 

Также заказчик попросил реализовать в новом сервисе доску решения проблем — подачу сообщений о неполадках. Они передаются ответственным на реализацию задачи.

В результате нам нужно было создать сервис с фабрикой идей и доской решения проблем и объединить его с продуктом по внедрению инициатив IMS.

Задачи: 

• Создание единого централизованного сервиса для хранения реестра идей и проблем.
• Уход от использования сторонних инструментов — Excel и Google-таблиц. Это устраняет риски фрагментации данных и упрощает доступ к информации.
• Добавление связей между сущностями в системе: идеи, проблемы, инициативы.
• Разделение идей и проблем на две сущности, чтобы не смешивать их между собой.
• Интеграция мобильного приложения компании с цифровой лин-системой. Ускоряет обработку идей и бесшовное подключение к экосистеме. 
• Обеспечение охвата всех предприятий компании и сбор статистики по каждой организации.
• Добавление и расчет премий сотрудникам за предложения и реализацию идей. 
• Реализация возможности проводить оценку экономической эффективности идей, премировать сотрудников и выбирать лучшие предложения.
• Внедрение удобных инструментов аналитики для всех предприятий компании.

Решение

Мы разработали новый сервис с двумя ключевыми возможностями: 

• Фабрика идей — цифровое пространство для идей с экономическим эффектом не превышающим 1 млн рублей. Например, новый способ устранения дефектов при производстве труб.
• Доска решения проблем — функция подачи запросов без решения и расчета эффекта. Например, уборка мусора или замена дверной ручки.

Подать идеи, инициативу или проблему можно в интерфейсе самих сервисов либо через мобильное приложение, которое интегрировано в систему. Как только сотрудник сохранил предложение — оно автоматически появляется на платформе. Затем идею рассматривает эксперт и комиссия.

Дизайн сервиса сохраняет преемственность с другими элементами экосистемы, обеспечивая бесшовное переключение между ними.

Аналитика

Мы уже были погружены в особенности и бизнес-процессы компании. Благодаря нашим глубоким знаниям в отрасли и ИТ-экспертизе, мы смогли разработать оптимальную архитектуру, необходимый функционал и удобный интерфейс для фабрики идей. 

На этапе аналитики нужно было составить логику работы лин-сервиса, согласовать общее видение с клиентом и перейти к реализации. Структуру составляли при участии эксперта по бережливому производству. 

Концепция фабрики идей уже была развита у заказчика в офлайн-формате. Он составил для нас структуру бизнес-процесса, и на ее основе мы расписали этапы работы двух сущностей внутри будущей системы. Например, как проходит рассмотрение предложения и будет ли возможность перенести проблему в инициативы. Такая схема помогает проанализировать возможные сценарии и запланировать разработку необходимых функций.

Функционал сервиса

Каждый этап реализации идеи и устранение проблемы фиксируется в программе. Новое предложение можно добавить в нашем сервисе или через мобильное приложение компании. 

Сотрудникам назначается определенный доступ к системе: 

• Автор — может создавать идеи и просматривать свои предложения.
• Ответственный — роль, которая позволяет просматривать идеи подразделения и предприятия в целом. Участвует в обсуждении и реализации идей.
• Администратор — видит идеи по всему предприятию, участвует в обсуждениях и может редактировать информацию только по своей компании.
• Суперадминистратор — может просматривать идеи по всем предприятиям и редактировать любые поля.

Ниже рассмотрим основные функции и разделы сервиса.

Фабрика идей

Раздел для добавления идей, чей экономический эффект оценивается менее чем в 1 млн рублей. В системе есть несколько градаций эффектов:

• до 200 тысяч рублей;
• от 200 до 500 тысяч рублей;
• от 501 тысячи до 1 млн рублей;
• от 1 млн — идея автоматически переносится в IMS и уже относится к инициативам.

В разделе есть несколько вкладок: 

• Идеи — здесь авторы добавляют свои предложения и описывают их. На главной странице можно фильтровать идеи по статусу, автору, компании, категории, запросу и так далее.  
• Комитеты — собрание ответственных лиц, которые принимают решения по предложенной идее — перейдет ли она в реализацию или требуется провести экспертизу. Есть фильтрация по дате создания, компании, филиалу и подразделению.

• Запросы на идеи — система краудсорсинга, когда компании нужно обсудить горячую тему и запустить среди сотрудников процесс генерации идей. Запрос могут создавать руководители подразделений (ответственные лица) или топы компании (администраторы).
• Расчет премий — создание отчета за период, который помогает распределить премии сотрудникам.

• Топы идей — интересные и важные решения, которые приносят выгоду и влияют на деятельность компании.

Добавление идеи

Для начала автору нужно создать идею и описать ее. Это можно сделать, нажав на кнопку «Добавить идею».  В окне есть несколько полей, которые требуется заполнить: 

• Статус — присваивается на старте «Новая». Затем после проведения комитета ответственные лица меняют статус — и таким образом двигают процесс реализации. 
• Название идеи.
• Категория. Можно выбрать следующие параметры — улучшение условий труда, повышение безопасности, процессов или качества, снижение себестоимости или потерь, экология.
• Проблематика — автор описывает проблему.
• Решение — предлагает варианты того, как можно исправить ситуацию. Также ниже есть возможность прикрепить файлы (документы, изображения), которые помогут показать проблему или решение.

Справа находятся поля, в которых автор указывает компанию, филиал, подразделение, ФИО и дату создания идеи. Также ниже есть блок для расчета экономического эффекта и раздел, в котором можно показать связи, например, с запросом на идеи.

Оформленная идея выглядит так: 

Для того чтобы подтвердить решение или указать, что идея актуальна, можно подключить экспертов. В карточке идеи есть вкладка «Экспертизы». В нее можно добавить специалистов, которые оценят реализуемость проекта. Рассмотрение идеи со всех сторон помогает ЛПР (комитету с ответственными лицами) принять решение быстрее и отправить идею на доработку или реализацию.

Комитеты

Далее идею рассматривают комитеты. Они бывают двух видов:

• Малый — рассмотрение идей внутри подразделений. Из этого комитета можно направить идею на рассмотрение большому комитету.
• Большой — согласование идей из нескольких подразделений, а также инициатив, экономический эффект у которых превышает 1 млн рублей. 

В окне создания комитета нужно заполнить следующие поля:

• Название обсуждения.
• Дата и время проведения.
• Выбор повтора комитета. Например, это нужно, когда идея требует нескольких этапов реализации и согласования.
• Повестка — описание обсуждения.
• Ссылка для подключения.
• Место для собрания. Малый комитет может встретиться в офисе компании и обсудить идею офлайн. В форме большого комитета этого поля нет, так как участники могут находиться в разных городах.
• Комментарий — дополнительная информация, которая будет полезна участникам. Также ниже можно прикрепить файлы и документы — например, экспертные расчеты, которые помогут сразу оценить необходимость внедрения идеи.

Справа нужно указать компанию, филиал, подразделение, председателя комитета, ответственное лицо, участников, экспертов и секретаря.

Комитет можно добавить в карточке идеи. Также после создания комитета есть возможность прикрепить несколько предложений. Так участники рассматривают идеи одной категории сразу. Например, если тема обсуждений касается производственного цеха или вопросов безопасности в компании.

Затем участники запускают комитет. Так фиксируется время обсуждения. Процесс можно остановить и продолжить позже — например, чтобы собрать другую экспертизу или рассчитать экономический эффект. По завершению комитета участники заполняют протокол по всем идеям: обновляют статус идеи; назначают человека, который будет заниматься реализацией; указывают плановые сроки реализации; прописывают комментарии.

После комитета авторы предложений могут увидеть статус задачи и, если требуется, доработать идею.

Запросы на идеи

В окне запросов можно описать тему, которую хотят решить в компании. Например, директор компании замечает потери, но на каком этапе они происходят — он отследить не может. В этом ему помогут руководители подразделений и сотрудники, которые на своих задачах замечают перерасход материалов или износ оборудования. 

Благодаря такой возможности руководство направляет сотрудников. То есть они анализируют свои задачи и процессы, а затем предлагают улучшения.

Доска решения проблем

В этом разделе сотрудник указывает внутреннюю проблему, которую необходимо решить. Например, сломался душ на производстве или требуется расчистить снег, чтобы машины могли проехать до склада. 

На главной странице пользователь видит список проблем и может фильтровать их статусу работ, датам, подразделению, категории, автору, ответственному лицу и так далее.

В форме добавления проблемы указывают следующие параметры:

• Статус. Проблему нужно доработать или она находится на реализации. Так автор видит, как решается задача.
• Название проблемы.
• Категория. Можно выбрать безопасность труда и промышленную безопасность, эффективность эксплуатации и обслуживания оборудования, качество и себестоимость продукции, условия труда, технологии производства или развитие персонала.
• Описание проблемы и добавление файлов.
• Уровень риска. В форме дано три уровня риска — приемлемый (можно работать, но нужно соблюдать меры безопасности), условно-приемлемый (можно работать после устранения проблемы), неприемлемый (работать категорически запрещено).
• Место возникновения проблемы — цех, офис, территория предприятия и тому подобное.

Поля справа идентичны предыдущим формам: компания, филиал, подразделение, ответственный, автор и дата подачи.  

Когда компания отделяет идеи от проблем, это помогает увидеть разницу — бытовые недочеты, которые мешают сотрудникам, и масштабные потери, снижающие производительность и качество труда.

Дашборды

Чтобы каждому предприятию было удобно отслеживать количество идей и проблем — мы добавили систему дашбордов. В IMS каждый сотрудник может настраивать отчет под себя. Здесь представлены готовые панели, которые показывают:

• динамику подачи идей и проблем;
• количество реализованных идей и решенных проблем;
• экономический эффект от идей;
• просроченные проблемы и среднее время их решения;
• количество сотрудников и авторов, которые добавляют идеи.

Аналитические дашборды позволяют компании оперативно оценивать экономические эффекты от идей, выявлять ключевые проблемы и повышать прозрачность процессов на всех уровнях.

Результаты

Мы создали еще один удобный продукт, который помогает заказчику внедрять бережливое производство на всех этапах бизнес-процессов. Каждая компания может отслеживать мелкие недочеты и устранять потери на платформе. При этом избегая бумажной и ручной работы, которая использовалась ранее. Итоги проекта: 

• Разработан новый продукт, обеспечивающий масштабируемую цифровую инфраструктуру для lean-процессов.
• Повышена прозрачность и скорость обработки идей и проблем.
• Внедрена гибкая аналитика, помогающая компании выявлять точки роста и устранять потери.
• Созданы механизмы, мотивирующие сотрудников предлагать и реализовывать идеи.
• Оптимизирован процесс коммуникации между подразделениями. Упрощен переход между сущностями «идея», «инициатива» и «проблема».
• Подготовлена база для последующего масштабирования и добавления новых сервисов.

Дальнейшие работы

Мы продолжаем улучшать экосистему и реализовывать другие сервисы для заказчика. Внедрение роли наблюдателя для более эффективного контроля процессов между подразделениями. Добавление новых метрик в дашборды для анализа производительности. Расширение функционала фабрики идей и IMS для повышения точности оценки экономического эффекта. Продолжение интеграции новых структур компании в экосистему.