- Заказчик
- Gefera Media - эксперт в проведении международных выставок и бизнес-ивентов.
- Задача
- Клиент обратился к нам с запросом на улучшение функционала своей платформы, в частности, на разработку модуля для работы с бюджетами.
Проблема
Каждый, кто занимается организацией мероприятий, сталкивается с одними и теми же трудностями в управлении бюджетом. Ручное внесение данных в бесчисленные Excel-таблицы, отсутствие единых стандартов по статьям расходов, длительные согласования между подразделениями и невозможность оперативного отслеживания отклонений «план/факт» — все это приводит к неэффективности и потере контроля. Подобный подход не только замедляет работу, но и затрудняет принятие обоснованных финансовых решений, что ведет к потенциальным перерасходам и снижению прибыльности мероприятий.
Вводные данные проекта
Учитывая, что запланированное компанией управление десятью мероприятиями, автоматизация рутинных процессов бюджетирования была крайне важна для выхода на качественно новый уровень эффективности.
Что необходимо реализовать:
- Унифицировать процесс формирования бюджета
- Упростить сборку и согласование данных
- Автоматизировать анализ эффективности бизнеса
В задачу, которую предстояло решить, входили:
- Разработка справочника статей бюджета (создание стандартного шаблона для формирования бюджета каждого проекта)
- Внедрение интерактивных полей (реализация полей для ввода данных и автоматического расчета по заданным формулам в рамках шаблонов)
- Функциональная загрузка фактических данных (возможность обеспечения импорта фактических расходов по мероприятиям в соответствии со статьями бюджета)
- Реализация сравнительного сравнения (внедрение функций для парламентия «план/факт» по конкретному мероприятию и реальное сравнение бюджетов однотипных событий)
- Функциональное прогнозирование (разработка инструментов для расчета итогового бюджета мероприятий на основе плановых данных и текущих фактических затрат)
Процесс
Мы разработали модуль «Бюджетирование» как учетную часть CRM-системы портала Битрикс24. Каждое мероприятие в системе теперь рассматривается как полноценный проект с набором ключевых атрибутов:
- Дата и место проведения
- Формат (онлайн/оффлайн/гибрид)
- Участники
- Партнеры
- Бюджет
Работа с бюджетом происходит на детальной странице проекта. При нажатии кнопки «Добавить бюджет» приводится прототипы элементов инфоблоков, предусмотренные к современному проекту. В результате в соответствующие разделы автоматически включаются статьи из централизованного справочника. Каждая вкладка открывает новое окно для внесения данных, удобства и наглядности.
Рис. 1. Добавление бюджета проекта.
Интерфейс и аналитические возможности
В интерфейсе модуля белые четыре колонки Budget, одинаковые по набору статей:
- Бюджет — расчетный, предварительно запланированный бюджет проекта.
- Фактические — фактически согласованные затраты по проекту на текущий момент
- Прогноз — прогноз итогового бюджетного проекта, учитывающий уже понесенные и запланированные расходы.
- 2022 г. — фактический бюджет изменения событий в предыдущий период (год может меняться в зависимости от текущего)
Такой комплексный набор показателей позволяет на первый взгляд объективно оценить коммерческую эффективность проекта и оперативно принимать управленческие решения.
Для каждого бюджета предусмотрены следующие статусы:
- Новый
Исходный статус при составлении бюджета. В этом статусе разрешено добавлять/удалять статьи из справочника и вносить данные в колонку «Бюджет». - Согласована
Колованонка "Бюджет" закрывается на редактирование. На этом настаивает сам плановый бюджет. Согласование может проводиться представителями группы «Финансовый директор» или «Менеджмент CRM». Для финансовых учреждений предусмотрена опция «Утвердить» напрямую. - В работе
Колонка «Бюджет» остается закрытой, и начинается внесение данных в колонку «Факт». Перевод в этом состоянии происходит после заключения группы "Финансовый директор". - Закрыть
В этом статусе запрещено создание расходных документов, счетов и редактирование любых данных. Доступен только режим просмотра.
Прайс-лист и расчетные значения
Для более строгого стандартизации статей бюджета был интегрированный прайс-лист, позволяющий быстро наполнять необходимые статьи данными. Некоторые значения статей автоматически рассчитываются по формулам, включая стандартные математические функции и специализированные функции для получения данных по статьям бюджета или статистики.
Заявки на оплату и автоматизацию учета
Отдельный раздел «Заявки на оплату» представляет собой удобную таблицу для добавления, редактирования и удаления заявок по всем проектам. каждая строка в этой таблице — отдельная заявка (см. Рис. 1) . На основе сумм этих предложений автоматически составляются актуальные расходы бюджета в колонке «Фактические». В заявке указаны только конечные статьи (не несколько дочерних), при этом родительские статьи указаны для сохранения иерархии. 
Рис. 2. Заявка на оплату.
Благодаря стандартизации всех статей в системе, плановые и фактические данные строго соответствуют статьям и легко доступны для анализа. Таким образом, в системе в первое время и в одном окне можно отслеживать наиболее важные финансовые показатели проекта:
- Плановый бюджет мероприятия
- составил затраченный бюджет на текущую дату
- Прогноз бюджета, наблюдение за планом и уже зафиксированные расходы
Кроме того, есть возможность сравнить данные текущего проекта с данными завершенных проектов прошлых периодов. Такой мониторинг и анализ показателей позволяет своевременно получать важные финансовые данные и, при необходимости, принимать оперативные меры по оптимизации работы.
Применимость для других сфер и отраслей
Оптимизация процесса бюджетирования с помощью модуля для Битрикс24 применима не только в сфере организации мероприятий. Она идеально подходит для любых отраслей, где существует четкий и понятный набор статей бюджета (для выполнения работ, предоставляемых услуг и т.д.), но при этом есть ряд изменяющихся факторов, способных внести коррективы в бюджет на этапах реализации проекта.
Почему это актуально и для вашего бизнеса?
- Стандартизация бюджетирования
Забудьте о хаосе разрозненных Excel-файлов и расхождений в статьях расходов. Получите единый, прозрачный стандарт. - Мгновенный анализ «план против факта»
Оперативно отслеживайте отклонения и сравнивайте с прошедшими периодами для быстрого принятия управленческих решений. - Система точного прогнозирования расходов
автоматически рассчитывает итоговый бюджет на основе текущих данных, помогая избежать кассовых разрывов и более эффективно планировать ресурсы.
