Креативный продакшн OGON?K перешел с Notion на отечественную платформу

Заказчик

OGON?K — креативный продакшн полного цикла, создающий фото- и видеопроекты для известных брендов с 2020 года

Задача

Найти российскую альтернативу Notion с расширенным функционалом CRM и управления проектами

Блокировка российских пользователей Notion заставила многие компании искать отечественные решения для управления бизнесом. Креативное агентство ОГОНОК столкнулось с этой проблемой в августе 2024 года, когда зарубежный сервис ограничил доступ для пользователей из РФ.

Специфика бизнеса ОГОНОК

Продакшн специализируется на создании визуального контента различной сложности. В портфолио компании — проекты для MARTINI, Додо Пицца, Hyundai, AORUS Gigabyte и BAIKAL430.

Структура команды включает:

• Двухкомнатные

• Трех продюсеров, выполняющих функции менеджеров проектов и продаж

• Более 100 специалистов на аутсорсе

• Юриста и бухгалтера по внешнему обслуживанию

Такая организационная модель требует гибких инструментов для обеспечения работы распределенной команды.

Поиск подходящего решения

Потребность в системе управления сложилась в начале 2023 года. Команда искала платформу с следующими ключевыми возможностями:

• Функционал CRM-системы

• Инструменты управления проектами по различным методологиям

• Гибкие настройки под специфику бизнеса

По словам Таины Курковской, основателя и директора ОГОНОКА, поиск оказался непростым. Команда протестировала несколько российских и зарубежных платформ, но они не определили требования по удобству интерфейса и функциональности.

В конечном итоге был выбран подход Notion, где удалось наладить эффективные рабочие процессы за два года.

Организация работы в Notion

Команда создала самостоятельно в сервисе полноценную экономику:

CRM-система

Тая Курковская разработала структуру базы данных — отдельно для контактов, компаний и сделок. Канбандоска воронки продаж автоматически подтягивала информацию о клиентах к каждому сделке.

Управление проектами

Для каждого нового проекта использовался специальный шаблон, адаптированный под специфику креативной индустрии. При создании форм проекта автоматически включаются необходимые задачи для продюсера: разработка тайминга, расчет сметы, создание рабочих помещений для съемочной группы.

База знаний

В системе хранятся контакты фрилансеров, аналитики и внутренние регламенты.

Ограничения и новые вызовы

Несмотря на успешную адаптацию, Notion перестала расти растущие виды бизнеса. Как отмечает Тая Курковская, необходимо было изобразить воронки для работы с холодной базой клиентов, но реализовать это в дальнейшем оказалось сложно.

Блокировка российских аккаунтов стала дополнительной защитой для поиска альтернатив. Руководитель вернулся 10 дней на тестирование различных российских сервисов, включая анализ китайского аналога  Buildin.AI .

Переход на Аспро.Cloud

Выбор в пользу отечественной платформы был обусловлен комплексным подходом к решению бизнес-задачи:

• Собственная разработка и поддержка

• Интуитивная автоматизация процессов

• Поддержка методологий Waterfall, Scrum и kanban

• Встроенная CRM-система

• Модуль базы знаний

• Инструменты финансового планирования

Результаты получения

CRM и продажи

В новой системе удалось реализовать идею с несколькими воронками продаж. Теперь возглавляет процессы для входящих заявок и холодных контактов, что повышает эффективность работы с разными категориями клиентов.

Как создать Тая Курковская, новая CRM оказалась понятной и удобной в использовании, в отличие от ранее протестированных решений.

Управление проектами

Продюсеры используют модуль «Проекты» для контроля всех этапов производства. Система тегов помогает отслеживать статус задач: «На контроле», «Коммуникация с исполнителем», «Документация», «Тайм-менеджмент».

Для внутренних задач мы используем модуль Agile со спринтами длительностью в неделю.

База знаний

Перенос регламентов и внедрение инструкций из Notion заняло всего один день. По мнению руководителя, текстовый редактор оказался понятным, что значительно сократило время на обучение сотрудников.

Финансовое планирование

Команда планирует освоить модуль управления финансами для создания полноценного финансового планирования и прогнозирования, которого не было в будущем.

Тая Курковская отмечает уникальность костюма:

«Я еще не видела такого, чтобы сразу было все и в одном месте».

Текущий статус проекта

Всеволод Курковский, управляющий партнер и директор по развитию, характеризует процесс адаптации как позитивный. По его словам, интерфейс системы логичен и функционален, что обеспечивает переход с привычного, но менее удобного Notion.

Команда продолжает изучать возможности платформы и постепенно переносит накопленные данные, выстраивая еще более эффективные рабочие процессы.

Перейти на сайт