CRM-система для видеопродакшна: как команда ютубера упорядочила съемочный процесс
- Заказчик
- Команда популярного видеоблогера из топов YouTube, производящая контент с участием 50+ сотрудников
- Задача
- Систематизировать работу видеопродакшна от генерации идей до финального монтажа роликов
Путь блогера от одиночного творчества до масштабного видеопродакшна — это история о том, как креативная идея трансформируется в полноценное производство. Когда команда разрастается до полусотни специалистов, работающих параллельно над множеством проектов, возникает потребность в системном управлении процессами.
Именно с такой задачей к специалистам Аспро обратилась команда известного видеоблогера, контент которого регулярно попадает в тренды YouTube. Цель проекта — интеграция Аспро.Cloud для оптимизации производственных циклов. Внедрение системы курировал Максим Камышев, директор по SaaS и соучредитель Аспро.
Рождение контентной идеи
Первоначальный анализ показал необходимость детального изучения существующих процессов. Команда Аспро провела серию интервью с заказчиком, отследив полный цикл создания ролика — от первоначального замысла до публикации.
В творческом процессе команды выделились три основных источника идей:
Коллективные мозговые штурмы
Систематический анализ актуальных трендов
Спонтанные озарения участников команды
Ранее оценка концепций происходила через Excel-таблицы. Новое решение предполагало создание специализированного шаблона проекта, наглядно отображающего траекторию развития идеи.
При положительном решении команды идея переводится в статус «Одобрено». Система автоматически:
Закрывает проект как успешный и архивирует его
Создает новый проект по продакшн-шаблону
Назначает ответственного менеджера
Запускает производственный процесс
Такой подход обеспечивает прозрачность креативных сессий и бесшовный переход к практической реализации. Отвергнутые концепции автоматически перемещаются в архив через статус «Отклонено», а требующие отсрочки остаются в статусе «На паузе» для возможного возвращения.
Проектное управление и сценарная работа
После утверждения концепции назначается проектный менеджер — режиссер. Каждый производственный этап курируется руководителями профильных подразделений, которые делегируют задачи конкретным исполнителям: сценаристам, монтажерам и другим специалистам.
Сценарный этап включает две ключевые вехи:
Создание текста (ответственность исполнителя)
Согласование и корректировка (контроль руководителя)
Сценаристы лишены возможности самостоятельного закрытия задач. Готовый материал направляется на контрольную проверку, где руководитель принимает решение об утверждении или отправке на доработку.
Для руководителей, курирующих несколько проектов одновременно, предусмотрен быстрый доступ к задачам, требующим согласования, через раздел «Ожидают контроля» в модуле задач.
Препродакшн и техническое задание
Специфика видеоконтента команды заключается в постоянном разнообразии: изменяются съемочные площадки, реквизит, ситуативные декорации. Это кардинально отличается от стандартного формата «говорящая голова» + монтаж.
Этап предварительной подготовки требует координации множества элементов:
Поиска и бронирования локаций
Подбора костюмов
Кастинга актеров
Организации реквизита
Все компоненты нуждаются в согласовании с режиссером. При параллельной подготовке нескольких роликов риск путаницы значительно возрастает.
На базе утвержденного сценария формируются детальные списки необходимых ресурсов:
Съемочные локации
Актерский состав
Реквизитное оформление
Костюмерная подготовка
Для централизованного доступа к техническим заданиям внедрены пользовательские поля. После согласования ТЗ его ссылка фиксируется в проектной карточке, доступной всем участникам команды. Это обеспечивает оперативный поиск документации и минимизирует ошибки.
Результат — значительное снижение вероятности организационных ошибок:
Продакшн-этап: необходимость системного отражения
Непосредственно в процессе съемки активная работа с системой не ведется. Однако для мониторинга общего статуса проектов этот этап остается критически важным. Структурно он не содержит задач или вех — менеджер просто перемещает проект на следующую стадию после завершения съемок.
Ценность Аспро.Cloud на этом этапе заключается в мобильном доступе к проектной карточке. Съемочная группа может оперативно получить необходимые документы через мобильное приложение, даже не имея доступа к стационарному компьютеру.
Постпродакшн: финализация проекта
Завершающая стадия создания контента предполагает сборку готового ролика из отснятого материала. Логика постпродакшна повторяет принципы других этапов:
Руководитель подразделения назначает исполнителя исходя из текущей загрузки команды
Осуществляется процессный контроль
Финальный результат закрепляется в проектной карточке
Проект получает статус успешного завершения
Готовый ролик передается специалисту по контент-планированию для публикации.
Процессный мониторинг
Продюсеру необходима постоянная визуализация статуса всех проектов: соблюдения дедлайнов, выявления проблемных моментов. Аспро.Cloud предоставляет эту информацию через канбан-доску проектов.
Интерфейс отображает:
Пройденные вехи
Оставшиеся временные ресурсы
Контакты ответственного менеджера через встроенный чат
HR-процессы команды
Дополнительно была структурирована система найма персонала. Поскольку полноценная HR-воронка с CRM-приемом заявок не требовалась, решение реализовали через проектный модуль:
HR-специалист получает запрос (например, «Требуется монтажер»)
Период поиска кандидатов отражается в статусе «В работе»
При переходе к собеседованиям проект получает статус «На обсуждении»
Завершение — успешный найм сотрудника
Результаты внедрения
Серия консультаций позволила команде видеоблогера выстроить комплексный рабочий процесс. Теперь генерация идей, планирование съемок, контроль готовности контента и подбор персонала осуществляются в единой системе.
Ключевое преимущество — объединение всех участников на одной платформе, что существенно упростило внутрикомандное взаимодействие.
В перспективе планируется:
Интеграция учета съемочных расходов в Аспро.Cloud
Учет аренды локаций, реквизита, актерских гонораров
Автоматический расчет рентабельности проектов
Создание базы знаний для адаптации новых сотрудников
