Directline объединила 5+ платформ в единой CRM и автоматизировала управление проектами
- Заказчик
- Directline — агентство интернет-маркетинга с 15-летним опытом, команда 40+ человек. Работает с крупными клиентами: 2GIS, Borjomi, Lazurit
- Задача
- Объединить работу с 5+ платформами в единой системе для комплексного управления проектами и клиентской базой
Вызовы многоплатформенной работы
Команда агентства Directline из 40+ специалистов столкнулась с серьезной проблемой. Для ведения бизнес-процессов они использовали сразу несколько разрозненных систем:
Redmine — постановка и мониторинг задач.
AmoCRM — управление клиентскими заявками.
1С:Бухгалтерия — финансовый учет.
Slack — внутренние коммуникации.
Google Таблицы — фиксация различной информации.
Дополнительно работали отдельный личный кабинет для клиентов, система хранения доступов и база знаний.
Компания может предоставлять одному заказчику несколько услуг параллельно, что требует контроля как по отдельным направлениям, так и по проекту в целом, — объясняет Наталья Штанюк, технический директор Directline.
Разрозненность платформ создавала дезорганизацию. Каждая услуга превращалась в изолированный проект вместо части комплексного подхода.
Поиск оптимального решения
Команда провела внутренний опрос, чтобы определить ключевые требования к будущей единой системе:
Централизованное управление процессами с интеграцией клиентских данных и проектов.
Единое хранилище для рабочих материалов, статусов, задач и документации.
Инструменты для персонального и проектного планирования.
Модуль финансового учета с расчетом рентабельности.
Клиентский доступ к проектной информации.
Возможности автоматизации и интеграций.
Интуитивно понятный интерфейс.
Процесс выбора платформы
При анализе рынка рассматривали несколько вариантов:
Плагины для Redmine — не требовали переноса данных, но доработка системы была сложной, а интерфейс оставался неудобным.
Битрикс24 — привлекал дизайном, но готовые модули не покрывали специфику агентства, а объем необходимых доработок был слишком большим.
Когда мы обратились к Аспро.Cloud, нас заинтересовал интуитивно понятный интерфейс. После изучения стало ясно, что CRM-система на 90% соответствует ожиданиям и позволяет организовать работу сразу, — отмечает Наталья Штанюк.
Преимущества Аспро.Cloud, которые определили выбор:
Продуманный и доступный интерфейс.
Интеграция с почтой, телефонией, банками и 1С:Бухгалтерией.
Модуль управления задачами и проектами с готовыми шаблонами.
Мониторинг бюджетов и расходов по проектам.
Разделение оплачиваемых и неоплачиваемых часов.
API для интеграции дополнительных сервисов.
Этапы внедрения системы
Первая фаза реализации
Процесс полного перехода на Аспро.Cloud занял три месяца.
Настройка CRM: перенос всех сделок, настройка интеграций с телефонией, почтой и формами сайта.
Систематизация задач: объединение процессов на общей доске через систему тегов, готовые шаблоны и пользовательские поля.
Интеграция с 1С: автоматическая выгрузка счетов и актов для бухгалтерии.
Календарный модуль: объединение бронирования переговорных, планирования отпусков и личных мероприятий.
Вторая фаза автоматизации
Этот этап сосредоточился на построении автоматизации на основе централизованной базы данных.
Создание кастомных отчетов через API-выгрузку.
Доработка системы планирования загрузки отдела и контроля отчетности.
Реализация клиентского доступа к задачам через API личного кабинета.
В планах — организация онбординга и базы знаний для стандартизации информации.
Достигнутые результаты
Система Аспро.Cloud удовлетворила большинство наших запросов. Функционал позволил быстро решить ключевые задачи через настройку модулей, — резюмирует Наталья Штанюк.
Агентство Directline успешно объединило работу в едином интерфейсе, используя полный функционал Аспро.Cloud:
Управление задачами и проектами.
Работа с клиентской базой и сделками.
Контроль финансов и документооборота.
