Digital-агентство Panda Ads оптимизировало управление бесконечными проектами с Аспро.Cloud
- Заказчик
- Panda Ads — digital-агентство полного цикла с 7-летним опытом, специализирующееся на долгосрочном продвижении бизнеса в интернете
- Задача
- Замена сложной CRM-системы на более понятное решение с возможностью ведения финансов проектов
Специфика работы digital-агентства Panda Ads кардинально отличается от проектной деятельности с четкими дедлайнами. Команда ведет долгосрочные кампании по продвижению клиентов — своеобразные марафоны без финишной ленточки. В таких условиях успех зависит от отлаженных процессов и способности быстро адаптироваться к изменениям рынка.
Экспертиза без границ
За семь лет существования агентство охватило практически все направления интернет-маркетинга:
- Контекстная и таргетированная реклама
- Разработка промо-страниц
- CRM-маркетинг
- Продвижение в Telegram
- Работа с маркетплейсами
- SEO-оптимизация
- Сотрудничество с блогерами
- Копирайтинг
Такой широкий спектр услуг позволяет подбирать оптимальные инструменты продвижения для каждого конкретного бизнеса. Портфолио агентства включает более 100 реализованных проектов, среди которых сотрудничество с Благотворительным фондом Константина Хабенского, образовательной платформой GeekBrains, круизной компанией «Мостурфлот», брендом мужской одежды HENDERSON и Московским политехническим университетом.
Команду из 15 специалистов возглавляет Александр Гаврилин. В штате агентства работают эксперты по охватным инструментам, производственный отдел, менеджеры по продажам, PR-менеджер и бизнес-ассистент.
Системный подход с первого дня
В отличие от многих стартапов, которые откладывают автоматизацию «на потом», руководитель Panda Ads с самого начала понимал критическую важность CRM-системы. Как поясняет Александр Гаврилин, опыт предыдущих проектов показал бесперспективность ручного управления задачами через Excel, Telegram или Skype.
Потребность в системе управления была определена еще на этапе регистрации юридического лица. Первым выбором стал ПланФикс, который верно служил агентству на протяжении шести лет. В этой системе концентрировалась вся деловая активность — от первого контакта с потенциальным клиентом до финальных документов при завершении сотрудничества.
Барьеры сложности
Несмотря на функциональность ПланФикс, в повседневной работе возникали серьезные препятствия. Основной проблемой стал сложный интерфейс, который затруднял адаптацию новых сотрудников. По словам Александра Гаврилина, многие операции требовали неоправданно много времени и усилий.
Особенно остро проблема проявлялась при найме новичков без опыта работы в digital-сфере. Вместо концентрации на профессиональных задачах, сотрудники тратили значительные ресурсы на освоение системы, что негативно влияло на общую продуктивность команды.
Руководитель агентства подчеркивает важность интуитивно понятной терминологии: когда пользователь видит «Написать комментарий в задаче» вместо «Создать действия в хронике», барьер входа существенно снижается. Накопившиеся сложности в итоге достигли критической точки, что заставило команду искать альтернативные решения.
Новое решение
При выборе альтернативной платформы команда Panda Ads рассматривала множество вариантов. Решающими факторами стали два критерия: интуитивно понятный интерфейс и возможность ведения финансового учета в рамках проектов.
Как объясняет Александр Гаврилин, интеграция финансовых инструментов в единую рабочую среду критически важна для агентства. Разделение задач и финансов между разными системами создает риски потери информации о поступлениях и расходах, что негативно сказывается на эффективности процессов и рентабельности бизнеса.
Миграция за две недели
Переход на Аспро.Cloud оказался удивительно быстрым благодаря возможности импорта данных из CSV-файлов. Команде не пришлось вручную воссоздавать каждую задачу или сделку — вся информация переносилась автоматически.
По словам Александра Гаврилина, полная миграция данных и адаптация команды заняли примерно две недели. При этом внедрение проходило в фоновом режиме, не требуя выделения полного рабочего дня — настройки и перенос данных осуществлялись в вечернее время.
Единственным техническим требованием стала предварительная настройка пользовательских полей в проектах для корректного импорта информации.
Архитектура рабочих процессов
Автоматизация лидогенерации
Потенциальные клиенты обращаются в агентство через различные каналы: электронную почту, формы на сайте, Telegram-бот или WhatsApp. Интеграция всех источников с Аспро.Cloud обеспечивает автоматический сбор обращений и создание карточек сделок в воронке продаж.
Система интеллектуально объединяет информацию о клиенте, который связывается через разные каналы, в единую карточку. Это позволяет менеджеру получить полную картину взаимодействия без необходимости начинать диалог с нуля.
Обращения через неинтегрированные каналы (например, телефонные звонки) обрабатываются менеджерами вручную с последующим внесением квалифицированных лидов в систему.
Структурированная воронка продаж
Для отслеживания прогресса каждой сделки команда настроила воронку продаж с четко определенными этапами. Система автодействий обеспечивает бесперебойный процесс: при переходе сделки на новый этап ответственному менеджеру автоматически назначается соответствующая задача.
Автоматизация охватывает весь цикл продаж — от проведения брифинга до составления коммерческого предложения. Такой подход исключает пропуск важных этапов и повышает конверсию сделок.
При успешном закрытии сделки система автоматически инициирует процесс передачи проекта в производственный отдел, обеспечивая бесшовную интеграцию между продажами и исполнением.
Управление проектами
После передачи информации от отдела продаж специалисты создают отдельные карточки проектов для каждой услуги. Например, если клиент заказывает таргетированную рекламу и SEO-продвижение, формируются два независимых проекта.
Специфика работы агентства заключается в ведении непрерывных проектов без фиксированной даты завершения. Такой подход обусловлен постоянными изменениями алгоритмов поисковых систем, динамикой конкурентной среды и эволюцией пользовательского поведения.
Планирование осуществляется еженедельно — менеджер проекта вручную распределяет задачи между исполнителями. Несмотря на наличие в Аспро.Cloud шаблонов проектов и автодействий, команда предпочитает ручное планирование.
Как объясняет Александр Гаврилин, такой подход продиктован спецификой быстро меняющейся digital-сферы. Четко структурированные регламенты уже интегрированы в рабочую культуру, а гибкость в выборе методов достижения целей позволяет адаптироваться к актуальным условиям рынка.
Контроль времени и рентабельности
Для анализа маржинальности проектов все специалисты фиксируют затраченное время в карточках задач. Система автоматически генерирует отчеты, позволяющие сравнивать плановые и фактические показатели через наглядные графики.
Финансовый контроль
Первая оплата проходит до начала работ и контролируется менеджером по продажам. Дальнейшие расчеты осуществляются ежемесячно.
Выставление счетов интегрировано в карточки проектов с автоматическим заполнением данных контрагентов. Менеджеру достаточно выбрать клиента, и система сформирует документ с корректными суммами и перечнем услуг.
Готовые счета отправляются клиентам по электронной почте одним кликом.
Поступления и списания фиксируются в карточках проектов, на основе чего система рассчитывает прогноз денежного потока, рентабельность и остаток средств. По словам Александра Гаврилина, без такого контроля финансов по проектам долгосрочная работа на рынке была бы невозможна.
Результаты внедрения
Переход на Аспро.Cloud принес команде Panda Ads значительные улучшения в работе с продажами благодаря более наглядной воронке. Как отмечает Александр Гаврилин, текущий функционал полностью покрывает потребности агентства, хотя конкретные KPI роста пока не зафиксированы.
Руководитель агентства подчеркивает, что в ближайшей перспективе радикальных изменений в использовании системы не планируется. Стратегические решения будут приниматься при планировании следующего года с учетом текущей рыночной ситуации.
