От стикеров к ERP-системе:как мы помогли владельцу производства уехать на море и вести дела удаленно

Заказчик

«СД-БЭКС» — производство комбикорма и добавок для сельскохозяйственных животных и птиц в Кемеровской области

Задача

Управление бизнесом удаленно

Кажется, что лайфстайл с жизнью у моря доступен только программистам и коучам с инфопродуктами. Ну как уехать на Бали, если у тебя физический бизнес или целое производство? А мы скажем, что даже с кирпичным заводом можно улететь хоть в Таиланд, хоть в Антарктиду к пингвинам, хоть в горы. Для этого достаточно автоматизировать ключевые бизнес-процессы и иметь интернет под рукой.

В этой статье мы расскажем, как команда “Атвинты” внедрила ERP-систему у производителя комбикорма и помогла его владельцу переехать на море и вести бизнес удаленно.

Про клиента

Заказчик — компания «СД-БЭКС», которая производит комбикорма и добавки для сельскохозяйственных животных и птиц в Кемеровской области. У ее собственника была мечта: просыпаться и первым делом окунаться в море. С этим запросом он и пришел к нам. Мечты мы еще до этого не исполняли, так что взялись за эту задачу с особым интересом.

Чтобы владелец мог изменить локацию и управлять производством удаленно, мы должны были максимально снизить его вовлеченность в оперативное управление и все бизнес-процессы перенести в онлайн.

На момент обращения к нам у компании с этим была беда — всё делалось «руками» или устаревшими методами. Например, в ходу были бесконечные стикеры, расчеты по технологическим картам велись вручную, а важная информация передавалась между сотрудниками устно.

В целом действовал бессистемный подход к работе — не было четких алгоритмов действий на производстве и распределенных зон ответственности у персонала. И так везде: в продажах, производстве, снабжении и логистике.

Если бы в этой неразберихе собственник уехал к пальмам, дело бы обернулось катастрофой. Поэтому мы запланировали навести порядок в бизнес-процессах компании и разработать софт, который:

• позволил бы вести дела структурировано и удобно без потери информации;
• обеспечивал прозрачный учет в производстве и продажах; 
• сократил вовлеченность руководителя в контроль за выполнением нарядов;
• давал возможность контролировать выполнения плана и проводить аналитику прямо в программе без необходимости обращаться напрямую к рабочим.

Что мы придумали

Очевидное решение для производственника — внедрение ERP-системы, единого пространства, в котором можно вести и отслеживать все бизнес-процессы. Идеей проекта стало совместить несколько программных модулей для управления циклом производственных работ и прозрачности работы отдела продаж.

Так как у клиента уже был сформированный опыт управления производством, мы взяли его идею и самостоятельно переложили ее на уникальные решения, которые закрывают потребности именно этой компании. 

На старте проекта мы сформировали пул задач, которые должна решать автоматизированная система именно для производителя комбикорма:

• контролировать рецептуры и соотношение компонентов на входе в производственный цикл и обеспечивать дозировку с максимальной точностью;

• управлять производственными заданиями (нарядами);

• управлять продажами и коммуникацией с клиентами;

• управлять закупками и контролировать остатки ингредиентов на складе;

Подробнее о техническом задании

В подобных кейсах интересно глубже нырнуть в решения, подобранные для конкретного заказчика, так как бизнес-процессы компаний даже из одной отрасли могут сильно различаться между собой. Поэтому показываем подробности ТЗ для организации производственных бизнес-процессов в «СД-БЭКС». Если подробные технические решения вам не интересны, то можно смело пролистывать этот блок.

Что запланировали внедрить

Автоматизированный подбор рецептур

• Замена компонентов в отчете для 1С
• Возможность корректировки рецептур, если есть отклонение.

Планирование нарядов

• Автоподсчет количества замесов
• Триггеры на изменения в нарядах в виде уведомлений
• Автоматический контроль выполнения нарядов и их объема
• Суммирование выработки - планирование рабочих смен
• Контроль выполнения нарядов, которые выходят за рамки одной смены
• Виджет “Рабочий график” для планирования смен рабочих (3 смены)

Контроль остатков и резервов

• Объем зарезервированных остатков на складе
• Объем свободных остатков на складе

План/факт производства

• План производства Готовая продукция
• План производства Экструдат
• Отчет в 1С, где точка входа – это планируемое количество ингредиентов, а точка выхода — фактический расход.

Планирование и контроль запуска нарядов

• Управление пропорциями компонентов на входе
• Управление рецептурами

Ход проекта

Проект реализовывали поэтапно в несколько итераций, в каждой из которых постепенно настраивали каждый модуль программы.

Аналитика и проектирование

Секрет успешного проекта состоит в том, чтобы провести качественную аналитику и проектирование. Именно тщательная работа на этих этапах позволяет не допустить «косяки» при реализации и передать в руки сотрудников клиента хорошо проработанное решение, которым удобно пользоваться.

Что было сделано:

• Проведена аналитика ключевых процессов и типовых действий пользователей во время обработки нового заказа;
• Разработаны пользовательские сценарии работы в системе, а также с учетом типовых задач описан предполагаемый ее алгоритм работы
• Оформлены прототипы ключевых экранов для содержания и логики ERP-системы;
• Составлена ER-диаграмма сущностей;
• Разработан прототип системы по модулям;
• Разработан дизайн интерфейса в соответствии с прототипами, включая интерфейс для планирования производства, интерфейс карточки заказа и воронки продаж.

Реализация

На основе наработок предыдущего этапа начали выстраивать ERP-систему. Отметим основные действия:

• Интегрировали внешние источники коммуникации с клиентами компании: сайт, Авито, WhatsApp, онлайн-чат;
• Разработали программный интерактивный интерфейс для планирования нарядов по дням со сводной аналитикой по номенклатуре и фильтром по времени/дате наряда;
• Разработали программный интерфейс для карточки наряда с отображением рецептур и индикаторами по остаткам ингредиентов на складах;
• Разработали программный интерфейс для управления складом, включая разделы «Номенклатура», «Остатки», «Рецептуры», «Закупки»;
• Разработали раздел «Отчеты», в котором руководитель может оценить план и факт выработки в разрезе линий производства без привлечения рабочих на производстве.

База знаний

ERP-система стала новшеством для сотрудников компании, так что для облегчения адаптации мы разработали базу знаний.  В нее были включены ключевые моменты работы в системе и основные пользовательские сценарии. База знаний помогла пользователям быстрее разобраться с функционалом софта и его инструментами.

Техподдержка

Еще шесть месяцев после внедрения мы оказывали клиенту техническую поддержку, пока пользователи окончательно не освоились в новой программе.

Результат

ERP-система снизила вовлеченность руководителя в контроль за выполнением нарядов, более 80% управляющих процессов перешли в единый цифровой формат, а 50% задач теперь решается с помощью автоматических действий, роботов и триггеров. Также в период первого месяца вводной эксплуатации система подсветила руководителю недоработку во взаимодействии с начальником производства и его мотивацией. 

И немного о том, как теперь выглядит рутина нашего клиента.

Пробуждение в 8 утра, и, как мечталось, сразу заплыв на море. Далее пара часов за ноутбуком: просмотр дашбордов, оценка динамики продаж и текущей загрузки по заказам, контроль критических остатков, утверждение плана на неделю. И все это в одном окне ERP-системы.

После обеда со свежевыловленными морскими гадами и фрешем можно заняться стратегией и развитием других проектов. Из потока никто не выдергивает, ведь на производстве задачи между сотрудниками четко распределены, и каждый занят делом.

Утром на выходных достаточно часа, чтобы разобрать результаты недели и набросать задачи на следующую. А затем — укатить в путешествие на новый остров или отдохнуть с семьей у бассейна.

Такой лайфстайл доступен управленцам и других отраслей — ERP-систему можно применить в любой производственной компании от сельского хозяйства до строительства. 

Кому нужна ERP-система

ERP-система как инструмент решает разные задачи и, как правило, пригождается на любом производстве. Она будет полезна компании в следующих случаях:

• Если нужно улучшить бизнес-показатели: обеспечить рост, повысить операционную эффективность и скорость изменений.
• Если нет четкой картинки о состоянии дел в компании. Благодаря интеграции ключевых бизнес-процессов в одном месте ERP-система дает доступ к целостному представлению о том, что происходит в компании. 
• Если у компании много разных программ для работы. Вести все бизнес-процессы удобнее в едином пространстве ERP-системы.
• Если клиенты компании страдают от задержек и ошибок. С ERP-системой менеджер по работе с клиентами обладает точной информацией о статусе заказатовара, а система сама формирует запрос на закупку исходя из преднастроенных правил.
• Если в компании действует сложная IT-инфраструктура, и ее все сложнее поддерживать в рабочем состоянии.  В структуру ERP-системы легко интегрировать новые модули и убирать ненужные, а за все обновления и техподдержку отвечает поставщик.

Однако перед обращением к поставщику нужно осознавать, что ERP-система - это не волшебная пилюля, которая спасает компанию. Это инструмент оптимизации рабочего процесса, который  подсвечивает проблемные места в бизнесе и помогает сфокусировать внимание на их устранении. 

Перейти на сайт