Start Office повысили контроль проектов и финансов с Аспро.Cloud
- Заказчик
- Start Office — проектно-строительная компания, специализирующаяся на дизайне и ремонте коммерческих интерьеров «под ключ» с 2015 года
- Задача
- Необходимо было объединить управление проектами и финансами в одной системе для улучшения контроля сроков и рентабельности
Компания Start Office (ранее AG Tech) за восемь лет работы реализовала свыше 50 проектов по созданию офисных пространств, коворкингов и шоурумов. Их клиенты — представители крупного и среднего бизнеса, что требует высокого уровня организации внутренних процессов.
Поиск комплексного решения для управления
Структура Start Office включает дизайнерские, инженерные, строительные подразделения, отделы комплектации и продаж. Координация между командами стала критически важной задачей.
Первоначально компания использовала другой сервис для координации проектов. Однако отсутствие инструментов финансовой аналитики заставило искать более функциональное решение.
Генеральный директор Галина Голотина искала платформу, которая объединила бы проектное и финансовое управление. После анализа выбор пал на Аспро.Cloud.
Для адаптации системы под специфику бизнеса компания обратилась за профессиональным сопровождением внедрения. Совместный аудит выявил четыре приоритетных направления:
Повышение контроля сроков проектов.
Создание системы планово-фактического анализа доходности.
Масштабирование возможностей по одновременному ведению проектов.
Оптимизация внутрикомандного взаимодействия.
Трансформация работы с клиентами
В дизайнерском бизнесе цикл принятия решений клиентами может занимать несколько месяцев. В этот период важно поддерживать постоянную связь.
Была создана структурированная воронка продаж с детализацией этапов:
Подготовка коммерческих предложений.
Согласование договоров.
Принятие решений.
Канбан-доска наглядно показывает распределение лидов по стадиям. Менеджеры могут мгновенно определить клиентов, требующих внимания, и спланировать активность.
База контрагентов была сегментирована:
По направлениям: клиенты или поставщики.
По специализации: декоративные материалы, текстиль, мебельные решения.
Детальные карточки поставщиков помогают быстро выбирать партнеров для конкретных проектов.
Централизация проектной информации
До внедрения Аспро.Cloud компания сталкивалась с потерей информации при передаче между отделами.
Решением стала централизация всех проектных данных в единых карточках. Теперь в одном месте хранятся:
Комментарии заказчиков.
Техническая документация.
Email-переписка.
Текущие задачи.
Финансовые документы.
Каждое поручение содержит описание, файлы, исполнителей и наблюдателей. При необходимости создаются подзадачи.
Особую ценность принесли пользовательские списки для отслеживания:
Договорной документации.
Входящей и исходящей корреспонденции с подрядчиками.
Стандартизация через шаблоны
Типовая структура проектов Start Office включает несколько этапов:
Подготовительный этап.
Дизайн-проектирование.
Инженерные расчеты.
Строительно-монтажные работы.
Комплектация объекта.
Вместо отдельных проектов для каждого направления был разработан универсальный шаблон. Он охватывает все ключевые этапы с задачами и контрольными точками.
Общая доска проектов, созданных по единому шаблону, дает наглядный контроль прогресса. Это позволило увеличить количество одновременно ведущихся проектов без потери качества контроля.
Финансовая прозрачность с Аспро.Финансы
Критическим требованием было создание системы прогнозирования денежных потоков с план-фактным анализом.
Специалисты настроили инструменты Аспро.Финансы, которые позволяют за секунды оценить экономическую эффективность любого проекта. Руководство получило возможность предотвращать кассовые разрывы благодаря четкому планированию поступлений.
По словам Галины Голотиной, финансовый учет по проектам существенно упростил контроль платежей. Например, при первой оплате в сентябре система автоматически напомнит о необходимости получения второго транша в декабре.
Это помогло лучше управлять дебиторской задолженностью и бюджетированием. Дополнительно была создана корпоративная печатная форма для выставления счетов.
Адаптация команды
Обучение охватило не только руководство, но и всех сотрудников. Специалист по внедрению показал особенности работы с CRM-системой и правила эффективного взаимодействия.
В течение двух месяцев команда получала приоритетную поддержку в отдельном чате, что ускорило адаптацию.
Дополнительные возможности для бизнеса
Аспро.Cloud предоставил дополнительные инструменты:
Мобильное приложение стало востребованным для сотрудников на объектах. Уведомления помогают оставаться в курсе поручений.
Файловое хранилище систематизирует шаблоны продукции, брошюр, инструкций, чертежей и документации.
База знаний структурирует внутренние регламенты, инструкции по работе с CRM и материалы для обучения новичков.
Календарь позволяет планировать день и показывать загрузку коллегам. Дизайнеры отмечают встречи с заказчиками, к которым могут присоединиться другие специалисты.
Достигнутые результаты
Start Office получили полную прозрачность внутренних процессов благодаря интеграции финансового управления с проектной деятельностью.
Значительно улучшился контроль поступлений и соблюдение платежных графиков. Руководство получило четкое представление о прибыльности каждого проекта.
CRM-система обеспечила сквозное отслеживание взаимодействия с клиентами от первого контакта до завершения проекта.
Теперь Start Office может одновременно вести большее количество проектов, не опасаясь потери информации. Вся коммуникация и документооборот концентрируется в едином пространстве Аспро.Cloud.
