Создали CRM для автоматизации работы агентства недвижимости «Монолит»

Заказчик

Агенство недвижимости «Монолит»

Задача

Создать единую CRM-систему для всех филиалов «Монолита»

«Монолит» — крупное федеральное агентство продажи и аренды недвижимости: филиалы в 10 городах, 700 риелторов и база из 11 тысяч объектов. 

Riverstart создали единую CRM-систему для всех филиалов «Монолита»: сотрудники могут управлять сделками и оптимизировать работу по парсингу и ведению рекламных кампаний, а руководители — контролировать операции и следить за ходом всех процессов.

Для разработки CRM мы изучили рабочие процессы риелтора. Это помогло составить список нужных функций и понять, как оптимизировать рутинные задачи.

Что мы сделали в рамках проекта:

• Выделили пользовательские роли с системой доступов.
• Организовали базу объектов и клиентов.
• Реализовали бесшовную связь между разными отделами. 
• Сделали канбан-доску для ведения сделок.
• Встроили телефонию.
• Интегрировали доски объявлений Авито, Циан, Домклик и другие, настроили парсинг и управление рекламными кампаниями.
• Задали управление всеми филиалами и подключение новых.
• Настроили единый формат данных: отчетов, карточек объектов и клиентов.

Мы сделали удобную базу объектов: в ней находятся результаты парсинга с сайтов через API и объявления, добавленные вручную. Объектов много, ориентироваться помогает система фильтров, которая позволяет скачать Excel-таблицу с отфильтрованными  вариантами. Риелторы подсказали, какие функции облегчат им работу. Например, мы сделали два варианта выделения базы: левой кнопкой мыши — все на странице или некоторые, правой — вообще все в этом разделе. У выделенных объектов можно редактировать общие параметры или создать для них рекламную кампанию. 

Автоматизировать работу с новыми ЖК помогает Шахматка — база всех ЖК в городе, которую застройщики присылают агентствам недвижимости. Риелторам не нужно наполнять базу вручную: мы интегрировали Шахматку с CRM, чтобы информация обновлялась автоматически, если застройщик что-то изменит — например, цену за метр. Риелтору останется отправить объект в свой список, создать сделку или запустить рекламу.

Риелтор ориентируется в сделках с помощью персональной канбан-доски. Он переключает флажок или перетаскивает сделку на текущий этап — показ квартиры, внесение задатка или другой. Этапы мы выделяли вместе с риелторами, чтобы доска отражала реальный процесс работы. В одном окне содержится все управление сделкой: прикрепление объекта и контакта, планирование и итог показа, добавление задач — перезвонить, запустить рекламу и других, которые можно делегировать.

Мы автоматизировали заполнение документации и полностью сняли эту задачу с риелтора. Администратору нужно один раз настроить шаблон в системе и указать, откуда она должна подтянуть информацию в конкретное поле документа. Риелтор может проверить готовый файл и использовать в работе.

Мы интегрировали CRM с досками объявлений через API. Риелторы могут пользоваться внутренним парсером, чтобы собрать объекты с Авито, Циана, ГиперНН, Домклика, Юлы и других сайтов.

Управлять премиум-размещением и рекламными кампаниями на досках тоже можно из интерфейса CRM. Риелтору нужно задать критерии для выбора объектов, а система соберет их из базы в XML фид и отправит на площадку. Эта схема уменьшает риск утечки данных, поскольку руководству не придется выдавать сотрудникам доступ к рекламным кабинетам.

Мы интегрировали CRM с IP телефонией Zadarma и модулем Asterisk. Риелтор может звонить клиенту и принимать звонки через интерфейс CRM, причем он увидит всю информацию о клиенте, историю обращений и сделок. Руководитель может прослушать записи и проконтролировать работу.

Мы оставили администраторам возможность самим создавать пользовательские роли с разными уровнями доступа. К примеру, можно открыть ипотечным брокерам доступы только к CRM, колл-центру и сделкам. Менеджерам по рекламе и руководителям отделов можно открыть другие разделы и возможности. Сотрудников можно объединять в группы по отделам и назначать руководителей, чтобы следить за успехами всей группы.

Готовая CRM для агентства «Монолит» автоматизирует большинство рутинных задач и заменяет инструменты для работы с базами данных и досками объявлений. Сотрудник освобождает больше времени для персональной работы с клиентами, а руководство может ненавязчиво контролировать процессы и видеть общую сводку результатов.

Результат работы

CRM для «Монолита» решает задачи агентства недвижимости, но в целом это универсальный продукт, который можно модернизировать и развернуть для компании услуг в другой сфере бизнеса.