- Заказчик
- Компания «РИВ ГОШ» существует на рынке с 1995 года ?и является одним из крупнейших операторов парфюмерно-косметического рынка России
- Задача
- Повысить уровень информативности, предоставить всем сотрудникам удобный доступ к разнообразным внутренним сервисам и сократить временные затраты ?на поиск информации и получения нужной услуги
Цель проекта
Повысить уровень информативности, предоставить всем сотрудникам удобный доступ к разнообразным внутренним сервисам и сократить временные затраты на поиск информации и получения нужной услуги.
Задача №1
Создать единый канал коммуникации для регулярного информирования сотрудников и обмена обратной связью с руководством («внутренние СМИ»)
Задача №2
Организовать пространство для структурного хранения корпоративной информации, к которой можно обратиться в любое время («база знаний»)
Задача №3
Провести цифровую трансформацию HR-процессов и оптимизировать управление корпоративными услугами — как для их заказчика, так и для исполнителя
Задача №4
Предоставить доступ к цифровым ресурсам компании без ограничения для всех категорий сотрудников – пользователей ПК и смартфона
Дорожная карта
Работа над проектом проходила в 4 этапа:
- Предпроектная аналитика. Октябрь 2021 — январь 2022
- Техническое проектирование и реализация MVP. Ноябрь 2021 — февраль 2022
- Ввод MVP в эксплуатацию. Март 2022
- Развитие портала. Апрель 2022 — н. в.
Проект продолжается уже 29 месяцев. Основные «строительные» работы были выполнены за 6 месяцев, сейчас производится расширение функций и ведется техническая поддержка портала.
Предпроектное исследование
В проекте участвовали 10 специалистов со стороны UXARTxMCART и 17 — со стороны «РИВ ГОШ». Работа строилась на комплексном подходе и включала:
- Анализ HR-процессов: от подбора и оценки до обучения и внутренних коммуникаций;
- Оценку технической базы и используемых систем для выявления точек роста;
- Интервью с руководителями и сотрудниками для понимания ожиданий от портала, а также сбор обратной связи от HR-команд
Формирование концепции
Разработка бизнес-требований к HR-порталу включала описание основных функциональностей, требования к пользовательскому интерфейсу, интеграцию с другими информационными системами и т.д.
Фиксация технического задания
По итогам мы составили подробный документ с описанием требований, функциональности и принципов работы новой системы, а также план ее внедрения
Реализация интерфейсов
За прототипы и дизайн отвечала команда дизайнеров UXART, так мы смогли обеспечить техническую реализуемость созданных дизайн-концепций.?Мы проработали технические ограничения, возможности и оптимальные решения для реализации. Были проведены:
- Анализ требований пользователей и функционального задания. ?На его основе сформировали общую UI-концепцию
- Итеративные процессы проектирования интерфейсов. UX-специалисты анализировали пользовательские потребности и создавали информационную архитектуру портала, определяя логику и структуру навигации.
На основе собранных данных мы разработали прототипы, визуальные компоненты и элементы управления, опираясь на принципы удобства и доступности. Финальные интерфейсы тестировались с фокус-группами, после чего дорабатывались с учётом обратной связи
Разработка интерфейса
Для заказчика важна была не только функциональность, но и визуальная целостность портала в рамках фирменного стиля «РИВ ГОШ». Перед созданием макетов мы собрали мудборд и проанализировали лучшие практики. На его основе и брендбуке разработали UI-kit — с цветами, шрифтами и иконками. По мере развития проекта UI-kit дополнялся, что ускоряло создание новых страниц
Ключевые функции портала
Всё начинается с главной страницы — связующего элемента для всего корпоративного портала «РИВ ГОШ»
Ключевые особенности
Все функциональности корпоративного портала можно разделить на 4 блока:
- Личный кабинет
- Инструмент коммуникации и нематериальной мотивации
- Площадка для заказа услуг
- База знаний
Личный кабинет
Профиль сотрудника
Профиль состоит из карточки сотрудника с контактной информацией и личного кабинета, где сотрудник может воспользоваться ключевыми возможностями портала (заказать справку или расчетный лист, записаться к врачу, подать заявку на оборудование и др.)
Расчетный лист
Сервис позволяет за пару кликов сформировать расчётный лист. Сотрудник получит уведомление в «колокольчик», когда документ будет готов к скачиванию
Отпуска
Сотрудник может увидеть количество оставшихся дней отпуска, ознакомиться с графиком за год и историей ранее оформленных отпусков
Инструмент коммуникации?и нематериальной мотивации
Дни рождения
Сервис позволяет отслеживать дни рождения сотрудников и отправлять ?им поздравления через портал — текстовым сообщением или с добавлением открытки. При необходимости можно подписаться на напоминания — уведомление придет за неделю и за сутки до дня рождения
Банк идей
Расширили возможности штатного Банка идей Битрикс24 — ?кастомизировали интерфейс, добавили возможность модерирования ?идей и переработали статусную модель.
Опросы
Заказчик регулярно проводит опросы сотрудников для сбора обратной связи ?по тем или иным корпоративным вопросам. Также через портал заказчик проводит NPS-опросы для понимания уровня удовлетворенности персонала, опросы для новых сотрудников и экзит-интервью с увольняющимися сотрудниками — ?это помогает сокращать текучку и вовремя находить болевые точки в коллективе
Журнал
В Журнале публикуются новости компании, а ежемесячный дайджест собирает самые популярные и актуальные материалы. Сотрудники могут предлагать свои новости — после модерации они появляются на портале. Мы также обновили визуальный редактор, упростив создание контента для контент-менеджеров
Площадка для заказа услуг
Заказ справок
Медицинское обслуживание и запись к врачу
На портале у сотрудников есть возможность воспользоваться услугами ДМС и записаться к офисному врачу
База знаний
Страничка новичка
Чтобы помочь новичкам быстрее адаптироваться, мы разработали специальную страницу для новых сотрудников. В компании «РИВ ГОШ» они появляются регулярно, поэтому важно было структурировать информацию. На странице размещены приветственное видео от Президента и пошаговые инструкции для первого рабочего дня
Миссия и ценности компании
Сформулированные ценности и миссия помогают компании «РИВ ГОШ» донести до сотрудников смысл их ежедневного труда и обозначить принципы командной работы
Организационная структура
Кастомизировали штатную организационную структуру Битрикс24,?а также добавили больше уровней вложенности для более удобного использования
История компании
Многолетнюю историю «РИВ ГОШ» упаковали в виде вертикального таймлайна с ключевыми точками — событиями, которые определяют развитие компании
Мобильное приложение
Доступ к порталу реализован через мобильное приложение Битрикс24. ?Мы адаптировали интерфейсы под фирменный стиль и добавили новые сервисы. Теперь все сотрудники «РИВ ГОШ» могут пользоваться порталом, ?даже без компьютера
Развитие возможностей портала
После полноценного запуска MVP мы перешли к развитию возможностей корпоративного портала
Заявки
Сервис заявок помогает упростить процессы получения IT-оборудования ?и мебели — особенно это актуально при трудоустройстве нового сотрудника
Вакансии
Вакансии размещены в отдельном разделе: сотрудник может откликнуться сам ?или порекомендовать кандидата — за это предусмотрены бонусы. ?HR-специалистам доступен весь необходимый функционал: публикация, редактирование, работа с откликами, архив и черновики
Справочник магазинов
«РИВ ГОШ» — это 250+ магазинов по всей России. Мы разработали раздел ?с ключевой информацией по каждому из них: контактами управляющих и территориальных менеджеров, а также наградами за внутренние конкурсы ?и активности
Пятиминутка
«Пятиминутка» — еженедельное собрание в головном офисе с трансляцией ?для розничного департамента и управляющих. Здесь подводят итоги недели, анонсируют важные события и отвечают на вопросы сотрудников в прямом эфире. Это важный инструмент сплочения команды «РИВ ГОШ»
Конкурсы
Конкурсы — ещё один инструмент командного взаимодействия в «РИВ ГОШ». Например, мы запустили на портале конкурс для детей сотрудников: нужно было показать, каким они видят «РИВ ГОШ». Победитель получил приз — завтрак ?с президентом компании
Статистика сервисов:
- 800 новостей прочитано
- 2200 записей к Beauty-специалистам
- 5000 справок выдано
- 330 пропусков изготовлено для новых сотрудников
- 300 рабочих мест заказано
- 200 предложенных идей
Результат внедрения
Функционал корпоративного портала разделён на 4 ключевых блока:
- Повысили информированность сотрудников «в полях» — розничные магазины, производство и склад получили удобный доступ к важной информации
- Минимизировали риск потери данных — сотрудники получают информацию ?из проверенных источников, а накопленные знания остаются в компании ?при смене кадров
- Сэкономили время и ускорили работу — теперь сотрудники фокусируются ?на задачах, а управление корпоративными услугами стало эффективнее
- Улучшили внутренний имидж — «РИВ ГОШ» демонстрирует заботу ?о сотрудниках, а HR получил новые инструменты для продвижения культуры ?и мероприятий. Вовлечённость и мотивация выросли
Что дальше
- Полностью автоматизировать адаптацию нового сотрудника
- Дополнить геймификацию: ввести награды за достижения и подключить магазин сувенирной продукции
- Расширить возможности HR-автоматизации. Например, добавить постановку целей и управление KPI
- Внедрить Service Desk, связанный со всеми информационными системам компании, который станет единой точкой контакта с IT, АХО, СБ и другими службами компании
- «Оцифровать» офис РИВ ГОШ: сделать интерактивную карту офиса, разместить на ней сотрудников, описать их функционал, добавить контактную информацию
Отзыв клиента
«Корпоративный портал для нас — это не только единое входное окно, но и инструмент для коммуникации и нематериальной мотивации для всех сотрудников «РИВ ГОШ». Мы делали несколько подходов к реализации интранета — и совместно с альянсом UXARTxMCART наконец достигли целей внедрения. Благодарим коллег за воплощение наших желаний в реальность и конструктивное рабочее взаимодействие» — Елена Москалева, Руководитель проекта
