Брендинговое агентство DUGA объединило 10 сервисов в единой системе
- Заказчик
- DUGA REAL ESTATE BRANDING — брендинговое агентство полного цикла в сфере недвижимости, работающее с 2021 года
- Задача
- Объединить разрозненные инструменты управления в единую систему для прозрачной финансовой отчетности
Когда в арсенале компании накапливается десяток различных сервисов, каждый из которых решает узкие задачи, возникает закономерный вопрос: где та грань, после которой количество инструментов начинает тормозить развитие бизнеса? Команда брендингового агентства DUGA столкнулась именно с такой ситуацией и приняла кардинальное решение — интегрировать все процессы в единую платформу.
О компании
DUGA REAL ESTATE BRANDING специализируется на комплексном брендинге в сфере недвижимости. За три года работы агентство успешно завершило 83 проекта, принеся своим клиентам суммарную выручку в 27 миллиардов рублей.
Основные направления деятельности включают:
Исследование и развитие ценностных характеристик объектов недвижимости
Формирование маркетинговых стратегий
Создание точек взаимодействия между брендом и целевой аудиторией
Медиа-запуск и ребрендинг проектов
Развитие корпоративной культуры у заказчиков
Укрепление клиентских отношений для девелоперов
В штате агентства — 22 специалиста по дизайну, маркетингу, аналитике и креативным решениям. Среди постоянных партнеров компании свыше 30 девелоперов, включая лидеров рынка недвижимости: ПИК, Ingrad, Forma, Knight Frank, Insigma, ГАЛС, Самолет, AB Development, AEON, Ziggurat и других.
Вызовы прежней системы работы
Для обеспечения эффективной деятельности команда использовала целый набор специализированных решений:
Asana — для управления проектами и постановки задач
amoCRM — для ведения клиентской базы и контроля продаж
«Контур.Эльба» и MS Office Word — для документооборота
Notion — для создания корпоративной базы знаний и адаптации новичков
Dropbox — для хранения рабочих файлов
Этот список дополняли Google-сервисы и графические редакторы. По мере роста бизнеса количество систем увеличивалось, но связи между ними не существовало.
«Множество инструментов создавало хаос в рабочих процессах. Информация о продажах из amoCRM терялась при переходе к проектному управлению в Asana, а финансовые данные существовали отдельно в таблицах. Такая фрагментация не позволяла получить комплексное представление о состоянии бизнеса», — отмечает Юрий Нарвин, владелец и CEO брендингового агентства DUGA®.
Особенно острой проблемой стало финансовое планирование.
«Весь учет велся в Google-таблицах, где данные постоянно устаревали, а цифры не совпадали. Сверка с банковскими операциями требовала значительных временных затрат на ручную обработку. Попытки внедрить специализированные финансовые сервисы не увенчались успехом из-за недостатка проектной аналитики, которая была критически важна для агентства», — объясняет руководитель компании.
Зимой 2022 года руководство задалось вопросом о возможности кардинального изменения подхода к организации работы.
Поиск решения
«Мы осознали необходимость внедрения ERP-системы для централизованного хранения информации. Ранее я не сталкивался с подобным программным обеспечением и не понимал его важности, но опыт показал критичность такого решения. Многие агентства и студии либо продолжают работать с разрозненными инструментами, либо нанимают специалистов для их интеграции, однако такой подход не соответствовал нашему стремлению к эффективности», — делится Юрий Нарвин.
Первоначально рассматривалась возможность создания собственной системы, но от этой идеи отказались из-за необходимости значительных инвестиций времени, сил и финансов. Вместо этого было принято решение изучить готовые рыночные решения, которые можно было бы адаптировать под специфику бизнеса.
Команда проанализировала несколько десятков систем, но большинство из них не соответствовали требованиям по функциональности и интерфейсу. Ситуацию усложнил уход зарубежных сервисов с российского рынка, хотя даже они не закрывали все потребности агентства.
В феврале 2023 года выбор остановился на Аспро.Cloud.
«Решающими факторами стали обширный функционал системы с множеством модулей и возможность гибкой настройки под конкретные задачи. Для команды, занимающейся дизайном, важным преимуществом стал удобный и интуитивно понятный интерфейс без избыточной сложности», — подчеркивает Юрий Нарвин.
Этапы внедрения
Интеграция Аспро.Cloud проходила поэтапно. Приоритетной задачей для DUGA® стало обеспечение прозрачности финансовой отчетности. Руководитель и финансовый директор начали с настройки модуля «Финансы»:
Установили интеграцию с банковскими системами
Структурировали финансовые данные за предыдущие периоды
Создали систему отчетности ПиУ и финансового моделирования
Внедрили статьи учета в модуле «Бюджетирование»
Организовали финансовый учет по проектам
Следующим шагом стал перенос клиентской базы и информации о сделках из прежней CRM-системы.
«Изначально переход с amoCRM вызывал опасения из-за накопленной клиентской базы. Однако в Аспро.Cloud хорошо организован процесс импорта данных. Миграция через CSV-файлы заняла всего неделю и прошла без потерь информации», — отмечает Юрий Нарвин.
Команда продолжает осваивать возможности Аспро.Cloud и постепенно интегрирует новые инструменты в рабочие процессы. На текущий момент удалось объединить работу в единой системе и отказаться от семи отдельных сервисов.
Достигнутые результаты
Интеграция процессов продаж и проектной работы
Ранее отделы продаж и проектного управления в DUGA® функционировали изолированно. Часто возникали ситуации, когда менеджер проекта не имел информации о договоренностях, достигнутых на этапе продажи.
Аспро.Cloud кардинально изменила эту ситуацию. Теперь менеджер проекта и участники команды подключаются к CRM-системе уже на стадии брифинга и совместно ведут клиента по воронке продаж. Это исключает потерю данных по сделкам и обеспечивает понимание ожиданий заказчика всеми участниками процесса.
«Такая практика стала настоящим прорывом для агентства, позволив выстроить бесшовную передачу проекта на всех этапах его реализации», — говорит Юрий Нарвин.
Автоматизация создания коммерческих предложений
Команда добавила в каталог системы все свои услуги. Теперь продукты и их стоимость автоматически включаются в коммерческие предложения, что экономит время и минимизирует ошибки в расчетах.
«Раньше коммерческому директору приходилось вручную создавать предложения и готовить презентации для каждого клиента. В Аспро.Cloud этот процесс стал выполняться в несколько раз быстрее», — отмечает руководитель.
Оперативный доступ к финансовой аналитике
Контроль финансового состояния бизнеса — ключевая обязанность руководителя. С Аспро.Cloud эта задача значительно упростилась.
«Для меня крайне важно видеть общее состояние бизнеса в цифрах и понимать текущую позицию компании. В этом помогают настраиваемые дашборды, которые можно адаптировать под индивидуальные потребности. Больше нет необходимости в множестве «мертвых» таблиц — теперь можно быстро получить информацию об оборотах, доходах и расходах», — подчеркивает Юрий Нарвин.
При необходимости руководитель может детально проанализировать финансовые показатели через систему отчетов и определить области, требующие внимания.
Стандартизация проектных процессов
В Аспро.Cloud команда разработала шаблон типового проекта с детальным описанием последовательности работ: этапов, контрольных точек и задач.
Теперь для запуска нового проекта достаточно выбрать соответствующий шаблон — вся необходимая информация автоматически фиксируется в задачах.
Перспективы развития
«Аспро.Cloud — ядро нашего бизнеса, благодаря которому достигается эффективная работа. Мы высоко ценим готовность к диалогу и намерены участвовать в развитии системы», — характеризует Юрий Нарвин.
Однако достигнутые результаты не являются финальной точкой. Команда продолжает совершенствовать бизнес-процессы с использованием инструментов Аспро.Cloud.
«Система еще не освоена полностью — впереди изучение множества дополнительных инструментов. В планах — детальный учет всех проектных расходов для анализа рентабельности каждого направления. Это позволит сфокусироваться не на объемах продаж и оборотах, а на эффективности конкретных проектов и на основе этих показателей выстроить систему мотивации сотрудников», — рассказывает руководитель.
