Архитектурное бюро XXIIIVEK объединило CRM, проекты и финансы в единой платформе
- Заказчик
- Архитектурное бюро Сергея Капустина, специализирующееся на освещении и электроснабжении для B2B-клиентов
- Задача
- Устранить хаос от использования разных программ и обеспечить точный расчет рентабельности проектов
Компания Сергея Капустина XXIIIVEK занимается созданием систем архитектурного, интерьерного и уличного освещения. В портфолио бюро — масштабные проекты, включая Смоленский метромост в Москве. Однако управление процессами превратилось в настоящий кошмар из-за использования множества разрозненных инструментов.
Проблемы прежней системы управления
До внедрения Аспро.Cloud в компании действовала сложная связка из нескольких программ:
Взаимодействие с клиентами в Битрикс24
Финансовый учет в 1С
Реализация проектов через Trello
По словам Сергея Капустина, такая организация работы создавала серьезные проблемы. Менеджеры постоянно забывали обновлять информацию в разных системах, отсутствовала единая точка контроля всех процессов.
Особенно острой была проблема расчета рентабельности проектов. В архитектурном бизнесе этот показатель критически важен для принятия решений об участии в тендерах и ценовых переговорах. Приходилось вручную создавать Excel-таблицы и рассчитывать прибыльность по формулам.
Ручные расчеты несли риск математических ошибок и некорректного применения формул. Такие просчеты приводили к неверным решениям в тендерных процедурах и переговорах, что оборачивалось финансовыми потерями для компании.
Знакомство с новым решением
О платформе Аспро.Cloud команда узнала из рекомендации известного блогера-урбаниста. Он использовал систему в строительном бизнесе и отзывался о ней положительно.
Ключевыми факторами выбора стали:
Встроенное управление проектами
Возможности расчета рентабельности
Модуль управления финансами
Поскольку Сергей Капустин работает удаленно от основного офиса, ему требовалась возможность оперативно отслеживать движение денежных средств и взаимодействие с контрагентами в единой системе.
Настройка бизнес-процессов в новой системе
Каждая входящая заявка теперь автоматически превращается в сделку с детальной карточкой. В ней фиксируется:
Источник обращения
Ссылки на техническую документацию в Яндекс.Диске
Тематические теги по типам услуг
Полная история коммуникаций
Визуальные иллюстрации проектов
В системе созданы специализированные воронки продаж для разных типов клиентов:
Дизайнеры
Девелоперы
Участники тендеров
На начальном этапе «Новые запросы» концентрируются необработанные лиды. С ними проводится первичная работа по сбору информации и заполнению данных контрагента.
Все контакты структурированы по типам:
Клиенты
Поставщики
Девелоперы
Архитекторы
Для каждого контрагента указывается сфера деятельности, полный набор контактных данных, через пользовательские поля добавляется информация о датах рождения и личных интересах.
Основная задача первого этапа — идентификация всех лиц, принимающих решения в компании-клиенте.
На следующем этапе устанавливается контакт с ЛПР. Из карточки направляются презентационные материалы по email, планируются телефонные звонки для договоренности о встречах.
Интегрированная телефония от Zadarma и Mango Office позволяет совершать звонки непосредственно из карточек контактов.
Критически важный этап переговоров включает презентацию визуализации проекта и сбор обратной связи от клиента. Далее следуют:
Согласование коммерческого предложения
Подготовка договорных условий
Подписание договора
Запуск реализации проекта
В карточке проекта наглядно отображается вся ключевая информация и текущий статус работ. К проекту прикрепляется:
Переписка
Техническая документация
План работ
Договоры и исходящие документы
Для контроля план-факта используется финансовое планирование в рамках проектов.
Модуль «Финансы» консолидирует всю финансовую активность организации — счета, акты, коммерческие предложения в едином интерфейсе.
Для всех специалистов создана корпоративная база знаний с подробным описанием:
Внутренних процессов
Алгоритмов работы со сделками и проектами
Необходимых действий на каждом этапе
Обучающих материалов для менеджеров по продажам
Планы развития
Компания движется к полной оптимизации работы офисных сотрудников. Пандемия показала эффективность удаленной работы, поэтому в штате появляются позиции:
Удаленный менеджер по продажам
Специалист отдела реализации
Руководство больше не планирует содержать большие офисные площади и оплачивать лишние квадратные метры. Многие сотрудники предпочитают удаленную работу и научились эффективно взаимодействовать через интернет.
Аспро.Cloud идеально подходит для такой модели, объединяя в едином интерфейсе:
Телефонные звонки
Внутреннюю переписку
Email-рассылки
Планирование встреч
Совместную работу над проектами
Результаты внедрения
Как отмечает собственник бизнеса, ему необходим постоянный контроль всех процессов. Работа в архитектурном бюро идет практически круглосуточно — продажи, выполнение проектов, координация команды. При этом физически находиться в офисе 24 часа невозможно.
Теперь достаточно зайти в Аспро.Cloud, чтобы увидеть:
Статус текущих проектов
Прогнозируемую прибыль по каждому проекту
Состояние денежного потока компании
Компания полностью устранила путаницу, которая возникала при использовании множества разрозненных систем. Теперь есть единый инструмент для управления всеми процессами, включая финансовое планирование и контроль.
